電子文檔保護的問題與對策
高教高職研究
作者：李麗麗
摘 要： 本文以電子文檔的管理為研究對象，在分析電子文檔特點的基礎上，從電子文檔安全管理的認識層麵探討電子文檔的安全管理措施。
關鍵詞： 電子文檔 安全管理 保護與修複
計算機和互聯網是信息社會的主要標誌，也是促成當代社會巨大變化的主要推動力。隨著計算機網絡技術的飛速發展，辦公無紙化已經成為各個部門辦公現代化的主要特征，並且在不斷發展和普及。麵對信息化快速推進和安全環境日趨嚴峻的新形勢，如何在確保工作快速、順暢運作的情況下，提高對電子文檔的保護能力，仍是一個亟待解決和完善的問題。本文以電子文檔的管理為研究對象，在分析電子文檔的特點的基礎上，從電子文檔安全管理的認識層麵探討電子文檔的安全管理措施。
一、電子文檔的特點
電子文檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。依賴計算機係統存取並可在通信網絡上傳輸。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表和電子圖紙等。電子文檔區別於印刷品文檔主要有以下四個特點：容易修改、容易刪除、容易複製、容易損壞。
1.容易修改。這是電子文檔區別於傳統的印刷文檔的一個重要區別，印刷文檔和手寫文檔都有一個共同的不足就是一旦印刷好或者寫好就難於修改，這個特點在某些時候是優的，比如人們經常說的“白紙黑字”就非常能夠體現這個特點；但是它的優點也正好是它的缺點，人們在處理很多文字和圖形圖像信息的時候，經常需要對處理的內容進行修改，以滿足不同需要，這個時候電子文檔就表現出了它的優點。正是由於電子文檔容易修改的特點，如果不能很好地保護，就可能受到非法修改，不管這種修改是有意還是無意的，都會給文檔所有者帶來一定程度的損失。
2.容易刪除。對傳統的文檔進行刪除基本上是不大現實的，隻可能對信息的載體印刷品進行毀壞，由於印刷品一般都通過檔案室和文件櫃等工具進行保護，相對來說不容易被一般的人接觸，所以也就不容易被破壞，有較好的安全性。但是對於電子文檔，其刪除非常方便，隻需要修改文件的操作權限（這個權限往往可以通過合法的和不合法的手段來獲得），然後點擊鼠標或者通過鍵盤刪除文件都非常容易，一般情況下，事後也沒有任何證據可以說明文件丟失的時間和原因。正是這樣的特點，如果被別人利用了這個特點，進行惡意破壞，則可能會給電子文檔的所有者造成無可挽回的損失。
3.容易複製。傳統方式的文檔進行複製往往需要一些輔助材料和機器，如複印紙、複印機等相關材料。容易複製是電子文檔的一個優點，同時是一個缺點，優點是通過複製，人們可以非常方便地進行信息共享。但是，當文件是個人隱私或者商業秘密的時候往往不希望別人看到，這個時候如果被別人複製了，造成個人隱私暴露或者商業泄密，則是文檔所有者所不願意看到的，這裏需要解決的就是對文件的保密工作。
4.容易損壞。文件損壞的方式主要有硬件損壞、人為破壞（有意或者無意）、病毒破壞及人力無法抗拒的因素（火災，地震等），就文件損壞原因的調查中，人為破壞占80%，其餘的20%文件損壞是因為其他各種因素，對於人為破壞，我們必須采取積極措施加以防範，不然很可能會因此而造成巨大損失；對人為破壞以外的情況，一個比較有效的措施就是做好備份。
二、電子文檔管理的現狀
電子文檔形式多樣、容量大、體積小，不僅有便於信息共享和易於複製的優點，而且可以通過計算機網絡進行遠距離傳輸。與紙質文件相比，電子文檔有許多新特點，主要包括信息的非人工識讀性、對計算機係統的依賴性、信息與特定載體的可分離性、信息存儲的高密度性、信息的易變性、多種信息媒體的集成性及信息的可操作性，等等。