淺談財政結算中心電算化會計檔案管理
經濟研究
作者：王餘鋒
【摘要】作為一個重要的財政管理機構，財政結算中心承擔著艱巨的責任，能夠保障國家財政會計製度的有效落實，可以統籌對各個單位的會計管理工作進行管理和協調。會計檔案管理是財政結算中心的日常管理工作內容之一，隨著會計製度和辦公環境的不斷變化，其逐漸向著電算化的方向發展，有效提高了檔案管理工作質量。本研究正是基於這種趨勢，對電算化會計檔案管理工作進行了概述，總計了管理中存在的問題，製定了針對性的應對措施，以期改善財政結算中心的電算化會計檔案管理效率，促進財政結算中心的發展。
【關鍵詞】財政結算中心 會計電算化 檔案管理 研究
財政結算中心在開展會計工作的過程中，需要對大量、複雜的會計檔案進行管理，傳統的管理模式已經無法滿足工作的需求。電算化會計檔案管理方式的應用有效的解決了這一問題，能夠對會計檔案進行統一、集中式的操作和處理，增強了會計信息的全麵性和可靠性，但不可避免的也存在一些管理問題，阻礙了財政結算中心會計檔案管理工作的整體質量。
一、電算化會計檔案管理工作概述
電算化會計檔案管理工作是一項係統性的任務，涉及到多方麵的因素，從內容上來看，可以將這項工作劃分為三大部分，即機製會計檔案、機讀會計檔案和計算機係統檔案。在實施管理工作的過程中需要將一些紙質的會計檔案進行輸出、打印、存儲及移交多種類型的檔案，並利用計算機來讀取形式各不相同的會計數據，在會計電算化係統中還包括記錄各項事務和信息的計算機係統檔案。
同傳統的會計檔案管理方式完全不同，電算化會計檔案管理工作具有其自身的形式和特點，主要體現在以下幾個方麵：廣泛的內涵。在電算化會計檔案管理的過程中，應對係統軟件、電子或紙質的會計檔案共同進行管理，要支持紙質打印、電子軟件程序兩種形式；集中式管理。財政結算中心管理工作的範圍相對較廣，涵蓋地區內的多個機構和單位，賬套可達數十套，要統籌管理所有的會計檔案，工作任務繁重；具有較高的管理要求。光盤、報表、硬盤及憑證等都屬於會計檔案的存儲管理形式，其中以磁性介質為載體的會計檔案數據很容易出現篡改的現象，影響了會計數據的準確程度，同時還縮短了電子會計檔案的利用時間。這就對這些會計檔案的保存條件提出了較高的要求，應借助多樣化的會計手段和計算機維護管理理論，確保會計檔案管理係統的可靠性和穩定性；依托獨特的載體。隻有在軟件係統及計算機硬件的支持下，才能夠利用電子形式的會計檔案，保存條件、保存信息和載體質量都會影響到會計檔案的存儲效果。
二、財政結算中心電算化會計檔案管理的問題分析
（一）專業技術人才的配備不足
電算化會計檔案管理係統的應用，使得財政結算中心的工作人員不能隻是擁有良好的會計檔案管理能力，同時還應熟練的應用多種計算機操作和維護管理方法。但就當前財政結算中心的現狀進行分析，員工的專業技術能力普遍不高，沒有形成正確的數據檢驗、備份觀念，綜合素質達不到崗位的需求，很容易出現會計檔案的丟失、錯誤等狀況，影響了檔案利用率，成為降低整體管理效率的一個重要因素。
（二）尚未意識到電算化會計檔案管理的重要性
受傳統會計檔案管理理念的影響，工作人員對會計電算化的應用缺乏了解，沒有進行認真的分析和研究，仍然以紙質的會計檔案管理工作為主，隻是利用電算化會計檔案管理係統進行相應的輸出、打印操作，完全沒有發揮該係統的真實效用。再加上財政結算中心處於不斷發展的過程中，意識不到存儲、搜集和利用這些電子化會計檔案的意義，從而使係統中的檔案數據隻停留在備份資料的使用層次。
（三）管理工作人員的責任劃分模糊
在會計檔案管理模式轉變後，財政結算中心員工的工作內容也發生了很大的變化，負責的事務範圍更廣，而不再是針對紙質檔案進行整理。但在內部管理責任劃分方麵，卻沒有及時進行轉變，缺少標準的製度進行責任的追查，很容易致使員工出現鬆懈的狀況，執行力較差，使會計檔案管理工作落實不到實處。
（四）缺乏健全的電算化會計檔案管理體製
在開展電算化會計檔案管理工作時，參考的關鍵依據就是相關製度，雖然我國當前財政結算中心已經日趨完善，然而實施電算化會計檔案管理的時間並不長，經驗明顯不足，也沒有針對原有的管理體製進行補充。缺乏合理管理體製的引導，工作人員的會計檔案管理操作不規範，無法完成電算化會計檔案的進一步完善操作，影響了檔案數據的完整性，歸檔工作質量較低，不利於後期的使用。
三、強化財政結算中心電算化會計檔案管理的對策
（一）強化工作人員的教育和培訓力度