僅有一個組織結構也不能成功地實施知識管理，隻有把個人或小團體的知識轉變為企業的知識，並由企業共享和恰當地使用，知識才會在企業當中流動起來，才有可能創造出新的知識。許多企業都建立了企業內部網，利用現有或自行開發了辦公管理係統以實現知識共享，而信息技術尤其是硬件技術、電子郵件、網絡等又為這種共享的實現提供了技術支持。培訓也是知識共享的一個重要組成部分，在線培訓便是許多企業采用的一種典型的做法。各個企業員工之間交流的方式大致有電話、語音信箱、電子郵件、會議、非正式活動等。為使各個部門之間相互了解彼此的工作，安達信中國區的總裁每隔一個月就在全體員工的會議上通報基本情況。用友和長天有內部 BBS或員工討論區。用友的 BBS必須以真實姓名發布信息，長天的熱點話題討論區從對公司的建議到公司門口橘子質量的好壞都有涉及。外企似乎更傾向於使用電子郵件。
四、成功實施知識管理的六個要素
關於知識經濟的談論較多於關於知識管理的談論，而在關於知識管理的研究中幾乎沒有人論述關於知識管理的風險性問題。知識型企業的風險不同於一般企業的風險，一般企業風險來自於市場競爭，而知識型企業的風險來自與知識鏈相關的知識風險，這是很多人沒有預料到的風險問題。一個很簡單的例子，當掌握企業核心知識（技術）的人要離開企業時，可以通過法律去保護企業的知識產權，但是無法或很難彌補因離去者帶來的整個知識鏈的連續性中斷的損失。組織的學習具有連續性，重新建立知識鏈的核心環節比資本的擴張更加困難。
積累知識管理方麵的知識並使之能隨時得到運用，將是企業麵臨的最大的挑戰。認識到知識積累、擴散的、重要性，並得到企業員工的認同，是企業能實施知識管理的前提，其中知識的積累是基礎。知識的擴散過程，在組織內部應該是無償的，公司內部的員工不能根據自己掌握而別人缺乏的技術和知識來衡量自身的價值，要克服信息“本位主義”和“利己主義”。內部員工天生是具有競爭性的，而且企業內部的激勵機製又鼓勵內部員工的競爭，這將障礙員工之間的溝通。由此導致的一個現實惡性問題是，掌握了核心技術和技能的員工離開了公司，並不斷出現人才的流失，更為惡劣的是企業核心技術的流失。為了解決這一現實問題，不同企業想方設法地采用約束和控製機製，但事實是，這些機製的效果並不盡如人意。因此，為了保證企業知識管理獲得預期的成功，必須把握六個要素。
（一）觀念上要接受知識管理
由於知識管理中要涉及對隱性知識以及顯性知識與隱性知識結合的創新，同時知識管理過程中的收益等不好量化，這樣就導致了企業管理者對知識管理的重要性認識不足，也給企業實施知識管理帶來阻力。隻有企業管理者認識到知識管理的重要性，了解知識管理的內容，從觀念上接受知識管理才有可能。
（二）專人專責
知識作為企業的重要資產，需要建立專門的知識管理部門來進行專人專責的有效管理。有了知識的專職管理部門，才能對知識進行收集、分類，建立麵向知識的技術基礎，並監督知識的流向和使用，提高知識的利用效率，才能在企業內部創造一種良好的創新機製和氛圍。
（三）建立激勵機製
許多成功的知識型企業，都建立了對積極參與知識鏈的員工進行獎勵的激勵機製。員工對企業來說具有舉足輕重的作用，一是他們掌握了顯性知識和擁有隱性知識；二是他們具有不斷創新和創造新的有用知識的能力。有效的激勵機製才能激勵員工把主要精力及其資源投入到知識的學習、發明和創造之中。
（四）樹立知識管理風險意識
企業知識管理過程中，新知識的形成一般都是集體智慧的結晶。在市場經濟就業模式下，人員流動是經常性的。人員流動很容易把知識從一個企業帶到另一個企業，這樣就造成了知識流失。為了防止“知識流失”員工及管理者應樹立知識管理風險觀念，應當完善知識管理風險機製。
（五）加強知識產權法律保護
企業所擁有的知識及員工個人的知識對企業來說是無形資產，需要企業從法律上界定知識的產權界限。企業在對知識管理的過程中，一旦發現有侵權行為，就應當從知識產權方麵來維護企業和員工的利益。
