2.與係統原理相對應的原則
係統原理是現代管理的理論基礎,是所有管理實施必須遵循的客觀規律。要做好工作,就必須進一步結合管理工作實際,將原理展開、細化、具體化為管理工作中可以遵循的若幹規範,即反映客觀事物的本質和運動規律,要求人們共同遵守的行為規範,稱為管理原則。
係統原理可具體化為要素有用性原則、整分合原則和相對封閉原則。
(1)要素有用性原則
管理係統是相互作用的若幹要素的集合,為了求得係統整體的最優化,必須激發每個要素的積極作用。這就是要素有用性原則。
一個管理係統是由許多要素組成,人、財、物、時間、設備、信息等要素是其基本要素,這些要素的有機結合決定了係統的功能。在管理過程中能否發揮諸要素的作用,是整個係統能否得以有效運行的關鍵。管理者的任務就是要不斷激發每個要素的積極作用,抑製其消極作用;對係統內的各要素的功能和作用要有明確的認識,用科學手段處理係統內的矛盾,才能做到人盡其才,物盡其用,財盡其利。
(2)整分合原則
高效率的管理必須在整體規劃下對各要素進行明確的分工,在分工的基礎上進行有效的綜合,這就是整分合原則。
運用整分合原則的要領可概括為把握整體、科學分解、組織綜合、實現係統的目標。把握整體是前提,不充分了解整體視點和其發展規律,分工必然混亂而盲目。分工是關鍵,分解正確,分工才能合理,規範才能科學、明確。分工協作出生產力,協作是以分工為前提的,在合理分工的基礎上才有可能組織綜合及嚴格有效的協作。
現代管理強調分工,是指圍繞目標對管理的工作進行分解,而不是對管理功能進行分解。管理的內容(人、財、物等)是不能分解的,它們必須在一條管理線上,集中於獨立的功能單位內。如果這個功能單位對自己的人、財、物設有足夠的管理權,就失去調節運籌的力量,也就不能構造有活力的運動。因此,確保基層獨立功能單位在管理人、財、物方麵的必要的自主權,是現代管理的要求。
(3)相對封閉原則
管理係統,它是隸屬於更大係統而存在。在更大係統中與相關係統有輸入、輸出關係。
因此,管理係統對內部分,內部結構各個環節應首尾相接,形成回路,使各個環節的功能作用都能發揮。對外部分,回路又必須與相關的外部係統具有輸入、輸出關係,即開放性,否則,就無法體現管理的效益。這就是管理的相對封閉原則。“管理”主要是解決內部關係,而外部關係的解決主要是“經營”的任務。
既然管理在內部應是封閉的,因此管理過程中的機構、製度、人都應構成封閉的回路。
作為管理手段的機構,其執行機構必須準確無誤地貫徹決策機構的指令,為了保證這一點,應有監督機構。沒有準確的執行,就沒有正確的輸出。為了檢查輸出情況,還要有反饋機構,若隻有單向的輸出,無從知道決策與實際執行的正確與否,管理就會失去活力。根據執行實踐的反饋信息,及時提出修正決策的正確意見,反饋機構是必需的。
管理製度、條例也應按這個回路加以封閉,不僅要有盡可能全麵的執行法,而且應該有監督製度、條例執行的監督法和反饋法,包括在執行過程中產生矛盾的仲裁法,執行錯誤的處理條例,等等。法不封閉等於“無法”,因為有空子鑽,有法也難以執行。
立法應該通過反饋係統進行,必須充分發揚民主;執法由執行機構貫徹,必須集中,執法如山。決策中心應允許反饋機構唱反調,做到兼聽則明;但不允許執行係統與自己唱反調,否則無從管理。法的管理也要封閉,有法可依,執法如山,違法必究,知法犯法者罪加一等,對亂“法”者嚴懲。隻有這樣,才能發揮法的管理威力。
如何實現封閉式管理呢?
①從後果評估出發。評,就是對後果的質的評議;估,就是對後果盡可能有量的估計。
采取任何管理措施都要考慮它可能產生的後果。按原訂的目的,檢查實際執行的結果,後果與目的不一致的,就要采取對策,加以封閉,杜絕偏離目標的後果。即使可以達到目的,對其產生的副作用也需采取對策,使副作用盡量減少,這也是封閉。