客戶檔案管理的基礎工作，是建立客戶檔案卡（又稱客戶卡、客戶管理卡、客戶資料卡等）。采用卡的形式，主要是為了填寫、保管和查閱方便。客戶檔案卡主要記載各客戶的基礎資料，這種資料的取得主要有以下三種途徑：
① 由推銷人員進行市場調查和客戶訪問時整理彙總。
② 向客戶寄送客戶資料表，請客戶填寫。
③ 委托專業調查機構進行專項調查。
然後根據這三種渠道反饋的信息，進行整理彙總，填入客戶檔案卡。
通過推銷員進行客戶訪問建立客戶檔案卡的主要做法是：編製客戶訪問日報（或月報），由推銷員隨身攜帶，在進行客戶訪問時，即時填寫，按規定時間上報，企業彙總整理，據此建立分客戶的和綜合的客戶檔案。除外，還可編製客戶業務報表和客戶銷售報表，以從多角度反映客戶狀況。
為此，需要製訂推銷員客戶信息報告製度（其中包括日常報告、緊急報告和定期報告），建立推銷員客戶信息報告規程。
2.客戶分類
利用上述資料，對企業擁有的客戶進行科學的分類，目的在於提高銷售效率，促進企業營銷工作更順利地展開。
客戶分類的主要內容包括：
① 客戶性質分類。分類的標準有多種，主要原則是便於銷售業務的展開。
② 客戶等級分類。企業根據實際情況，確定客戶等級標準，將現有客戶分為不同的等級，以便於進行商品管理、銷售管理和貨款回收管理。
③ 客戶路序分類。為便於推銷員巡回訪問、外出推銷和組織發貨，首先將客戶劃分為不同的區域，然後再將各區域內的客戶按照經濟合理原則劃分出不同的路序，即劃分區域→設計路序→實施拜訪。
3.客戶構成分析
利用各種客戶資料，按照不同的標準，將客戶分類，分析其構成情況，以從客戶角度全麵把握本公司的營銷狀況，找出不足，確定營銷重點，采取對策，提高營銷效率。
客戶構成分析的主要內容包括：
① 銷售構成分析。根據銷售額等級分類，分析在公司的銷售額中各等級客戶所占的比重，並據此確定未來的營銷重點。
② 商品構成分析。通過分析企業商品總銷售量中各類商品所占的比重，確定對不同客戶的商品銷售重點和對策。
③ 地區構成分析。通過分析企業總銷售額中不同地區所占的比重，發現問題，提出對策，解決問題。
④ 客戶信用分析。在客戶信用等級分類的基礎上，確定對不同客戶的交易條件、信用限度和交易業務處理方法。
4.客戶檔案管理應注意的問題
① 客戶檔案管理應保持動態性。客戶檔案管理不同於一般的檔案管理。如果一經建立，即置之不顧，就失去了其意義。需要根據客戶情況的變化，不斷地加以調整，消除過舊資料，及時補充新資料，不斷地對客戶的變化進行跟蹤記錄。
② 客戶檔案管理的重點不僅要放在現有客戶上，還應更多地關注未來客戶或潛在客戶，為企業選擇新客戶、開拓新市場提供資料。
③ 客戶檔案管理應“用重於管”，提高檔案的質量和效率。不能將客戶檔案束之高閣，應以靈活的方式及時全麵地提供給推銷人員和有關人員。同時，應利用客戶檔案，做更多的分析，使死檔案變成活資料。要確定客戶檔案管理的具體規定和辦法。客戶檔案不能秘而不宣，但由於許多資料公開會直接影響與客戶的合作關係，所以不宜流出企業，隻能供內部使用。客戶檔案應由專人負責管理，並確定嚴格的查閱和利用的管理辦法。