因為員工交流的能力直接影響到員工交流的效果。在實際工作中，一方麵要培養員工發出信息的能力，諸如講話能力、寫作能力等；另一方麵培養員工的接收信息的能力，例如傾聽的能力、記筆記的能力、理解的能力，等等。
企業中員工交流能力的提高會使交流的質量提高，這樣，信息在企業中的交流就會暢通無阻，企業的整個交流、溝通係統就會更加嚴密、完整、有效，因而能夠充分發揮每個成員的積極性，使員工的潛力最大限度地發揮出來，促進組織目標的實現。
★抓住對方的心理細節
對於領導者來說，要想獲得良好的人際關係，抓住對方的心理是相當重要的。
抓住對方心理是和別人交往、說服別人的重要途徑。交往之難不在於見多識廣或表達之難，而在於看透對方的內心，並在此基礎上巧妙地表現自己。人的心理十分微妙，即使同樣的一句話也會因對方的情緒變化而得到不同的理解。讀懂對方的內心才能控製其情緒的變化。
沉默的員工就是一扇關閉的門，如果領導者在交往中稍有不慎，那麼對方就永遠不會向你敞開心扉。怎樣才能使沉默寡言的人向領導者敞開心扉呢？首先應該進入對方的內心世界引發其產生心理動搖。隻要領導者抓住了沉默員工的心理，員工就會很容易地向領導者敞開心扉。
領導者可以使員工感覺到自己十分同情他的處境。如果員工因為遭遇挫折而不言語，領導者不妨表示同情，可以用一種寬慰的語氣對員工說：“如果我處在同樣的環境，遇到同樣的事情，肯定也會失敗。”這樣員工就不再擔心領導者會嚴厲地批評他，進而也願意和領導者展開交談。
領導者不能老是等上級的指示，在妥善處理了自己分內的工作以後，要主動地為上級分擔工作。領導者不能看到上級仍在忙碌也無動於衷，這種事不關己，高高掛起的心理和行為是不利於領導者的管理的。
領導者即使遇到了與自己沒有任何關係的事，隻要具備一定契機和理由，也應該像對待自己的事一樣做出積極的姿態，這樣才能感化別人。感化別人的關鍵在於情感、需求、本能等行為動機，不要跟員工或者上級空談道理，那樣是沒有任何效果的。
★主動溝通的四個技巧
共同話題的主動權是應該掌握在領導者手中的。共同話題往往來源於員工和領導者的共同點，這些共同點往往容易拉近員工和領導者的距離。一般來說，可以從以下方麵來尋找共同話題：
１．從員工的口音找話題
員工的口音往往能夠表明身份和經曆。領導者要大膽地猜員工的口音。猜對了，固然可喜，兩個人有了共同的話題；猜錯了，也很可喜，因為員工往往會告訴你他是什麼地方的人，這樣你們還是找到了共同的話題。
２．從員工的穿戴來尋找共同話題
員工的衣著、舉止，在很大程度上可以反映出他的身份和地位。這些都可以作為領導者判斷並選擇話題的依據。如果看到一個西裝革履的人坐在較大的辦公室，領導者就可以判斷其為主要負責人，即使猜錯了，也可以借這個錯誤的判斷來恭維他。隻要接上了話，就可以很輕鬆地控製整個局麵。
３．從共同遭遇談起
“同是天涯淪落人，相逢何必曾相識”，一般來說，遭遇相同或者近似的人容易形成共同話題。領導者可以通過共同的遭遇和員工尋求心靈上的共鳴。在我國曆史上有些時期，很多人的遭遇都是相同的，如知識青年上山下鄉。對於這類遭遇，領導者可以和別人侃侃而談，盡量製造良好的交談氛圍。
４．從共同物件談起
如果領導者和員工有共同的物件，往往可以從共同物件談起。比如員工有一個皮包和領導者的皮包是相同的式樣和型號，領導者就可以從談皮包出發，來引誘別人和自己交談。
★交談中忌諱的四件事
領導者在和員工交談的過程中，有些態度和表現是相當忌諱的。這些態度和表現很可能使領導者喪失交談中的主動權，導致交談的失敗。這些忌諱主要是：
１．不要好鬥
在和員工的交談過程中，領導者應該盡量表現隨和，通過熱情和真誠來感化人，但是千萬不要試圖通過爭辯來說服員工。爭辯隻能導致矛盾和不滿，即使員工口頭上認同領導者的說法，領導者也別相信別人已經心服口服。在和員工交談的過程中，誰對誰錯本身就是無所謂的事情，關鍵是要和員工形成一種有利於管理的關係。如果能和員工形成這種關係，員工永遠是對的又有何妨？
２．不要以自我為中心
在和員工的交談中，不要以自我為中心，否則很容易給員工造成他們無法控製局麵的印象。在交談的過程中，應該盡量讓員工感覺到自己把握主動，所有的環境因素都在自己的掌握之中，在這樣的環境下，員工才有可能自覺自願地和領導者形成一種良好的關係。
３．不要言過其實
對員工的讚揚應該有度，對自己的介紹也應該有度。過分的渲染或者熱情都會讓人產生虛偽的感覺，而虛偽的感覺一產生，領導者所致力建立的誠信體係自然土崩瓦解。言過其實的說法是不足信的，這是每個人都知道的常識。