基於知識服務的檔案管理模式的理論探索
理論探討
作者：王笛
基於知識服務的檔案管理模式最早是企業提出的。在企業中，需要對企業的客戶檔案進行管理，這些工作一般是由企業的業務管理部門來完成的。一些客戶比較多的企業，由於業務部門對客戶檔案實行分散管理，在集中使用時就發生了很大的困難。企業要實現自身的戰略目標，就需要製定科學合理的檔案管理製度，加強客戶檔案管理，進而提高管理和利用效益。
企業在建立檔案管理模式時，需要將優秀的管理理念和管理技術結合起來，基於知識服務的檔案管理模式就應運而生。
1基於知識服務的檔案管理模式的內涵與意義
在知識經濟時代，伴隨著企業生產、加工、分配以及銷售的各個過程，有關部門和人員生產的知識越來越多，這就需要對知識進行有效管理。檔案是企業生產知識的一部分，企業檔案工作本質上是一項服務性工作。在企業興起知識服務的過程中，基於知識服務的檔案管理模式就應運而生。企業檔案管理和政府檔案管理存在著較大的區別。首先，二者的性質不同。企業的根本目的是為了盈利，而政府的最終目標是為了服務，因此在二者進行檔案管理的時候側重點就不同。其次，二者的管理過程又存在著聯係。二者進行檔案管理的目的都是為了提高管理效率，方便用戶和自身。因此，企業針對市場的變化，就需要優化檔案管理的模式；政府為了轉變政府職能，提高管理效率，更需要優化檔案管理的模式。
1.1基於知識服務的檔案管理模式的內涵。基於知識服務的檔案管理過程，就是建立相應的管理規則和製度，運用計算機技術對檔案管理係統進行編碼，簡化檔案管理流程，進而滿足顧客或用戶需求的過程。該檔案管理模式以服務為根本，在服務終端上能夠為顧客或者用戶提供互聯互通的高效、優質的服務。為了保持工作的質量和效率，就需要不斷對該係統進行優化，以此滿足顧客和用戶不斷增長的新的需求。
基於知識服務的檔案管理模式與傳統的檔案管理之間存在著較大的區別。該檔案管理模式在進行管理時，是對所有的數據資源進行管理，其中包括文件、檔案、資料以及其他信息等，這樣的管理模式是對所有知識的整合過程。該檔案管理模式對用戶的檔案進行管理時，是以服務顧客為根本宗旨的，並且通過互聯網能夠和用戶進行直接互動。而傳統的檔案管理模式，僅僅是對用戶或者顧客的檔案進行管理，對資料、檔案和文件實體進行集中管理，這樣就限製了檔案和其他資源之間的關聯性，影響了檔案信息資源的開發和檔案價值的實現。
1.2基於知識服務的檔案管理模式的意義。基於知識服務的檔案管理過程是在電子設備的基礎上對知識模塊進行編碼和加工的過程，這是以用戶的需求為根本，以顧客的利益為導向建立起來的管理範式。其最主要的特點，就是從注重檔案積累和檔案評價的過程轉向重點向用戶提供知識服務。該種模式在創新知識的基礎之上擴展了傳統的檔案服務，也拓展了檔案管理的職能。盡管整個檔案管理過程需要投入一定的人力物力，但結果卻能極大地提升用戶或顧客的滿意度，從而為企業的發展提供有力的知識支撐和信息保障。
2基於知識服務的檔案管理模式的理論依據
基於知識服務的檔案管理模式主要是以知識編碼和人性化的服務為理論依據。檔案管理的最終目的是為用戶或者顧客提供有效的服務，因此，在進行知識編碼時，就需要將人性化的理念融入進來，這樣構建形成的檔案管理模式才是科學、合理的。
知識編碼的過程主要是指采用合理的方式對知識進行編排，達到知識共享的目的，進而促進知識之間的交流。檔案知識編碼過程，可以使檔案知識逐漸顯性化和有序化，還能彙集各種各樣的相關信息，有利於經驗的總結，便於領導者決策的科學化，能夠實際提高檔案信息服務的針對性。在進行知識編碼的時候，要一切以人性化為宗旨，這樣才能夠為顧客提供高質量的服務，同時，顧客也會在企業的服務中獲得歸屬感，從而促進企業的可持續發展。
3基於知識服務的檔案管理模式的構建
3.1總體布局。基於知識服務的檔案管理模式，主要是從動力基礎和目標成效兩方麵構建的。
動力基礎。整個動力基礎主要由三部分組成：（1）管理體製。企業的管理體製是檔案管理模式的基礎，能夠為構建的過程提供文化理念、管理製度以及組織結構，從而促進整個管理過程的高效運行。（2）管理機製。管理機製是整個檔案管理的具體過程，監控機製對整個過程加以約束，並對管理過程的問題及時反饋。（3）管理流程。管理流程是整個檔案管理過程的核心，主要由檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的檢索以及檔案的服務過程構成。