說：“你好！我是某某公司的某某某。請問某先生在嗎？”如果是秘書接的，等本人來接時，還需再報一次姓名和單位。為使對方能聽清楚，說話節奏應比交談時稍慢些。
即使是經常通話的人，也不可省去自報姓名這一道手續。不應想當然地認為對方能聽出自己的聲音，以致對方在接電話時還得分神猜想是誰打來的電話。
報名字時也不可隻說“我是約翰”，因為天下同名的人甚多，人家也許弄不清你到底是張約翰，還是李約翰。所以即便自己的名字相當古怪，也應報出全名。這實際上是一種自我推銷的方式，可以使對方加深對你的印象。
13.如果想留言請對方回電，切記要留下自己的電話號碼，這是最基本的禮儀。
即使對方是熟人，雙方經常通話，這樣做，也至少能使對方不必分神再去查電話號碼簿。同時別忘了告訴對方回電話的最佳時間。在你有可能外出時，記住這一點尤為重要。如果對方是在外地，則最好說明自己將於何時再掛電話，請其等候，切不可讓對方花錢打長途來找你。
14.要問對方此時打去電話對方是否方便
突然打電話，成為“不速之客”，也是不文明的做法。要弄清是否有必要在電話中討論這些問題。有些問題麵對麵地交談更為合適。
對必須在電話中討論的問題，還應考慮何時去電話於對方更方便。有的公司希望一上班就接這樣的電話，以便能有一整天的時間可做其他事情，而有的則寧願在一天工作即將結束的時候再來這樣的電話。如果想定期和對方進行這種討論，應征詢對方定在哪一天、哪一個鍾點更為方便。這樣做，既是為了使對方定下心來與你從容討論，同時也是個風度問題。在別人正忙時去電話打擾是不禮貌的行為。
在電話中要說明打電話的目的以及需要多長時間，應實事求是，即不可多報，也不能少說。明明需占用一刻鍾，切不可隻說：“可以占用你幾分鍾時間嗎？”應該說：“湯姆，我想和你談談分配方案的事宜，大概需要一刻鍾。現在就談，你方不方便？”
有時你可能隻是為了和對方約定一個對雙方都方便的時間再去電話，但如果對方說“現在不行”，則不宜再推遲。
如果不得不在對方不方便的時候去打攪，應當先表示歉意並說明原因。
15.要讓對方知道通話時是否另有人在聽，或一會兒有人要來。
如擬用揚聲電話，尤其需要事先說明。可以這樣說：“王明，現在李強也在，他可以隨時回答有關生產方麵的問題。”
16.妥善組織通話內容
最好事先把有關資料（如報告文本）寄去或電傳過去，使對方能有所準備。通話時，雙方可對照資料交談，以便節省時間。采購人員可事先發去“意向函”，扼要說明基本建議，讓對方加以考慮，甚至標明有疑問的地方，以供討論時參考。
通話時，要把本方意見分為若幹個部分，每部分之間稍作停頓，使對方能及時做出反應。不要長篇大論，否則，到頭來卻發現原來對方已經另有想法，白費工夫。
通話前應寫出發言要點，不可臨時現想，致使說話缺乏邏輯性。開始時應扼要說明通話目的和存在的問題，提出可供選擇的方案，指出雙方的分歧所在，最後稍加歸納，解決問題。
通話前要把所有資料都準備好，不要臨時東翻西找亂抓一氣。對提綱上所列要點應講完一條勾掉一條，以避免分心或遺漏。
17.心聽
在電話中交談時，常有聽不清的時候，所以應特別注意集中注意力。有人打電話常愛東張西望，動動桌上的東西，心不在焉。這種習慣很不好，容易影響通話的效果，最好邊談邊做筆記。
18.思想不可開小差
這樣才能提高通話效率，同時也是尊重對方的表現。切不可邊打電話邊和身邊的人交談，這是很不禮貌的。萬不得已不得不暫時中斷通話時，應向對方說：“對不起，請稍等一會兒。”
通話時如有人無意中闖入，此人應自覺退出。否則，你可向話筒說聲“對不起”後，有力而堅決的請那人退出，可以說：“等我打完這個電話後再和你談。”
如果辦公室有來客時電話鈴響了，可以暫時不接，除非你一直在等這個電話。如屬於這種情況，則應向來客說明情況。
19.注意自己的語言
措辭和語法都要切合身份，不可太隨便，也不可太生硬。
稱呼對方時要加頭銜。如：“博士”、“經理”等。有的婦女喜歡被稱為“小姐”，就不要用“夫人”來稱呼。切不可用“親愛的”、“寶貝”之類輕浮的言語。無論男女，都不可直呼其名。即使對方要求如此稱呼，也不可用的過分。
說“你”字開頭的話時應慎重。像“你忘了”、“你必須”、“你忽略了”之類的話，即使語調再平和，在電話中聽去也使人有被質問的感覺。提意見時不妨用發問的形式，比如：“您能不能在星期四把那份材料送來？”或“那份報表您搞完了嗎？”等。或者用“我”字開頭，說：“我星期四需要那份報告。”