方法分類,就是要根據稽核對象的不同特點采取相應的對策,比如對采購合同進行事前稽核,對采購價格進行專項稽核,對庫存情況進行抽查稽核,對實施過程進行跟蹤稽核,對重大問題進行特案稽核等。
福建三鋼集團從1997年起為采購監控管理逐漸建立了六大保障體係。第一是組織保障體係,包括四項舉措:供銷分離,設置專業供應公司;加強內控,成立內部監管科室;統一管理,組建集團稽查部門;集中優勢,配備得力專業人員。第二是思想保障體係,有三項活動:以反腐敗為中心的教育活動;以陽光交易為理念的宣傳活動;以反麵典型為教材的警示活動。第三是製度保障體係,重在四個方麵:
規範職責權限的職責製度;監控大額采購的管理製度;保證實施的監督檢查製度;優化隊伍的競爭淘汰製度。第四是合約保障體係,要求三個完善:通過成分界定完善質量條款;通過按質論價完善價格條款;通過責任追究完善賠償條款。第五是質量保障體係,從兩方麵入手:確定原材料、燃料進廠複樣複檢流程;明確生鐵、合金抽檢方法。第六是計量保障體係,采取內外兼管:進廠前根據不同特點製定不同的計量方法;進廠後對必經之地進行全天候監控。
福建三鋼集團這六大保障體係所取得的成效主要體現在兩個方麵:首先是企業得到發展,產量、利潤快速增長,對外形象大幅提升,內部凝聚力明顯增強;其次采購成本得到控製,采購行為不斷規範,陽光交易全麵落實,經濟效益逐年攀升。這些成效可以通過以下數據表明:10年間產量由80萬噸增長到300萬噸,利潤由181萬元上升為34億元,節約的采購成本超過42億元,挽回的直接經濟損失近200萬元,獲得的榮譽稱號包括“全國產品質量和服務質量雙十佳企業”、“全國五一勞動獎狀”、“全國思想政治工作優秀企業”、“全國廠務公開先進企業”、“全國文明單位”、“守合同、重信用企業”、“納稅百強企業”、“企業形象300佳”等。
福建三鋼集團的采購監控管理的六大保障體係,是采購稽核的全方位展現,有重點、有條件、有手段,應該成為采購總監進行稽核管理的經典教材,值得學習、思考和借鑒。
采購稽核的成功,除了要明確重點、創造條件、運用手段外,還要關注一些稽核人員自身的問題,比如是否有充分的準備、是否有清晰的目標、是否操作正確。事實上,許多采購稽核工作沒能達成預期的效果,在很大程度上就是因為準備不充分、目標不清晰、操作不正確等問題所致。
比如,由於對稽核的流程不熟悉,對稽核可能產生的影響估計不足,當問題出現時就有可能束手無策;又比如,對稽核要到達到什麼效果、做到什麼程度、需要在什麼時候完成都沒有底,又怎麼能夠做好稽核工作?再比如,從哪裏入手、用怎樣的順序、采用什麼方法,如果選擇不當,都會對稽核的進程和結果造成影響,有可能事倍功半,也有可能無功而返。
解決這些問題的根本出路在於稽核專業人員的聘用標準和能力培養。
采購總監要想在采購稽核方麵取得成效,必須在稽核人員的聘用和培養上把好關。首先要製定稽核人員的聘用標準,法律意識、專業知識、管理經驗應缺一不可。其次要注重稽核人員的能力培養,熟悉法規、掌握方法、循序操作是基本方向。隻有雙管齊下,才能為稽核管理的成功提供必要的人才保障。