由於電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理製度，沒有製定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。
4.缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才
眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、係統安全、維護等一係列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的軟件設施建設。
提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業務的電算化培訓，然後就去操作係統，在一定層麵上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。
四、如何改善電算化下的會計檔案管理
1.完善會計軟件
最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化係統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
2.完善電算化下會計檔案管理各項製度
（1）建立電算化會計檔案的歸檔製度。會計電算化係統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書麵形式輸出之前，應妥善保管並保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，並按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
（2）建立電算化會計檔案的保管製度。根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管製度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，製作檔案管理文件卡片。
（3）建立嚴格的借用手續製度。查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續，外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，並經主管領導、財務部門負責人批準。
（4）建立電算化檔案定期備份製度。電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，並設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由於磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、複製，以防止會計信息損壞。
3.提高會計部門人員素質，完善人員配置結構
會計係統是由人來操作的，一個係統是否安全，不但取決於係統本身，更應該注意操作使用人員的素質，未經有效的業務訓練和不具備良好職業道德的員工本身，對係統的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機業務素質，必須大力加強人才培訓的力度。各單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養複合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息係統創造條件。對會計人員、係統維護人員、係統管理人員，應按不同內容、不同要求進行培訓。對係統維護人員，應盡量用計算機專業人員，畢竟，計算機係統維護是一項專業性很強的工作，對這些計算機專業人員隻要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。
參考文獻：
【1】張穎.對會計檔案管理的思考.遼寧經濟，2008（3）.
【2】周衛珍.談會計電算化後會計檔案的變革.山東檔案，2002（4）.
【3】馬玉昆.淺談會計檔案的管理.工業技術經濟，2002（1）.
作者簡介：郭玉紅（1980-），女，山西省方山縣人，本科，呂梁市水利局助理館員。