該任務書一式兩份，由總經理在專門召開的會議上下達給各職能部門和工廠的負責人，最後落實到個人。
質量管理體係文件的編寫，采取的是質量部門編寫質量手冊，各職能部門編寫程序文件，各工廠編寫分質量手冊和本單位的程序文件，集中編寫和分散編寫相結合的辦法。編寫的原則是依據標準，密切結合實際。先按經驗寫實，後按標準修改補充，不搞花架子，力求簡單，切實可行。按照標準的要求，該有的一定要寫到。為使手冊和程序文件全麵、係統，具有可操作性，在征求各方麵意見後，統一由公司管理部審核修改，交相關部門會簽，由總經理批準發布。
在文件的編寫過程中，對各要素和部門間的接口都進行了認真反複討論。對此，公司管理部做了大量的工作，每份文件都從全局和質量管理體係整體角度來考慮加以修改，所有文件都經過多次修改後才得以定稿。
由於有公司的正確領導，管理部的有力組織、指導和協調，各部門人員的通力合作和共同努力，使編寫的質量手冊原則性、邏輯性強，文件層次清楚，具有可操作性。文件編寫工作曆時半年多，最終勝利完成，共編寫1個總質量手冊、6個分質量手冊、31個程序文件和6個工廠的分程序文件，從而完成了公司質量管理體係的文件化。
3.4.5質量管理體係文件編寫的技術要求
1.質量管理體係文件的格式要求
雖然不同組織的質量管理體係文件的格式不要求一致，但組織的程序文件格式則應保持一致，其他文件的格式能保持一致的應盡量保持一致。
2.質量管理體係文件的用語要求
首先，應積極使用ISO關於質量管理方麵的最新用語，以方便組織間的相互交流。對於組織使用的專門術語，凡可能產生歧義的，應在文件術語一章中列出並給予定義。不得使用組織的習慣用語。其次，注意用詞的規範嚴謹，避免用詞不當或言不達意。
3.質量管理體係文件的形式要求
文件的媒體可以多種多樣，不一定都采用印刷的紙質文件，可以用光盤、軟盤或計算機存儲。但最好要有一份紙質文件作備份。
3.4.6質量管理體係文件的控製原則與要求
沒有質量管理體係文件，組織就很難正常生產，甚至不可能正常運行。因為組織的活動是由許多人來完成的，而這些人又處在不同的層次，如果沒有文件來對大家的行為進行規範，各行其是，那麼組織就會陷入混亂。而對組織使用的文件，若不能加以有效控製，一旦出現錯誤，混亂難以避免，甚至可能會造成嚴重的後果。因此對於組織使用的質量管理體係文件必須加以控製，以便管理：統一各部門和全體員工的行為；防止因文件失誤向員工傳遞錯誤的信息；確保投入使用的文件都是最新版本且具有相應的權威；文件出現錯誤時能得到及時的糾正；確保文件保持清晰，易於識別和檢索；能夠及時找到所有文件的下落，防止丟失或損壞。
1.文件控製的原則
為確保質量管理體係文件的控製效果和效率，應堅持以下的控製原則。
（1）控製範圍適可而止
即應避免控製範圍擴大化，掌握好控製的深度與廣度。
（2）合理歸類，分而治之
籠而統之，缺乏針對性控製方法，往往效果不佳。如可按文件描述對象的不同，把它分為以下4類。
①管理性文件。如質量手冊、程序文件、質量計劃等。
②技術性文件。如設計、工藝、檢驗、計量、設備等文件。
③業務部門文件。如營銷、采購、服務、財務、環保等文件，雖不涉及產品技術細節，但都與其業務專業有關。
④其他文件。如外來文件、失效文件等。
然後根據各類的特點，確定合適的控製部門與控製方法。
（3）切實把握“六字”要點
對文件的控製，要注意把好以下“六字”要點：
①明確文件負責起草者——編；
②必須有文件主管部門負責人審核，並有簽署記錄——審；
③必須經最高管理者授權的主管領導批準發布，並有簽署記錄——批；
④受控文件應限額發放，並對持有者進行登記——發；
⑤規定更改者應具有相應資格，必須得到批準，同時更改所有受控文件，做到無一遺漏——改；
⑥收回所有失效文件，如需保存，應有明顯的失效標識——廢。
（4）針對特點，研究方法
以電子媒體表現的文件、外來文件和失效文件的控製都各有其特殊性，必須根據各自的特點尋找恰當而又有效的方法對其進行控製。