作為打電話者應盡量為接話一方著想，這樣既表現出一個人的風度，同時也是理所應當的事。在你所有的電話中，更多的可能是商業電話。這就要求你必須具備一定的商業基本常識和禮節，但有時你也會遇到一些令人不大愉快的緊急電話。以下幾點是你打電話時應該考慮的幾個方麵：
1.理清自己的思路
當你拿起電話聽筒之前，應先考慮一下自己想要說些什麼？不要在毫無準備的情況下，給他人打電話，可以在自己的腦海中設想一下要談的話題或草草寫下想說的事情。
2.養成隨時記錄的習慣
在你的辦公桌上，應時刻放有電話記錄用的紙和鉛筆。一手拿話筒，一手拿筆，以便能隨時記錄。
3.立即表明自己的身份
當你拿起電話時，首先道出自己的身份以及自己所屬的組織的名稱。然後以“您好！你最近怎樣？”或者“一切都還順利嗎？”或類似的問候作為你們談話的開場白。稱呼對方的名字，以便讓對方了解到你知道其名字，縮小你們的距離感。
4.確定對方是否具有合適的通話時間
當你給他人打電話時，他們也許正忙於自己的某一事情。你應當表明自己尊重他們的時間，並給他們足夠的時間作適當的調整。你可以在開始講話時向對方問一下：
“您現在接電話方便嗎？”、“您現在忙嗎？”、“您現在有時間同我談話嗎？”、“這個時候給您打電話合適嗎？”、“您能抽出點兒時間聽聽我的話嗎？”等等。
5.表明自己打電話的目的
當你接通電話時，立即向對方講明自己打電話的目的，然後迅速轉入所談事情的正題。職業專家們認為，商場上的機智就在於你能否在三十秒內引起他人的注意。最有效率的領導幾乎從來不花費一分鍾以上的時間因為任何事情進行討論。
6.給對方足夠的時間做出反應
即便你想迅速解決某一緊急的事務，也應該給對方足夠的時間，讓他們對你的要求做出反應。如果你拿起電話說個不停，那會使對方誤以為你正在朗讀材料呢。
7.避免與旁人交談
當你打電話時，如果你中途與身邊的其他人說話，這是極不禮貌、也不合適的行為。如果你萬一這時有一件更加重要的事情需要處理，你應該向對方道歉，並講明理由，然後以最短的時間處理完這些事情，不要讓他人久等。如果你考慮到對方等候的時間可能會長，你可以向對方道歉，然後過一會再打過去。但在你打電話時，最好要避免這種情況的發生。
8.設想對方要問的問題
當你在電話中與他人進行商務談話時，對方肯定會問你一些問題，所以你應該事先準備好如何做出回答。一位公司的總經理助理給城外的分公司的一位專家打去電話，請他參加總公司的會議，那個專家聽後立即說道：“為什麼我要跑這麼遠去參加這個會議呢？”在這種情況下，一個拙劣的回答可能是：“我想您最好來這兒。”但如果你事先預想到了這樣的回答，並且能十分機智地給予反饋，你就可以回答說：“您是這方麵的專家，而且我們討論的問題恰巧在您的研究範圍之內，因此如果您能光臨，會對我們有很大幫助。”聽了這些話，那個分公司的專家當時就改變了態度“好的，我會準時參加的。”
9.道歉應該簡潔
有時，你不在的時候會有人給你打電話，並且要求他人記下電話轉告你。當你回這些電話的時候，不要在一些繁文縟節上浪費時間。例如：“我盡早給您回電話，”或“我昨天想給您回電話”或“接到您的信我就立即給您回電話，但是您一整天都不在。”所有這些隻是過去的事情，隻能耽誤你目前生意的時間，過多的解釋也是毫無意義的。
10.不要占用對方過多時間
當你主動給別人打電話時，盡可能避免占用對方時間過長。如果你要求對方查一些資料或說出某個問題的答案，就可能占用電話時間過長。因為在大多數情況下，對方不一定馬上就能替你找到資料，或者立即給你做出一個肯定的答案，你必須給予對方一定的時間。如果你給他人打電話時間過長，對方可能十分反感。因為也許他正等著處理某一事情，他內心期望你立即放下電話。因此，當你考慮到對方可能過一段時間才能給你答複時，你可以先掛上電話，要求對方回電告知你，或者你過一會兒再打過去，這樣就不會過長時間地占用他人的電話線，以影響他人的正常業務。
11.撥錯了號要道歉，決不可掛上了之，因為這樣是很不禮貌的如今有了撥號追蹤技術，對方很可能借助該技術找上門來，興師問罪，這樣會給你個人和所在的公司帶來不良的影響。道歉的態度要誠懇，話不必多，隻說“我可能撥錯號了”就行。切記不可盤問對方為什麼不是自己要找的人。放下話筒前，最好問一下對方的號碼，看是不是與自己所撥的號碼相同，以免再次撥錯。同時，別忘了要道聲“再見。”
12.要報出本人的姓名和單位名稱