正文 第3章 要學會管理你的時間(3)(2 / 3)

選擇放置物品的地點應該合理而明確,不要選擇一些難記憶或難以取到的地方。

2.不要藏東西

你也許將東西藏得太高明,以至於自己都忘記藏在哪裏了。有很多人大半輩子都在為了預防從未出現過的小偷而藏貴重物品,但是找不到的東西實際上就如失竊的東西一樣,等於是丟了。

3.借助記性好的朋友

告訴朋友你的檔案、文書夾、書籍等東西放在哪裏,但是不要選擇一個記性不好的人。記性不佳者與粗心大意者在一起,兩個人都會為找東西而發瘋。

4.在貴重物品上寫上姓名、住址

在你的貴重物品上標出你的真實姓名、住址、電話號碼。一旦物品丟失,假如有人歸還了你的遺失物,不要吝嗇,要誠心誠意地酬謝他。

對於重要的文件,可以放在寫好地址的大信封裏,那麼找回文件的機會就會比較大。

5.細心標示檔案與文件夾

用代號標示的文件夾和檔案夾很容易遺失或混淆,尤其是當這些檔案和文件放入電腦的檔案或文件堆中。一定要將檔案和文件標示清楚,如標示文件和檔案的全名稱和內容簡介。

6.多多益善

可能的話,所有的文件都準備兩份,即製作兩份相同的檔案,存放在不同的地方,以防丟失或意外。

比如你可以製作兩份相同的約會記錄簿,一本在電腦裏,一本隨身攜帶。

7.三思而後行

如果你必須十萬火急地離開一個地方,可以訓練自己在離開前,先想一想有無遺忘的東西。

在各大機場都有裝滿了失物的房間,這些物品有的很昂貴,有的很重要,都是一些沒有三思而後行的粗心大意者所遺失的。

8.利用筆記和提示物

當你在大型停車場停車時,記下所在位置的行列以及樓層,然後將筆記隨身帶著。很多時候,筆記本或一些提示物可以喚起記憶。

粗心大意的人,千萬不要相信自己的記憶能力,能做筆記的盡量做筆記,或者用錄音機錄下來,時刻提醒自己,以免遺忘重要的事情。

如何運籌辦大事和辦要事

辦大事和辦要事的時間安排原則可以概括為:集中整塊時間辦大事,利用黃金時間辦要事。

1.集中整塊時間辦大事

很多人的時間很容易被切成小碎塊,以應付若幹件事,計劃已久的要做較大事情,多次拿在手上又放下了。要知道,如果把時間分割開來零星使用,時間的利用效率就會大大降低,甚至等於沒有時間。要想做一件較大的事,必須有一定的、哪怕是最低限度的整塊時間。

比如,一位管理者近來了解了不少市場情況,想把它寫成較為係統的市場調查報告,如果集中時間來寫,最多一天就完成了。但是總沒有一整天的時間供他使用,他隻好見縫插針,第一天抓住半個小時,第二天又抓了15分鍾,第三天擠出了20分鍾,每次拿起筆來都像剛開頭一樣,這樣斷斷續續,半個月之後才完成了初稿。把所用的時間加起來,足有三個工作日的時間,報告稿的質量也不盡人意,有許多拚接的痕跡。寫文件如此,研究確定本單位的大政方針、人事安排或處理一個棘手的問題,更需要有整塊時間才能完成。

2.利用黃金時間辦要事

所謂黃金時間,就是比較清靜、少有幹擾和腦子比較好使的一段時間。每個人的工作性質和工作環境不同,每天比較清醒的那段時間在什麼時候、有多長,也就各不相同。

例如,負責生產調度的管理人員,每天剛上班的時候可能是最忙的一段時間,中間一段時間可能稍清靜些。而高級管理人員,剛上班的頭個把小時可能較少有幹擾。

至於最佳用腦時間,每個人也不相同,由各自的生物鍾決定。據國外一些生理學家研究發現,人體內存在著100多種生物鍾。大腦的活動也受生物鍾的影響和製約。英國學者經過測試發現,上午8時大腦具有嚴謹、周密的思維能力,下午2時邏輯思維能力最強,晚上8時記憶力最強。當處在最佳用腦時間時,腦細胞處於高度興奮狀態,此時,大腦接受信息、整理信息、加工信息、儲存信息和輸出信息的效率比其他時間高。有的人早上腦子好使,稱為“百靈鳥型”;有的人在晚上和夜裏腦子好使,稱為“貓頭鷹型”。不過,生物鍾是可以通過鍛煉、刺激進行調整的。