正文 第38章 質量評價與認證(2)(2 / 3)

①與員工及其他人員麵談獲得的信息。

②對受審核部門的活動、工作環境和條件進行觀察獲得的信息。

③查閱有關文件獲得的信息。

④查閱有關記錄,如檢查記錄、會議記錄、監視大綱記錄及測量結果記錄獲得的信息。

⑤綜合分析收集的有關數據及業績指標獲得的信息。

⑥查閱受審核方的抽樣計劃、抽樣的執行及檢驗和檢查過程或活動獲得的信息。

⑦來自顧客的反饋意見、供方的可信度信息以及其他相關方的信息。

⑧查閱計算機數據庫及網絡方麵的信息獲得的信息。

(2)經過驗證的信息才能成為審核證據

具有真實性的信息才能成為審核證據。信息的真實性體現在:

①收集的信息是可查的、可驗證的,道聽途說、個人推測、未經證實的任何信息均不能作為審核證據;

②收集的信息是在審核範圍內的與審核準則有關的信息;

③審核過程中獲得的信息基本是通過抽樣獲得的,抽樣本身存在一定的風險。

(3)現場信息、審核證據、審核發現及審核結論之間的關係

從審核現場收集的信息,經過驗證成為獲得的審核證據。將審核證據與審核準則進行比較評價,得出審核發現。結合審核目標,對所有審核發現進行彙總分析評價,得出審核結論。

(4)調查方法的合理運用

①麵談。麵談是收集信息的一種重要方法,內審員通過恰當的麵談,可以獲得很多線索和信息,從中獲得有效的客觀證據。進行麵談時應注意以下幾點。

要有針對性,應與審核範圍內有關活動有直接關係和責任的人談。

應在正常工作時間和工作地點麵談,否則談話結果不能作為證據。

要注意創造寬鬆的談話環境。

談話內容需要記錄應向受審核人說明理由,以取得支持。

控製時間和談話主題。

避免帶有個人傾向性意見的提問。

麵談結束後審核員必須做小結,與被訪談人共同確認。

合理使用提問方式:

第一是開放式提問。此方式適用於需要較多的信息,從中找線索或被審核人過於緊張不願談的情況。一般以“如何”、“怎麼樣”、“什麼”的方式提問。其優點是回答結果信息廣泛;缺點是問題不易集中,時間難以控製。

第二是封閉式提問。此方式適用於審核員對有關情況了解比較充分的情況,一般以“是”、“不是”、“對”、“不對”等回答提問。其優點是可以得出明確無誤的信息,缺點是信息量少。

第三是澄清式的提問。此方式是在現場審核中針對已經掌握的一些證據,請受審核部門的人予以確認,證實審核員獲得的審核證據的真實性。

審核過程常以封閉式問題開始,繼之以許多開放式問題,最後以12個封閉式問題結束。

②傾聽。通過傾聽受審核人的陳述,以獲得所需的信息。

③查閱。通過查閱有關文件和記錄,以獲得所需的信息。實施時應注意以下幾點:

要有針對性地查閱確實屬於被審核方有責任實施的事件與記錄;

與麵談、觀察相結合使用;

查閱文件和記錄的數量要合理控製,不能忽視現場實際操作的符合性和效果的查證。

④觀察。通過觀察人員操作、設備狀況、環境狀況等來查證實施性、效果性與符合性。

實施時應注意以下幾點:

觀察要仔細,確保獲取的信息真實可靠;

觀察到不合格的信息,經證實後還要注意讓受審核部門的有關人員或聯絡人予以見證。

⑤記錄。審核員在傾聽、觀察、查閱的同時,還要對調查獲取的信息做好記錄,內容包括時間、地點、人物、簡要事實描述、憑證材料等。記錄一定要清晰準確,能夠作為評價質量管理體係的證據。

3.現場審核中的溝通

為便於就審核中遇到的有關事項進行充分協商並取得一致意見,確保審核任務順利完成,應做好審核組內部、審核組與受審核部門之間、審核組與內審管理部門之間的溝通安排。溝通可以采取按計劃規定時間和隨時碰頭的方法進行,必須做好有關溝通的記錄。

審核組內部一般對審核計劃的實施情況、審核過程與過程及部門與部門的接口情況、審核的不合格項的確定與判定、質量管理體係的評價意見和審核結論等及時進行溝通。溝通由審核組長主持,可以在每天進行一次或兩次審核組的碰頭會,可以在每天上午結束審核後,午飯前利用一些時間進行小組碰頭,也可以利用下午結束現場審核後的時間進行小組碰頭,就當天的審核情況進行溝通。對審核的不合格項的確定與判定、質量管理體係的評價意見和審核結論,應通過審核組的總結會進行討論確定。

審核組在審核過程中一般要對審核的結果、審核的結論以及重大情況與受審核部門進行溝通,不符合的情況要一一向受審核部門進行通報,並請其確認。一般地,當查完一個部門或過程,審核組在離開該現場之前,要將審核的情況,特別是不合格的情況做一個簡短的小結,請受審核部門的人員給予確認。審核組總結會的結果與結論由審核組長主持與受審核部門的負責人正式溝通,取得共識。