近年來，電子文檔呈幾何倍數增長，各種信息資源數量劇增。由於檔案信息化建設步伐滯後，加之電子文檔存在內容的易修改性、對外部環境和硬件條件的高度依賴性等自身局限，以及對電子文檔管理缺乏規範性，主要是沒有明確的歸檔方式、歸檔範圍、歸檔製度和歸檔時間等，致使當前電子文檔管理麵臨的問題日益突出。其管理比較混亂，給電子文檔的保存和查找帶來一定困難，也增加了電子文檔規範化管理的緊迫性和複雜性。妥善解決電子文檔保存的真實性問題、電子文檔管理的規範性問題、電子文檔管理的安全性問題和電子文檔利用的開放性問題是電子文檔管理的當務之急。
三、電子文檔的保護方法
電子文檔具有迥異於傳統文件的種種特點，傳統的文件管理模式並不適合電子文檔，如果還是采用傳統文件管理的體製、標準和人員配備去管理電子文檔，則無異於削足適履。
歸檔的電子文件是采用脫機的方式保存的，在實際應用中很多電子文件的保存方式還是使用軟磁盤進行。和磁盤相比較，光盤是一種新型保存載體，它的抗幹擾能力很好，而且結構相對穩定，可以保證電子文檔長期的安全保存。所以，建議企業的檔案部門將歸檔的電子文件使用光盤刻錄以將電子文件存儲到光盤上。但就現在的實際情況看，光盤刻錄還不能完全普及，這樣就要把軟磁盤和光盤的保護看成是目前電子文件載體保護的重點，從而采取一些保護措施。
1.軟磁盤的保護。第一，確定一致的軟磁盤規格，一般保存都使用3.5寸高密盤；第二，保證軟磁盤質量。軟磁盤質量優劣對磁盤內保存信息的時間長短有直接影響，軟磁盤質量好，保證保管環境，能夠保證存儲信息保存十年左右。軟磁盤質量不好，一般一年不到就不能讀出數據了。現在市場上有很多質量低劣的軟磁盤，所以在采購的時候一定要確定軟磁盤的質量；第三，要控製保管條件。軟磁盤的存放條件要求很高，要沒有強烈的幹擾磁場，沒有震動，沒有灰塵和複試氣體，另外要保證在濕度和溫度適中的環境下保存；第四，提高對病毒的防範意識。提升各個部門對電腦病毒的防範意識，定時檢測，保證計算機內部的電子文件的存儲磁盤不攜帶病毒，平時將磁盤設置在保護狀態；第五，加強加密盤的管理。一些電子文件在存盤的時候進行加密或者是文件名稱隱含設置，這樣一旦遺忘密碼或者名稱就不易打開文件。所以需要先把這類文件解密，顯現文件名之後再歸檔處理；第六，如果條件允許，則最好將存儲電子文件的軟磁盤轉換成光盤，以便長時間保存。
2.光盤的保護。第一，使用和排放保持規範。光盤盡量在盒中直立排放，不要一起堆疊，避免其卷翹，在使用的時候要盡量避免摩擦出現劃痕；第二，保持適當的濕度和溫度。高溫情況下，光盤容易氧化，出現變形或老化現象，濕度過高光盤片基黴變，所以要采取適宜的濕度和溫度保存光盤；第三，盡量避光。光盤外部的塑料材質對紫外線特別敏感，過度直射的陽光會使光盤老化。所以，要加強光盤的避光存放。光盤和磁盤想要延長其電子文件的保存時間，最好辦法就是定期複製，磁盤兩年一複製，光盤五年一轉儲，並且編製同樣的載體編號繼續保存。
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