審核組與內審管理部門對一些重大風險情況、審核目標和審核範圍改變以及審核計劃更改情況要及時溝通，以便於內審管理部門對審核的管理與監控。
4.聯絡員的作用
必要時，為了方便內審時的聯絡工作，每次進行內審的時候可以由各受審核部門指定一名聯絡員。其職責是：
①為審核建立聯係和溝通；
②代表受審核部門見證審核工作；
③在審核員收集信息時提供協助。
5.審核過程的控製
要確保現場審核有序進行，審核組長應對審核的全過程進行控製。
（1）審核計劃的控製
審核過程應認真執行審核計劃，不能隨意更改。如情況特殊，在不影響整個審核計劃完成的情況下，經與受審核部門協商同意後，可做局部調整。如需對計劃做大的更改，必須在征得內審歸口管理部門負責人或管理者代表和受審核部門同意的情況下，按原審批確認的程序進行審批確認。為確保按時完成審核計劃規定的審核任務，內審員要控製自己的審核進度，因情況特殊導致時間拖延，組長應及時對工作進行調整。
（2）審核活動的控製
對審核活動的控製著重注意以下幾個方麵：
①合理抽樣；
②辨識關鍵過程，評定主要因素；
③重視控製結果，不強求控製的形式；
④注意相關影響，避免孤立評價而導致的錯誤結論；
⑤營造良好的審核氣氛。
（3）審核結果的控製
對審核結果的控製主要控製兩方麵的內容：
①合格或不合格都要以客觀事實為準，道聽途說的不能作為證據；
②不合格的事實要經受審核方的確認。
6.產生審核發現及不合格項
內審員應將獲得的審核證據與審核準則進行比較評價，以便得出審核發現。對於符合審核準則的審核發現要給予總結肯定，對於不符合審核準則的審核發現要確定為不合格項。不合格項的事實要得到產生不合格項的部門負責人或聯絡員的確認。
（1）形成不合格項的3種情況
①文件性不合格，即寫的不符合規定。
②實施性不合格，即做的不符合規定。
③效果性不合格，即做的無效，結果不符合預期的效果或目標。
（2）不合格項的兩種性質
①嚴重不合格項。出現下列情況之一，應判為嚴重不合格項：
質量管理體係出現係統性失效。如某一過程反複出現不合格項，導致該過程整體失效；
質量管理體係出現區域性失效，如某一部門或場所與之相關的過程全麵失效，導致該部門或場所的質量管理體係出現區域性失效；
後果嚴重的不合格項，如經檢驗不合格的產品，未經批準就放行，造成下道工序的嚴重質量事故。
②一般不合格項。出現下列情況通常判為一般不合格項：
質量管理體現出現個別的、偶然的沒有造成嚴重後果的不合格項；
質量管理體係出現少量不合格項，但對質量管理體係的影響是次要的和輕微的。
（3）不合格報告的編寫
經審核組討論確定，受審核部門確認的不合格項由審核員負責編寫不合格報告。
①不合格報告的主要內容：
不合格事實的描述；
判為不合格的理由；
不符合的審核準則及對應的條款；
不合格項的性質；
審核員和受審核部門代表的簽字。
②編寫不合格報告時的注意事項：
描述不合格的事實要準確，時間、事件、人物、地點要齊全；
描述要精練，應具有可複查性和可追溯性；
陳述判為不合格項的理由要便於受審核方的理解和采取糾正措施；
不符合的事實要經過受審核方的確認。
③典型不符合要求的不合格報告的案例分析。
生產車間有一些崗位沒有得到作業指導書。
分析：這個不合格事實的描述，不知道是哪個車間、哪個文件、哪個事件，不具有可複查性，也難以落實糾正措施的責任部門。
正確描述：YD003號作業指導書9.6條規定，退火溫度為900℃，審核員在熱處理車間現場看到，正在運轉的10號退火爐的溫度監測儀顯示溫度僅為800℃。車間主任解釋說：“這份文件是新改的，我們還沒有收到。”
在三車間精鏜工序的YD002號作業指導書沒有得到實施。