二、“棄檔”的主要原因
1.檔案管理工作不規範。一是檔案管理權責不清。根據人發有關規定，流動人員人事檔案的管理機構為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務機構，其他任何單位和個人不得擅自管理。”可我市目前還有大量的流動人員人事檔案散失在政府所屬人才流動服務機構之外。人事檔案的多頭管理，造成了部分檔案的流失，也造成了嚴重的“棄檔”現象。二是檔案管理過程中存在弄虛作假現象。有些人事檔案當事人或某些單位負責人事管理的人，為滿足某人的目的參與作假。比如填寫檔案材料不認真、不嚴謹，塗改、銷毀或偽造人事檔案材料；還有些人在給他人寫評語、鑒定時，摻雜個人情感，故意抬高或貶低人員基本情況，檔案材料內容失實，從而使人事檔案可信度下降。
2.檔案管理製度不健全。有些政府所屬人才流動服務機構目前還沒有建立和健全人事檔案管理製度；有的雖然有了製度，但流於形式，落實得不好；有的人才流動服務機構對流動人員人事檔案隻收不管，對檔案材料不能及時進行收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作，也不能及時開展流動人員身份認定、檔案工資記載、出國（出境）審查、職稱資格考評、合同簽證、社會保險等代理業務。這種“重收輕管”現象，不能從真正意義上解決流動人員的後顧之憂，使流動人員對檔案管理部門失去信心。
3.檔案管理手段落後。一是調檔麻煩折騰人。由於一些企業的改製，人員加劇流動，造成了部分檔案的流失，也造成了檔案管理部門的工作效率低、辦事難的情況。尤其是異地調檔，手續繁雜，各地區規矩不一，時有調檔被卡現象。二是設備落後，機製呆板。有的人才流動服務機構檔案庫房建設存在安全隱患，保管方法、保管設備和保護技術落後，缺少現代化的管理手段和設施，不能適應現代化管理的需求。“棄檔”、“死檔”的存在盡管令人才流動服務機構頭疼不已，但是每年仍要花大量的人力、物力、財力去整理這些聯係方式早已失效的檔案，即使是十年八載無人問津，也隻能繼續等待，直到主人出現來“激活”檔案。
4.檔案意識淡薄。一是檔案作用“退化論”嚴重。隨著人事製度改革的深化，人事檔案與工作崗位之間的依附關係在逐漸減弱，檔案不再是競聘的準入證，更多轉變為提供相關的人事代理服務。因而大多數流動人員認為檔案的作用在弱化，是可以隨便丟棄的“身外之物”。二是檔案製度“無用論”普遍。流動人員多就職於非國有企業，他們根本沒有管理人事檔案的權力，檔案隻能委托人事部門代管，所以很多非公有製企業在錄用工作人員時嫌麻煩，對人員的檔案要求也就不高，隻憑“一張身份證、畢業證和一張簡曆”，對員工以前工作的誠信和記錄“既往不咎”。導致人們對人事檔案作用產生誤解，造成檔案“無用論”的說法。
三、“棄檔”的嚴重後果
一是流動人員人事檔案在非檔案管理部門和個人手中保管，常常因水、火等自然災害造成檔案丟失和破損，而這種情況發生後無處辦理有關檔案丟失的證明手續，必然損害其自身利益；檔案在非檔案管理部門和個人手中保管，為有些人擅自塗改、抽取、銷毀或偽造人事檔案材料的不法行為造成了可乘之機，檔案的真實性得不到保證，也給檔案的管理使用造成混亂。二是由於“棄檔”，與流動人員人事檔案相關的人事代理工作不能開展，流動人員的轉正定級、晉升檔案工資、晉升專業技術職務和檔案轉遞手續無法正常辦理，各級組織人事部門將不承認其原有身份，流動人員中的共產黨員也不能按時參加黨的組織活動，並且流動人員向外地流動無處辦理有關調轉手續，使其應享受的待遇得不到應有的保障。三是由此引發了越來越多與檔案相關的糾紛現象。一些單位和地區為吸納人才，擅自重建個人檔案；或為阻止人員流動、留住人才而扣壓檔案，不按規定轉遞；個別人為出國、考研、求職等目的，幹脆偽造個人檔案。四是一些非流動人員人事檔案管理機構，借各種理由拉檔案，並利用擅自保管的人事檔案向流動人員亂收費，給流動人員本身和政府檔案管理工作造成極壞的影響。