我們不是在否定團隊會議的重要作用，然而，隻要你深入去了解一個團隊，你會發現除了團隊領導者，幾乎沒有人喜歡漫長而又無聊的回憶。那麼，身為一名團隊領導者，你是否熱衷於開會？你是否把開會當作家常便飯的事情，即便沒有什麼需要開會解決的事情，你也習慣性地召開會議？美國企業管理專家邁克肯斯博士在他的一份研究報告中這樣指出：“要世界上任何一個企業經理人列出3項最花時間的企業活動，‘開會’一定名列其中。在受調查的200多個企業中，有超過三分之一的受訪者認為，他們花在會議上的時間有一半是浪費掉的。令人心驚的是，很少有人能確切說出到底時間浪費在哪裏了。”會議是團隊能展開工作的前期準備，可以說團隊會議完全是有必要的，但如果開的是無效的會議就另當別論了。無效的會議不僅浪費時間，而且是抱怨、矛盾的發源地。眾所周知，會議是團隊溝通的最有效方式。如果這一方式無效，團隊之間將難以達成有效的溝通效果。溝通不到位，團隊的行動就不可能協調一致，團隊成員之間的合作就不可能順暢無阻。
身為團隊領導者，總是會有各種需要去召開團隊會議，每一次會議都有它的具體目的，但歸根結底，召開會議的真正目的是提升團隊的執行力，開展有效團隊溝通，博采眾長，集思廣益，激發員工士氣，解決問題，進而提升團隊的績效。
【案例詮釋】
某公司市場部接到客戶的電話，要求必須在下午2點之前將年度招標方案以電子文檔的方式發送給客戶，否則將視為放棄投標。市場部業務員小王趕緊將這一情況反饋給市場部經理，市場部經理立即組織公司研發部、生產部等其他相關部門人員召開會議，商量招標方案。等所有參會人員都到齊的時候，時間是上午11點多，大家在會上進行討論，很快就到了吃飯時間。吃完飯，大家接著開會，雖然討論得很激烈，但一直沒有很明確的結果，業務員不斷提醒部門經理，但會議始終無法結束。時間已經悄悄逼近了下午1：30。業務員小王拍案而起，對所有與會者說：“這個會議開了有什麼意義？2點就是截止期限，即使你們現在討論有了結論，我也來不及做方案了。”會議因為超出了截止時間而變得毫無意義。雖然大多數情況下，並不要求會議必須在一定的時間內取得成果，但如果無限製地擴大會議時間，就等於增加會議成本，可能使成本大於成果，讓會議成為浪費組織資源的方式。高效率會議必須在確保目標得以實現的前提下，盡可能地縮短會議時間。在確保會議目標得到實現的情況下，會議所用的時間越短，就意味著效率越高。
【管理箴言】
有人說，高效會議應具備的特征是：在絕大多數與會者感到滿意的情況下，以最短的時間實現會議目標。這句話裏其實包含了三個關鍵要素：目標的實現、控製時間、與會者情緒。三者有機地結合在一起，全麵地詮釋了了高效會議的基本要求。
首先，要明確的一點是，會議的召開原因是要實現既定目標。目標是行動的指南，任何會議都有既定的目標，會議就是實現這一目標的手段。實現目標是會議的首要意義。因此，考核會議是否高效，首先要看的就是會議是否實現了既定的目標。如果目標沒有實現，那麼，會議的成本就無法轉化為效率，產生價值。某部門規定每周召開例行會議，令人感到尷尬的是，很多時候，成員們不知道在周例會該說些什麼。部門經理經常在會議開始時環視一周，例行問道：“關於最近的工作大家有什麼意見或建議可以拿出來討論啊？”其他成員則麵麵相覷，每周一次，撓破頭也想不出來那麼多“意見或建議”啊，最後不得不拿出一些無關緊要的事情來討論。在這個案例中，領導者就犯了“有事沒事就開會”的錯誤，開會次數過於頻繁，會議沒有解決多少實際問題，既浪費時間，也消磨員工熱情。
高效會議的第二個特征是用最短時間解決核心問題。高效率會議必須在確保目標得以實現的前提下，盡可能地縮短會議時間。在確保會議目標得到實現的情況下，會議所用的時間越短，就意味著效率越高。
高效會議的最後一個特征是與會者感到滿意，這一點看似不重要，但它卻影響著團隊將來的會議工作。現實中，很多會議雖然達到了目的，取得了成果，但卻無法令絕大多數與會者感到滿意，甚至會議結束後，會場內抱怨聲不斷。這樣的會議結果很難得到良好的執行。所謂滿意，並不意味與會者對會議的主題或決議感到高興。例如當會議的主題是裁減人員，與會者對這樣的會議一定不會感到高興。但若能設法令與會者了解裁員的理由，並讓他們有機會發表意見或提出實施辦法，這種做法多少會使他們感到滿意。所以想使與會者對會議感到滿意，則應提供機會讓他們盡量吐露心聲，並參與討論。