正文 第33章 采購舞弊的治理(2)(2 / 3)

案例三:某美國公司製定的采購人員行為規定,相當具體和明確。比如,午餐必須是為了延續交易事項的討論,費用由雙方輪流負擔;晚餐與招待必須加以避免,必要時須得到主管許可;對供應商提供的禮品、特殊待遇或折扣,如超出正常商業禮節應予婉拒;采購人員的出差費用不得由供應商墊付;雙方應嚴格遵守業務機密;采購員不得為自己和同事向供應商訂購任何物品等。

案例一和案例二是行業規則的標本,案例三是企業規定的樣板。

雖然都是職業行為的規範,但各有側重。行業規則注重的是原則和指南,企業規定注重的是細節。前者是起到明確方向的作用,後者達到落實範圍的目的。

運行機製規範,就是要讓職業行為規範落地開花。需要規範的機製包括執行機製、監控機製和保障機製,具體的方法如。

運行機製的規範

執行機製監控機製保障機製

廣泛宣傳職能有效分離職權合理限定

認真培訓賬物實時控製崗位定期輪換

嚴格實施稽核全麵落實薪酬按績分配

執行機製要解決的問題是實施,前提是要對規範進行廣泛的宣傳和認真的培訓,比如發放手冊、張榜告示,讓所有采購人員知道規範的內容,又比如定向培訓、專門指導,讓采購人員清楚應該怎樣去做。隻有明白了要做什麼和怎樣去做,嚴格的實施才有基礎。

監控機製要解決的問題是效果,需要從三個方麵入手:一要避免身兼數職的現象,做到各司其職,實現相互監督;二要確保實物和賬麵的一致,所有貨物都要驗貨入庫、據實登賬、適時盤點,做到賬物相符;三要抓好采購稽核工作,針對采購過程和采購人員進行全方位的檢查,通過事前、事中、事後的稽核,預防、控製、查處各種舞弊行為。

保障機製要解決的問題是舉措,用以促進規範的落實。主要的舉措有三條:首先要縮減采購人員的自由裁量權,把權限納入可控的範圍,壓縮舞弊的活動空間。其次要實行采購人員的崗位輪換製度,以減少采購人員因在同一崗位時間過長而引發的舞弊可能,通過離崗審計起到震懾效果。

最後采購人員的薪酬分配要與創造的績效掛鉤,考核的重點要放在成本降低、采購增值、服務提升方麵,績效越高收入越多;有條件的企業還可以考慮回扣提成的方法,充分利用商業規律,鼓勵采購人員爭取更多正當的促銷折扣,並在企業所得的明示回扣中按照一定比例的分配給相關的采購人員,以激勵其貢獻,增加其收入。

二、章法製裁

章法製裁就是按照企業規章和國家法律對采購舞弊行為進行嚴懲,通過提高舞弊的成本,讓采購舞弊者得不償失。采購舞弊不是單方麵的行為,有行賄者,有受賄者,還有索賄者。不管是行賄、受賄,還是索賄,都不應該姑息,都必須受到章法的製裁。

章法製裁有三個步驟:第一是製定政策,第二是公開信息,第三是從嚴處罰。

製定政策就是要對采購舞弊的行為、舉報、審查、處罰做出明文規定,列出屬於舞弊行為的可能範圍,提供進行舉報的聯係方法,告知舞弊審查的形式內容,明確采購舞弊者將麵臨的處罰。

公開信息就是將反舞弊政策向采購人員和供應商家公開,讓所有參與采購者都知道有哪些法律、規則、規定需要遵守,清楚違法違規將付出什麼代價,以使參與者望而生畏、不敢造次。

從嚴處罰就是要照章辦事、依法處理。企業要依據反舞弊政策,對舞弊者重拳出擊。對企業內部人員,可以采用罰款、停職、調崗、開除、移

交司法機關等方法進行處置;對供應商,可以通過取消供應資格、進行法律訴訟等途徑處理。通過從嚴處理,在讓采購舞弊者身敗名裂、得不償失的同時,也提醒相關人員接受教訓,以免重蹈覆轍。