推銷員在打電話前，必須做充分準備，包括擬好談話內容，準備好必要的資料和電話記錄紙。尤其是長途電話，事先做好準備，不僅能提高電話交談效果，也可以縮短通話時間，節省電話費用。
撥通電話，應先報上自己單位名稱，請問對方單位名稱和接話人貴姓大名，然後再報上自己要找的人。如果自己要找的人不在，需要留下話讓對方轉告時，內容一定要講清楚，同時留下自己電話號碼，並向對方表示感謝。通話應盡量簡明扼要，一定要注意使用禮貌語言，如“您好”、“請”、“謝謝”、“麻煩您”，等等。打電話的時間，不僅要考慮到自己的方便與否，還要盡量配合顧客。特別是利用電話推銷產品時，由於不能給顧客出示產品和資料等局限性，說服效果比麵談要差一些，如果通話時機選擇不當，顧客很容易拒絕購買。一般往家中打電話，以晚餐以後或休息日下午為好，往辦公室打電話，以上午十點左右或下午上班以後為好。因為這些時間都比較空閑，情緒較好，適宜談生意。
接電話時，電話鈴響，應馬上拿起電話筒，報上自己單位名稱，請對方講話。如果電話內容比較重要，應做好電話記錄，記錄包括：單位名稱、來電話人姓名、談話內容、通話日期、時間以及對方電話號碼。
在電話中，顧客對推銷員的印象，完全取決於談話內容和聲音。因此講話的語調和表達能力很重要。通話時最好用自然音調，不必提高，更不要裝腔作勢。說話要口齒清楚，保持正常速度，使顧客聽起來清晰明了，如同麵對麵講話一樣，使推銷員的微笑、熱情自然地傳達給顧客。
16.怎樣寫好業務信函？
推銷工作中，經常需要使用信函，例如，用信件推銷產品；生意成交，向顧客寫信致謝，對於顧客的責難，寫信進行解釋；喜慶日子，向關係戶發函祝賀等。寫好這些信函，對於推銷產品，維係感情，擴大生意，有很大影響。
信函不同於對話，因為信函隻能以文字來表達意思，顧客隻能以信函的格式、內容以及文筆來了解推銷員和推銷品，並做出判斷。如果處理不當，往往會使心血白費。要成為一個成功的推銷員，不能不講究、探討信函的寫法。
要寫出一封文情並茂、具有感染力的信函，必須把握以下幾點：
（1）態度要誠懇熱情。用認真、熱忱、負責的態度寫信，才能通過字裏行間，給顧客一種好印象，並產生感染力。一篇完美的推銷函件佳作，除起到傳達信息的作用外，還應該融進和藹的微笑，給人以精神快慰。總之，要有人情味，切忌公文式枯燥無味。
（2）文字要簡練、得體。推銷信函不同於一般公文，要做到文情並茂，但也不同於私信，不能信筆揮灑，過於冗長，不能濫用華麗詞藻。過於冗長，會使顧客不耐煩；濫用華麗詞藻，會給顧客一種辦事不實在的感覺。向顧客解釋時當然要含蓄、委婉，不過，要盡量選用常見的字眼，避免辭不達意和晦澀難懂。
（3）內容要真實確切。用信函推銷產品，所介紹的產品的名稱、規格、用途、用法、維修等，要與實際情況一致。不然，顧客購買以後，一定會產生一種受騙的感覺，以後就可能對你的推銷品不感興趣了。對產品的價格、供貨時間、地點，付款方式的表達，要準確、清楚。
（4）書寫要規範、整潔。信函規格一般為：①稱呼；②問候語；③正文；④結束語；⑤署名及發函日期。
書寫必須符合規格，信紙要講究一些，信麵要整齊、幹淨。不管你是否注意到，你寫的信事實上是反映你的外表、能力和性格的一麵鏡子。一封草率的信，信紙很差，字體歪歪扭扭，或者可能還有一兩塊墨跡或油跡，這些都容易使顧客聯想到寫信人是一種頭發蓬亂、衣著不整、絲襪上有漏洞的人。一封字跡工整的信，同樣讓人感覺到寫信人是一位作風嚴肅，辦事認真的人。推銷員在書寫信函時，要特別注意這一點。有條件時，推銷信函可用鉛字印刷，避免引起不良推測，增強說服力。