開章明義：會議溝通，打造團隊協作平台
領導是會議的“舵手”，要隨時把握、駕駛好會議之舟，啟發引導大家，始終遵循會議既定的議題、日程，進行充分地研討，才能如期達到預想的目的。這就要求領導必須使與會者充分了解議題。開始就要講明會議共有哪些議題，怎麼個開法，有哪些要求，與會者要承擔什麼任務等諸多環節，無論哪個環節處理不好，都會影響會議的效果。有效地主持好會議，是領導說話水平的一個重要方麵，也是領導的一項基本功。
在我們的工作過程中，會議可以說是一項最經常的工作。
一項調查表明：大多數管理者有三分之一的時間是用於開會，有三分之一的時間是用於旅途奔波。有感於繁重不堪的會議邀請，萬科的總裁王石曾經說過一句很形象的話，他說：“我如果不是在開會，就是在去往下一個會議的路上。”
“會議溝通”是一種成本較高的溝通方式，溝通的時間一般比較長，常用於解決較重大、較複雜的問題。
如下的幾種情境宜采用會議溝通的方式進行：
1.需要統一思想或行動時（如項目建設思路的討論、項目計劃的討論等）；
2.需要當事人清楚、認可和接受時（如項目考核製度發布前的討論、項目考勤製度發布前的討論等）；
3.傳達重要信息時（如項目裏程碑總結活動、項目總結活動等）；
4.澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息將對團隊產生較大影響時；
5.討論複雜問題的解決方案時（如針對複雜的技術問題，討論已收集到的解決方案等）。
雖然大家都很了解會議所帶來的資源、人力、物力的巨大耗費，但人們也不得不承認，會議是一種很有效的溝通手段，因為麵對麵的交流可以傳遞更多的信息，尤其是很多需要各部門協作的工作，就更是需要會議的紐帶來協助運作。
你在會議溝通活動中是否具有以下行為要點？
你的會議溝通表現是√否×
1.總是在會議開始前3天就已經安排好了會議的日程並將該議程通知到每位與會者。
2.當與會者詢問議程安排時總是回答：“還沒定呢，等通知吧”。
3.對於會議將要進行的每項議程都胸有成竹。
4.會議開始前半小時還在為是否進行某幾個議題而猶豫不決。
5.提前將每一項會議任務安排給相關的工作人員去落實，並在會議開始前加以確認。
6.臨到會議開始前才發現還有一些會議設備沒有安排好。
7.預先擬定邀請與會的人員名單，並在開會前兩天確認關鍵人士是否會出席會議。
8.自己也記不清邀請了那些人出席會議，會議開始前才發現忘了邀請主管領導參加會議。
9.會議時間安排恰當，能夠完成所有的議題。
10.會議總是被一些跑題、多話者幹擾，難以順利進行。
11.會議室布置恰當，令與會者感覺舒適又便於溝通。
12.會議室擁擠不堪，令與會者感覺不快，大家都盼望著早點結束會議。
以上12個問題，可能是你的會議溝通活動中常見的表現，你如果選擇了題號是單數的行為表現，請給自己加上一分；你如果選擇了題號是雙數的行為表現，請給自己減去一分。最後看看自己的總分吧！
3～6分：你的會議溝通技巧是值得稱道的。
0～3分：你的會議溝通技巧也還不錯，但需要進一步改進。
低於0分：你的會議溝通技巧真不怎麼樣，趕快努力吧！
專家點撥
成功主持會議的八大準則：
很多領導都認為，會議隻不過是一種形式而已，主持會議很容易。其實，這是一種誤解。要真正主持好會議，充分調動與會者的積極性，達到預期效果，並不是件容易的事情。
