4.1遵循合法自願原則。其一，規製性檔案行政指導的適用範圍要合法。雖然多數規製性檔案行政指導缺乏具體的法律依據，但是這並不表明檔案行政管理機關可以隨意實施沒有法律依據的檔案行政指導。它隻能在法律允許的範圍內適用，不應違反法律的規定和法律精神與原則。其二，盡管檔案行政指導不是檔案行政執法行為，但它與檔案行政主體管理職責之間的法律關係依然存在。即檔案行政指導是檔案行政主體基於職責實施的，正是這種法律關係將檔案行政指導限定在檔案行政主體的職責範圍之內，它是實施檔案行政指導的合法性基礎。任何超越職權作出的檔案行政指導都應在法律上加以否定。其三，以自願合作為前提。檔案行政執法中雙方當事人地位不平等，檔案行政相對人往往處於弱勢地位。但是，在實施規製性檔案行政指導中，雙方當事人地位則是平等的，必須尊重檔案行政相對人的意願，避免規製性檔案行政指導變相成為檔案行政強製。
4.2明確具體操作程序。實施規製性檔案行政指導應遵循如下程序：1.啟動。規製性檔案行政指導一般由檔案行政管理機關主動啟動，也可以依當事人提出申請啟動。檔案行政管理機關必須進行充分的調查，掌握檔案行政相對人的有關情況，並將事實記錄在案作為是否屬於規製性檔案行政指導範圍的判斷依據。2.告知。檔案行政管理機關應當明確告知檔案行政相對人實施規製性檔案行政指導的依據、目的、內容及其承辦的工作人員，告知應以書麵形式，最好由上級檔案行政管理機關指定統一格式，這樣有助於檔案行政相對人全麵了解檔案行政管理機關的指導行為。3.反饋。要求檔案行政相對人對檔案行政管理機關的指導行為提出反饋意見。表示是否接受及采取的對應舉措，有助於檔案行政管理機關判斷是否作進一步的指導。
4.3建立完善監督製度。其一，建立檔案行政管理評議製度。檔案行政管理機關應將檔案行政管理工作的具體內容和要求向社會公示，接受公眾的監督，在此基礎上建立起檔案行政管理工作評議係統，以此促進檔案行政管理機關及其工作人員依法實施檔案行政指導。其二，建立檔案行政指導審查製度。即對涉及檔案行政相對人權益有重大影響的規製性檔案行政指導事項，要進行合法性的事前審查，具體審查內容為適用範圍是否合法，是否具有職權上的依據，檔案行政相對人是否自願合作，主要目的是防止公權的任意處分。防止將檔案行政指導措施當成強製性措施，從而侵犯監管對象的合法權益，造成了違法行政。其三，建立檔案行政指導評估製度。對已經實施的規製性檔案行政指導由相應的機構進行事後評判，評估內容為規製性檔案行政指導的運作是否規範，以及質量、效果、影響，主要目的是及時糾偏和改進規製性檔案行政指導的依法實施。
*本文為河南省檔案局科技項目《檔案行政指導理論與實踐研究》的階段性成果，項目批準號為：2014-R-14。
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（作者單位：濮陽市檔案局來稿日期：2015-04-17）