2行業標準。行業標準是一種橫向比較標準。以相同行業的現實狀況為標杆,通常的衡量方法包括與行業先進水平相比較,與行業平均水平向相比較、與行業類似企業相比較等。
美國一家研究機構根據全美14家最大的食品公司(平均年銷售額為36億美元)提供的數據,給出了衡量食品行業采購績效的37項參照標準,摘要如下:
采購總額占銷售額的28%;
采購經費占銷售額的011%;
采購人員平均采購額為1820萬美元;
平均批量采購額為114萬美元;
采購員人均負責的供應商為36個;
每個供應商平均接受的采購額為482萬美元;
占采購資金90%的供應商占總數的32%;
獲得認證的供應商數量增加15%;
平均庫存周轉率原料為12%;
包裝材料為21%;
近八成的公司設立的平均采購費用節約率目標為4%;
采購部門的應付賬款率為738%;
專職采購人員有本科學曆的占81%、研究生學曆的占17%,注冊采購經理占15%;
專職采購人員平均每年接受培訓的時間為28小時。
有了行業標準,企業就可以明確前進的方向和目標。但選用行業標準必須以企業的實際情況為依據,不能盲目照搬,也不能好高騖遠。在明確標準前,應該進行相關的可行性分析,比如是否有實現的可能、選定的指標對企業是否重要、學習標杆對企業的業務發展是否有利等,以確保擬采用的標準對企業提升采購績效的必要性和有效性。
3預算標準。預算標準是一種期望比較標準。以企業的預算為標杆,當企業的情況比較特殊,用縱向和橫向比較標準都不太適用時,比如缺乏企業曆史資料或業務變化較大,又如已經位列於行業前茅或與其他企業差距過大,可以采用預算標準與企業的預算進行比較。
采購總監在確定考核標準時,應該考慮三個因素:一是可能性,有望實現目標;二是挑戰性,達標須經努力;三是嚴肅性,不得隨意變更。
(第二節) 績效評估的要素
采購績效的評估涉及評估體係、評估主體、評估方法、評估工具等要素,分別解決以何為導向、由誰來評估、有什麼途徑、用哪些手段的問題。采購總監應該明確評估體係,落實評估主體,掌握評估方法,用好評估工具。
一、明確三類不同體係
采購績效的評估體係,可以概括為三大類,一是資源導向型,二是需求導向型,三是效果導向型。
1資源導向型。主要關注采購產品的特殊性和專業性,以供應的精準為前提,要求采購的產品在規格、性能、質量上滿足生產或銷售的要求。
2需求導向型。主要關注的是需求的滿足程度,包括供應的數量和時間、產品的質量、技術的支持、專業的服務等。
3效果導向型。主要關注的是采購的效果,包括效益和效率兩個方麵,表現為三種形式:效益導向式、效率導向式、綜合導向式。
不同的評估體係,決定了評估的角度和方向。采購總監應該根據企業采購戰略的重點,選擇相應的評估體係。當然,在實際工作中不少企業都存在評估體係不健全的問題,表現為缺乏具體的考核方向和沒有明確的考核指標。這種不健全的評估體係,會給企業的采購工作帶來很大的危害,嚴重影響企業采購績效的提升。
二、了解五大相關主體
采購績效的評估主要有五大主體:采購主管、財會部門、需求單位、供應商、專業人員。這五大主體在評估績效的重點、角度和目的方麵,都有著明顯的差異。
1采購主管。采購主管對采購人員的業務能力、工作態度、采購效果都比較了解,評估的重點是采購的結果,評估的角度相對全麵,評估的目的是為了提升企業整體的采購績效。