財經縱橫
作者：郭玉紅
摘要：隨著我國信息技術的發展，企事業單位實施會計電算化後，對會計檔案進行信息化管理已經是社會發展的趨勢，也是必然要求。建立企事業單位會計檔案管理工作的信息化係統，不僅能夠減輕財務人員勞動負擔，而且能夠提高工作效率，加強監督工作的有效性，並且利用計算機管理會計檔案係統有著處理迅速、存儲量大、查閱方便，可以隨時迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。本文針對企事業單位會計電算化實施後，電算化會計檔案的特點、職能的定位問題，著重論述了電算化會計檔案的管理工作，從而促進會計電算化事業的高效發展。
關鍵詞：會計電算化；會計檔案；管理；重要性
中圖分類號：F23文獻標識碼：A文章編號：1001-828X（2011）08-0132-01
一、會計檔案的作用
1.會計檔案直接影響經濟工作
從宏觀來說，國家利用各企事業單位、各機關的會計檔案反映的數據逐級彙總，可以考核國民經濟各部門有關計劃和預算的執行情況，從而製訂更適應國家經濟建設的計劃和決策；從微觀來說，各企事業、機關單位利用會計檔案提供的原始數據，科學地預測未來，製訂最優化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經濟效益。
2.會計檔案保護國家利益不受侵犯
改革開放給經濟建設帶來了生機和活力。但由於原有法律法規還不完善，一些單位和個人利用政策上的漏洞，巧立名目，隨意提高開支，鋪張浪費，使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經法紀的情況真實地記錄下來，及時發現問題，阻止腐敗的產生、蔓延，打擊經濟領域的不法行為，解決經濟糾紛，從而確保國家的經濟利益。
二、電算化下會計檔案管理的內容
電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理製度，並由專人負責管理，對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點，采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行複製，防止由於磁性介質損壞，而使會計檔案丟失，通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之後的五年。
三、電算化下會計檔案管理存在的一些問題
1.會計檔案載體
電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位隻是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。
2.會計載體本身性質帶來的問題
電算化會計檔案需在一定的係統內才可視，因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件係統很好地保存，導致在電算化軟件升級後，不同版本下的會計數據不能被調用，《會計檔案管理辦法》第十二條規定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案，並對保存期限作了規定，但目前由於一些單位受條件限製，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限，沒有按照國家檔案局規定的庫房管理製度標準，建立專門的電算化會計檔案保護製度，未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。
3.會計檔案管理製度不完善