4.信息安全方麵
銀企端通訊機係統和無現金報賬係統有很好的內控機製,分別設置專用鑰匙盤及係統口令,進一步加強了內部會計控製,確保了網上資金的安全。同時采用完善的網絡內部權限控製及安裝網絡版殺毒軟件等防病毒措施,以及采用雙機熱備和冷備(即兩個服務器實時備份財務係統與查詢係統數據,每天工作結束後再將當天數據另作備份)等備份措施,確保財務信息不丟失,保證了財務信息的完整與安全。
5.信息公開方麵
通過學校統一身份認證,進入財務信息門戶網站,為校內外人員和管理部門提供了獲取財務信息的途徑,教職工和學生通過登錄高級財務平台,可及時了解財務各項規章製度和財務業務處理流程,可實時查詢經費到賬和經費使用、學雜費繳納、工資酬金和獎助學金發放等情況,管理部門可實時監控專項經費的使用情況,提高了資金使用透明度,實現了財務信息公開。
6.財務服務方麵
報銷人通過網上預約報賬係統,可選擇自己相對合適的時間預約報賬,在網上填寫報銷金額等基本報賬信息後,在約定的時間將報銷單據交到財務處報銷大廳,財務處專人集中收單,通過審核、複核,將報銷款直接支付到報銷人銀行卡上,教職工通過短信及時了解到賬金額以及銀行卡的餘額。這種快捷的報賬方式,節約了報賬人報賬等候時間,為教職工提供了更好的服務渠道,提升了服務質量和服務能力。
7.財務係統建設方麵
無現金報賬係統的研發不僅奠定了財務信息化建設的基礎,而且實現了係統開發與設計理念的重大突破。一方麵實施無現金報賬係統後,報銷人隻需將票據交財務審核人員,財務人員將報銷款直接支付到報銷人指定的賬戶,這個會計業務處理流程的變化,使後台審核變成可能,這為網上預約報賬及“物流化”網上預約報賬奠定了基礎;另一方麵無現金報賬係統的研發,“一次錄入、數據共享”這個理念與技術上的突破,為國庫無現金報賬係統以及網上繳費平台的研發打下了基礎,改變了原有係統“信息孤島”的局麵。
三、蘇州大學財務信息化建設體會
(一)領導重視,全員參與
信息化工程是“一把手”工程,做好信息化的前提是領導重視。首先,學校領導對財務信息化工作要大力支持,為財務信息化建設營造良好的運行環境,及時化解財務信息化實施過程中的矛盾、問題。其次,財務處領導更應高度重視財務信息化工作,以信息化為契機,及時調整會計人員崗位設置,不斷優化會計業務處理流程,充分發揮財務信息化的作用,在不違背財務內控原則下使財務人員工作效率最大化。(孫琪華,2010)
信息化工作涉及財務處全體人員,財務人員應積極投入財務信息化的建設中,既要不斷適應財務信息化實施過程中帶來的新變化,還要結合自身崗位及時發現財務係統應用中的問題,不斷優化係統功能。
(二)總體規劃,分步實施
高校財務信息化並不是單純地建立一個完善的財務信息係統,而是一個複雜的係統工程,還涉及人們思想觀念的轉變、人員知識結構的調整、工作組織模式的調適、內外部信息溝通、內部控製等問題。財務部門應緊密結合學校的特點,從校園數字化及學校管理需求的實際出發,製定財務信息化發展總體規劃,確定中長期實現目標及短期目標。
在總體規劃的基礎上,對信息化規劃進行分解,自下而上、從易到難、由簡至繁、循序漸進。要充分考慮外部環境及自身條件,有重點、分步驟地實施,確保實施一個,成功一個。
(三)加強宣傳,營造環境
財務信息化工作的開展,依靠相關部門的配合及廣大教職工與學生的理解和支持,財務部門可通過組織財務信息化相關培訓、財務聯絡員深入基層、校園網、財務門戶網站等各種形式,做好實施財務信息化的宣傳與動員工作,廣泛宣傳財務信息化建設的作用和意義,宣傳財務係統具體實施方案及相關操作使用說明,普及財務信息化建設的相關知識,使全校教職工認識到實施財務信息化的必要性,為財務信息化建設營造一個良好的環境,確保財務信息化建設有序進行。