備忘卡可分作兩類，一類為客戶資料卡（包括工業用戶）；一類為普通顧客資料卡（消費者）。卡片用書頁大小的硬紙做成，記載內容應簡明扼要。
有條件的單位，最好使用計算機來進行顧客資料管理。計算機儲存量大，能隨意進行歸類，利用時也十分方便，可以減少製做、填寫卡片的時間，因而能提高工作效率。
12.尋找準顧客有什麼技巧？
準，類似的意思，可以作為某類事物看待的。準顧客，指有些消費者雖然還沒有買東西，但賣主先把他們看做自己的顧客，準顧客也稱潛在顧客。郭泰在台灣《工商時報》介紹了尋找準顧客的六大技巧：
（1）直衝訪問。所謂直衝訪問，就是推銷員挨家挨戶直接衝入訪問，或是打電話給陌生人以取得訪問，或是寄推銷函給陌生人，再用電話追蹤以取得訪問。
由於直衝訪問的對象，都是毫無關係的陌生人，因此取得訂單的機率不大，可是對人脈較差的新推銷員，卻是尋找準客戶的方法之一。
直衝訪問的首要條件就是人要勤快。
推銷家巴哈在美國舊金山（山城，住戶門前常有十級至百級的台階）推銷壽險。他專挑門前有50級至100級台階的住戶。人都有惰性，一般推銷員很少願意爬50級以上的台階。這些住家因為很少人前來推銷，所以巴哈的直衝訪問大受歡迎，獲得許多準顧客。
（2）老顧客的介紹。所有的推銷好手都知道，老顧客是尋找準顧客最好的來源。老顧客的一句話，往往勝過推銷員的十句話，威力無比。
雪佛萊汽車的推銷王喬·吉拉德，60％的業績來自老顧客及老顧客所推介的準顧客。
（3）助銷員的協助。助銷員就是推銷員的情報員，隨時隨地打探消息，隻要發現準顧客，立刻通知推銷員。成交之後再付助銷員固定的傭金。
在全世界的汽車推銷員中，喬·吉拉德可能最懂得利用助銷員來取得準顧客。吉拉德付給每部車的助銷員傭金為25美元，在1976年，他一共付出14萬美元。換言之，從助銷員處獲得560筆生意，大約占了該年4成的業績。
（4）展示。產品的展示也是獲得準顧客的好方法。各式各樣的展示會，聞風（通常是通過廣告）前來的人大都是對產品有興趣的人，也就是推銷員所渴求的準顧客。這時，若能取得參觀者的姓名與地址，那就是一份準顧客名單了。一般人都不願留下姓名與地址。因此必須給這些準顧客一個留下資料的好理由。比較可行的方法是，由廠商編纂實用的手冊，例如：汽車保養手冊、家電維護手冊、房屋買賣須知等，全都免費奉送，然而必須請參觀者留下姓名、地址，再由公司統一寄送。
（5）名冊。這是利用各種名冊以獲取準顧客的方法。這些名冊包羅萬象，例如：工商名錄、企業指南、企業名人錄、工廠名錄、電話簿、社團會員名冊、同業公會名冊、畢業紀念冊、各種俱樂部名冊等等。
（6）交換顧客名單。與不同行業的推銷員交換顧客名單，也是取得準顧客的好方法。
要擴大人脈，尋求綿延不斷的準顧客，絲毫取巧不得，必須掌握並運用上述6大技巧，長期努力，才會有成。