其中，哪一項應由與會者在會上做出決定；哪一項隻需聽一聽與會者的意見，以便進一步補充；哪一項隻是告知性地打打招呼，介紹一下情況，暫不討論；哪一項與會者必須和上級保持一致，隻研究怎麼協調行動等等。而要與會者聽得明白，那麼，主持會議的領導者就必須講得清楚，把會議的目的、要求、內容諸項一一交代給大家，層次要清晰，邏輯要嚴密，表達要準確，中心要突出。切不可主次不分，輕重不分，內容龐雜，使聽眾不知所雲，無所遵循。因此，要做好工作會議的主持，領導者需注意做到以下幾點：
1.會議要準時開始
這是主持會議人最容易貫徹的一條原則。而由於種種曆史原因，又是難於貫徹的一條。人們由於缺乏會議意識，有的是覺得會議不重要，9點通知10點到；有的是為了顯示身份，如張天翼創造的著名典型：華威先生為了與眾不同，故意姍姍來遲。
在這種情況下，領導應以身作則，這樣才能使會議有個良好的開端，也是提高會議效率的第一步。
2.聲音洪亮，語調多變
領導者在會議上講話，要讓自己說出的每個字、每句話都傳到與會者的耳朵裏，這是最為基本的要求。我們說話的聲音洪亮，不光是指音量，還包括說話應該有力度，吐字清楚，節奏感強。能在聲音中表現出領導的自信以及奮鬥的力量。領導講話如果聲音有氣無力，語調平鋪直敘，就顯得缺乏活力。領導者通過語調的變化，能表達出豐富的思想情感和觀點，使與會者在思想情感上產生一種共鳴，使自己的講話有較強的感染力、震撼力。莊重、嚴肅的會議，要求語調平緩、穩重；歡快、輕鬆的會議，要求語調輕快、隨意。
3.務必讓每個與會者都發言
務必讓每個人都參加討論，參與決策。如果你知道某個與會者喜歡發表會後議論，設法讓他在會上發言，明確表態。這樣，會後他再也不能說不同意了。這點要取得其他與會者的配合。這是一種領導藝術，這種領導藝術能節省許多開會時間。開會時私下交談隻會引起衝突和不和。主持會議者不能允許任何人把會議分裂成一個個小組討論會。應使所有與會者都能聽到每個人的發言。如果竊竊私語者繼續存在，可以把大家的注意力引到他身上，和藹地請他把所講的告訴大家。
4.應付分歧意見
對分歧不要視而不見，也不要設法回避。承認分歧，並提請與會者注意。把分歧意見公布於眾，供與會者進行明智的選擇。可以問爭論的雙方：“你到底站在哪一方？”然後再問：“你為什麼采取那個立場？”最後問：“你建議我們應做些什麼？”這樣，他們堅持自己觀點的強烈度就會減弱。
5.防止“冷場”
一發現要出現“冷場”，立即用評論、提問或解釋的方法，鼓勵大家繼續討論。要知道與會者發表的意見逐步減少，意味著他們對處理問題的緊迫感和能力也隨之下降。
6.經常歸納提醒
開會時往往有這種情況：有時大家意見比較集中，而會議主持人卻不能及時總結，提請大家轉入另一項議題，出現了冷場，拖延了時間；有的在征求大家意見時，有的人一聲不吭，有的人翻來覆去，談不到點子上，越扯越遠；也有時人們爭論不休，互不服氣。
歸納是向大家報告會議進展情況的一種技巧。主持人也可以把分歧意見進行歸納，以提請與會者注意。否則，不同意見在討論中會被忽視。如果到會議結束時才冒出來，會使大家感到沮喪。
7.注意掌握說話的分量和分寸
語言的分量是由詞義和態度兩個主要因素構成的。詞義是指語言的本意，態度是指表達時所持的表情和情緒。比如，主持會議的領導，要批評下級人員的工作差錯或較大的失誤，這裏就有個分量問題。如果是個別的、一般性的差錯，而批評的分量過重，未免有小題大做之嫌，本人不服氣，大家也不滿意。如果是較大失誤，而批評分量過輕，既達不到教育本人的目的，又給大家一種袒護當事人、文過飾非之感，不能使聞者足戒。這也是“度”的一種要求。