（六）知識管理應當同其他管理活動相協調
在認識到知識對企業成功的重要價值的同時，還要認識到，合理的規劃、機智的市場營銷、高品質的產品和服務、有效的業務組織機構以及良好的人力資源管理對企業也同等重要。知識管理為這些方麵的管理打下良好的基礎，因此知識管理在同其他管理活動協調的過程中，達到相互製約，相互促進。
在知識經濟時代，人仍然是擁有知識的主體，掌握更多、更新知識的人才也仍將是企業的稀缺資源。但對人才的評價標準應有大的轉變，對其考核的指標不應是其自身擁有多少知識，而是他為其他員工傳播了多少最新、最有用的知識；從創造成果的角度看，不應是他個人所創造的有形成果在整個成果中的比例，而是他在如何協調、組織和提供思想等方麵所做出的貢獻。通過考核指數的修正，調整績效考核的重心。建立有利於員工之間彼此進行合作，以實現創新的激勵機製，不斷建立和完善自身組織，使之成為一個學習型組織或知識型公司。在這樣的組織裏，員工不是通過對其所持有的特別技能的控製來實現其目標，而是強調自我超越，強調不斷學習避免錯誤是成功的關鍵。
五、知識管理技術
以 Lotus為代表的一些IT企業已經開發出了知識管理係統，這些係統在解決方案、工程服務和市場營銷等方麵已經準備就緒，完整的知識管理解決方案能夠從現在開始服務於廣大用戶了。在這些解決方案中，信息技術是知識管理技術的基礎。分布式存儲管理、群集係統、Internet/Intranet、數據庫、字處理以及電子表格都是知識管理係統的技術基礎。知識管理技術不是新生兒，而是現有技術的重新組合，其中最重要的是文檔管理、文本挖掘與檢索、企業門戶等。
（一）文檔管理
首先，各種體裁的文檔都要被納入知識管理係統的文檔管理係統，包括新聞稿、產品說明書、設計資料、演示文檔、工作報告等企業運營中產生的各種文檔，同時係統還能將上述文檔在目錄中列出、打開和編輯。
知識管理係統的文檔管理還要具備文檔外部特征管理功能，能自動提取文檔的外部特征，並允許按文檔外部特征進行檢索。常見的外部特征管理功能有版本管理、作者管理、簽發管理以及調閱狀況管理。除此之外，係統還應該提供關鍵詞管理功能，允許使用者給出文檔的關鍵詞以便檢索。
文檔管理最重要的價值在於將原先要由不同係統處理的各類文檔集中在一個平台下統一管理，但外部特征管理、關鍵詞管理等功能的理論價值可能高於實際應用價值，之所以增添這些功能，並不是它們有多大用處，而是技術上易於實現。
（二）文本挖掘與檢索
如何在海量的非結構化文檔中又快、又準、又全地找到用戶所需的文檔是知識管理技術麵臨的重大挑戰。毫無疑問，檢索是知識管理的核心技術。檢索可以采取兩種方案：一是將文檔歸入一個有序的結構，再按結構規則提取文檔（檢索），這種方法也被稱為“文本挖掘”；另一種方案是不建立結構，而在檢索時，用戶自由地輸入檢索詞或短語，由係統進行匹配，並將匹配到的文檔按檢索詞出現頻率的統計規則提供給用戶，這就是全文檢索。
全文檢索的好處是技術上容易實現，但它的查準率和查全率都不算好。常常可能遇到這樣的情景：搜索引擎自動檢索出的絕大多數文獻都不是客戶想要的。盡管如此，全文檢索在目前仍然是知識管理係統的標準文檔檢索方案，因為除此之外，再沒有比這更好的實用技術了。
（三）企業門戶
現在，企業門戶已經成為知識管理係統的標準配置。對用戶來說，企業門戶是信息係統的惟一界麵，日常工作的一切事務都可在企業門戶中完成。例如，在企業門戶中可以打開各類文檔進行編輯、訪問數據庫、訪問 Internet和Intranet、收發郵件、進入工作流操作等。企業門戶還可以按不同需求定製。總之，企業門戶試圖將日益複雜的應用集成到一個統一的平台上。
創新就是創造性的破壞。企業家的職責就是打破原有的穩定態，實現創新。
———熊彼特