（9）認真做好會議記錄。一定要有一個準確完整的會議記錄，會議的各項決議一定要有具體的執行人員及完成期限。如此項決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說明，避免會後互相推諉，影響決議的完成。
（10）事後追蹤。要建立會議事後追蹤程序，會議每項決議都要有跟蹤，如有意外，可及時發現、適時調整，確保各項會議決議都能完成。
看一下日本公司如何開工作會議。
日本太陽公司為提高開會效率，實行開會分析成本製度。每次開會時，總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。
成本的算法是：
會議成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數×會議時間（小時）
公式中平均工資所以乘3，是因為勞動產值高於平均工資；乘2是因為參加會議要中斷經常性工作，損失要以2倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會態度就會慎重，會議效果也十分明顯。
公司的會議是一定要開的，一周開一次例會就差不多了。而且在開會時，重點要落實到具體的問題上。
164.文件收發管理
（1）收文流程與標準
收文是指對來自本機關外部的公文所實施的處置與管理活動。收文的流程如下：
①簽收。簽收包括對公文的鑒別、清點、核對、檢查與履行簽注手續等活動。
②登記。登記是指登錄反映公文有關信息的過程。
③分辦。分辦是指根據公文的性質、重要程序、涉密程度、辦理時間要求、內容所涉及的職權範圍以及機關內各部門的責任分工、有關程序規定等，將收文分送給有關部門或人員閱知、審批與辦理的活動。
④擬辦。擬辦是指由主管部門或綜合部門負責人對收文如何辦理提出建議性處置的意見活動。
⑤批辦。批辦是指部門領導人對來文辦理提出指示性意見的決策性活動。
⑥承辦。承辦是指對公文的閱讀、貫徹執行與辦理，是公文處理的中心環節。
⑦催辦、查辦。指根據承辦時限和有關要求對公文承辦所實施的監督控製，促使文件精神的落實。
⑧注辦。注辦是指由承辦人簽注公文辦理經過與結果的活動。
收文標準：收文擬辦、分送傳閱及最後歸檔都應及時、準確。
（2）發文流程和標準
發文就是文件從擬稿到發出的整個運行過程。發文的流程如下：
①擬稿。即起草文件的初稿或草稿。
②按稿。指文件草稿在送交領導人最後審批簽發之前，由辦公室對文稿的內容、體式等所做的全麵審核檢查工作。
③會簽。主辦部門代領導單位所擬文稿中涉及其他部門的問題時，應事先征得有關部門的同意，並請有關部門的領導人簽字，這一過程就叫會簽。
④送審。將經過審核無誤的文稿報送有關領導審批簽發。
⑤簽發。指領導人對擬以本單位或本部門名義發出的文件送審稿簽署表示核準的意見。
⑥定稿。定稿是文件的標準稿本，是進行發文登記和繕印的依據。經過多次草擬形成的文件最後一稿並有領導審批簽發的才為定稿。
⑦發文登記。文件在簽發之後及發出之前必須進行登記，編發文號，記載發文範圍、印製數量及發出方法等，以備查找。
⑧繕印。繕印是指對外發出的文件，根據領導簽發的定稿，經過繕寫、打字或印刷而製成的正式文本。
⑨用印。是指在製成的公文上加蓋單位印章。
⑩分裝、投送。是指文件印成後按發文登記的範圍進行分發和裝封。
發文標準：情況確實、觀點明確、表述準確、結構嚴謹；核稿及時準確；投送及時迅速。
做好文件收發管理非常重要，公司因為丟失公文導致喪失客戶資料的案例比比皆是，因此看似小的事情也要多加注意。
165.公司印章與證照管理
（1）印章刻製流程
提出申請→審批→委托書→核對刻製→檢查驗收→印模備案→用印
（2）印章刻製標準
①印章刻製申請
程序：經總經理批準，行政部按公司規定要求製定印章草案。然後，行政部憑借介紹信到公安機關辦理登記手續。公安機關通過對介紹信的審核和真實情況的核查，決定是否審批。
申請標準：申請內容準確、及時。
②印章刻製
程序：持公安機關的批準證明、公司委托書和印章草案，委托製印機構刻製。承製印章的社會機構接到證明書、委托書及印章草案後進行核對，核對無誤方可進行刻製。