當然，不做具體分析，以理服人，而是無限上綱，亂扯一通，也不會有好效果。因此，根據問題的性質、程度，在講的時候，就有一個輕重之間怎樣才算適宜的分寸問題。
分寸是衡量語言分量的尺度。而要把握好分寸，一是注意詞意上的細微差別，尤其是同義詞、近義詞之間的細微差別。二是注意態度和語調的區別，這種分寸也是會影響到分量的。我們的目的是，既要弄清問題，又要教育同誌。指出問題的嚴重性，進行嚴肅地批評，不一定非要高門大嗓、聲色俱厲。語言尖刻，態度粗暴，甚至出口傷人，以挖苦、諷刺、嘲笑人為快事，必定造成對方的反感和抵觸，不利於問題的解決，也不利於團結。
8.會議要適時而止
會議議程一經發出，不要更改，不要超過規定的時間。如果會議程序拖延了，要立即采取行動。明確告訴大家，要在規定的時間內開完會。此舉最得人心。
技巧1：精彩開場，先聲奪人
[經典回顧]
精彩開場，能把參會者的注意力很好地集中到會議中來。好的開場白主要有三條：
一是直接點題，提綱挈領，要言簡意賅地把會議的內容、主題講清楚。
二是借題發揮，調動全場的情緒，營造適宜會議開展的氣氛，使與會者興奮起來。
三是運用富有啟示性、誘導性的語言，引導全場迅速進入境界，讓與會者集中精力。
明快生動的開場白給人的印象是深刻的，能起到先入為主、吸引聽眾的效果。精彩的開場白往往能像磁鐵一樣緊緊地吸引住聽眾，提高整個會議的調子和節拍，增強他們對會議的興趣。正如俗話所說，良好的開端是成功的一半。
開場白最多不超過一分半鍾，拖泥帶水的開場白會削弱解決問題的緊迫感，使會議剛開始就麵臨失敗。
開場白既要把開會目的講明，又要把重點點出，使與會者有思想準備，為領會會議精神打下良好的基礎。同時又不能三言兩語，草草了事，意不明，言已盡，給人以茫然之感，使與會者不明白會議的議題，失去對會議的興趣。好的開頭可以一下抓住與會者的心，給人以深刻的印象，吸引人們繼續聽下去。就像看一部引人入勝的電影，開始就興味盎然，人們自然急於了解下麵的情節。
開場白還要盡量避開那種陳舊死板、千篇一律的格式。要根據會議的實際或講形勢，或道特點，或提要求，或講別處的此時此刻，總之要因境製宜、靈活構思、巧妙設計，讓與會者在不知不覺中進入你精心設計的“圈套”。
主持人的任務是把問題清楚全麵地向大家攤開。他還需講清解決問題的迫切性，以促使大家立即行動。
開場白要陳述的內容，包括會議的背景、主題、目的、意義、議程和開法，其語言要簡明扼要、條理清晰、語調和表情都要與會議氣氛協調一致。
[案例分析]
約翰·沙維祺是美國百萬圓桌協會的終身會員，是暢銷書《高感度行銷》的作者，他曾被美國牛津大學授予“最偉大的壽險業務員”稱號。一次他打電話給一位美國哥倫比亞大學教授強森先生的開場白如下：
約翰·沙維祺：“哲學家培根曾經對做學問的人有一句妙語，他把做學問的人在運用材料上比喻成三種動物。第一種人好比蜘蛛，他的研究材料不是從外麵找來的，而是由肚裏吐出來的，這種人叫蜘蛛式的學問家；第二種人好比螞蟻，堆積材料，但不會使用，這種人叫螞蟻式的學問家；第三種人好比蜜蜂，采百花之精華，精心釀造，這種人叫蜜蜂式的學問家。教授先生，按培根的這種比喻，您覺得您屬於那種學問家呢？”