香港懲教署的采購行為，違規傾向十分明顯。這種為了自身的利益而違反法規、回避招標的采購是不可取的，必然會受到相應的製裁。
二、編好招標文件
招標文件是招標活動的依據，關鍵的內容有三個：一是招標的實質內容，二是投標的具體要求，三是評審的基本情況。
１招標的實質內容。招標的實質內容又稱為實質性要求，主要包括技術規格、合同條款、供貨明細、報價清單等。技術規格要清晰，一般采用國際或國內公認的標準，不得標明特定的名稱、商標、專利、設計、原產地、供應商等。合同條款要完整，既包括一般條款也包括特殊條款，全麵限定雙方的權利和義務。供貨明細要包括需要交貨的品名、數量、時間、地點。報價清單要按照國內供貨和國外供貨分別填寫，國內供貨報價的項目包括商品品名、簡介、原產地、數量、出廠單價、出廠價增值部分比例、總價、中標後的應交稅費等。國外供貨報價的項目包括商品品名、簡介、原產地、數量、離岸價單價、離岸港、到岸價單價、到岸港、到岸價總價等。
北京市政工程管理處的一位專家在《設備招標采購技術文件撰寫》的論文中，提供了相關的實務經驗，摘要如下：
１技術參數的確定。既要保持一定的先進性，也要保證一定的可行性，至少要有三家以上的供應商可以達到要求，以確保招標可以實施並避免相關的投訴。
２重要結構的選擇。設備重要結構有較大差異時，要針對相關部分進行多層次描述：第一要提出功能要求，第二要提出性能參數要求，第三要提出維修或壽命要求，第四要提出價格要求。
３備品備件的落實。要求投標商列出清單，包括序號、名稱、標號、數量、運行保障時間、單價、總價等，並明確備品備件價格是否彙入總價，可以要求在總價範圍內進行配置調整等。通過單價和總價的比較，可以確定設備的本身價格、投標誠意、使用成本等。
４相關標注的使用。在技術文件重要條款加注“”，有助於招標商實現采購意圖、排除意向外的產品；在有差異性的參數處加注“△”，可以實現評標價的調整，有利於招標商對產品性價比作出判斷。條款標注的原則是必須具有一票否決的意義，條款標注“△”一般隻用於需要進行比較的部分。濫用標注有時會給招標過程帶來不必要的麻煩。
這位專家的經驗對設備采購技術文件的編製很具指導意義。舉一反三，對於其他產品的采購，在編製招標文件時也需要學習類似的經驗，掌握好編製的技巧，以確保招標工作的順利進行。
２投標的具體要求。投標的具體要求，主要體現在招標公告或招標邀請書、投標須知、投標書規範中。具體包括招標內容、聯係方法、資金來源、投標資格、投標語言、報價口徑、貨幣規定、標書格式、標書內容、獲取招標文件的途徑、投標程序、投標保證金、投標有效期、修改和撤銷投標的規定、投標截止期、開標日期、時間和地點等。
３評審的基本情況。評審的基本情況主要包括評表的內容、標準、方法、程序、定標的原則等，一般都在投標須知中予以說明。編好招標文件需要有三種功底：文字功底、知識功底、審核功底。文字功底的作用是保證所編製的文件能夠簡潔、明確、全麵地表達出招標的要求；知識功底的作用是保證所編製的文件不存在與相關法規抵觸的情況、技術文件的要求與評標方法相匹配、規格描述清晰無誤；審核功底的作用是保證所編製的文件具有完整性、準確性和合理性，沒有遺漏，不會產生歧義，標準方法明確，進程安排合理。當內部招標執行團隊缺乏相應的功底時，采購總監應該尋求外部的專業支持，以確保招標文件能夠發揮預期的作用。