所謂足夠的質量信息，就是質量信息能夠滿足相關工作的需要，包括數量的需要、信息範圍的需要和信息質量的需要。
質量信息的價值體現在時間上，過時的質量信息雖也有一定的借鑒作用，但往往失去了幫助決策、調節控製等作用。因此，取得質量信息應及時。特別對突發信息和異常信息，更要及時獲得。組織應采取有效的措施確保質量信息傳遞渠道暢通，對質量信息傳遞、處理、反饋的時限做出明確的規定。
（4）充分使用質量信息，以達到組織的方針目標
質量信息管理的關鍵是使用。要充分使用收集起來的質量信息，必須實行閉環管理，即質量信息經過一番傳遞、處理後，又回到其輸入的信息源或信息點上。
質量信息資源管理的目的是為了實現組織的方針和目標，因此質量信息資源管理的範圍、程度應適當。組織可以根據方針和目標的需要，先從內部質量信息抓起，逐步完善和健全，不斷深化管理。
（5）注意質量信息的安全和保密
在信息時代，信息成為競爭對手爭奪的寶貴資源，組織一方麵應當充分利用自己的條件去獲取質量信息資源，另一方麵要注意防止自己的質量信息因失落而被競爭對手所獲得。
當然並不是所有質量信息都需要保護，需要保護的應當是那些可能損害自己利益，可能加強競爭對手實力的質量信息。為此，組織應對自己的質量信息進行分類，對核心信息、機密信息采取適當的保護措施。
4.3.6供方及合作關係
1.作為資源的供方及合作關係
（1）供方和合作關係是一種特殊資源
對任一組織來說，沒有供方為其提供產品是無法進行任何生產經營運作的。然而不同的供方將對組織的采購質量、采購費用、采購的供貨期、采購品出現問題的解決方法和持續采購的可能性產生影響，從而影響質量管理體係的運行結果。因此，必須把影響采購品質量的供方及合作關係當作一種資源。
與其他資源不同，供方和合作關係不是用錢就可以買到的，也不是硬件或軟件，而隻是一種關係。對其他資源的管理，強調的往往是投入，是管理者對其經常確定和控製等；而關係是一種相互作用、相互影響的狀態，是一種聯係。要管理好這種特殊資源關鍵是應通過管理與供方進行合作，以便使供方按組織需要的方向去努力。
（2）供方及合作關係作為資源的特征
①這種關係是一種平等互利的關係。
②這種關係往往是用合同確定、約束的。
③這種關係往往需要較長時間的培養才能確定。
④這種關係需要競爭來維持。
⑤這種關係是分等級的、有深有淺的。
⑥這種關係可以隨著生產經營的發展而改變。
（3）管理“供方及合作關係”的目的
通過對供方及合作關係這一特殊資源的管理，可以使組織本身獲得以下方麵的利益：
①使采購順利進行，確保組織生產經營所需的產品（原料、材料等）及時滿足需要；
②降低采購成本，包括適當降低采購控製的費用、采購驗證的費用，降低庫存產品，減少緊急采購的發生頻率等；
③降低采購產品（原料、材料等）的質量風險；
④降低因采購產品（原料、材料等）的質量問題而造成的損失，包括事故處理費用；
⑤提高組織的產品質量水平和組織的質量形象；
⑥提高組織質量管理體係的運行效率；
⑦提高組織應付可能發生的市場競爭風險的能力。
讓供方也能獲益是組織質量管理體係的質量職責之一。通過對供方及合作關係這一特殊資源的管理，供方從中可獲得以下方麵的利益：
①使供貨機會能夠繼續存在，從而使自己的生產經營能夠繼續維持；
②使供貨能夠順利進行；
③降低供貨成本，包括廣告費用；
④提高供方質量管理體係的質量和運行效率；
⑤降低因質量問題而造成的損失，包括退貨損失和事故處理費用；
⑥提高供方應付可能發生的市場競爭風險的能力；
⑦增加供方開發新產品的機會。
2.供方及合作關係的管理要求
（1）確定對供方的需要
供方及合作者的數量要最優。首先表現在供方的數量要滿足生產經營所需，即組織所需采購的產品每一種都要有相對固定的供方，數量需求大的品種應有兩家或兩家以上的供方，以滿足需求。其次是不能有過多的供方，即每一種需要采購的產品，供方不能過多，否則將導致管理費用的上升，管理效果也將難以達到預期的目的。
組織應按采購產品目錄編製合格供方名單，以作為組織進行供方及合作關係管理的依據。合格供方名單應按對某一采購品的需求量，持續需要采購的情況，對產品、過程和質量的影響情況來確定，並實施動態管理。