4.避免將電話轉給他人
自己接的電話盡量自己處理，隻有在萬不得已的情況下才能轉給他人。這時，應該向對方解釋一下原因，並請求對方原諒。例如，可以說：“布朗先生會處理好這件事的，請他和您通話好嗎？”在你做出這種決定之前，應當確定地方願意你將電話轉給他人。例如，你可以說：“對於這件事，我們很快會派人跟您聯係的。”
5.避免電話中止時間過長
如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料，應當動作迅速。你還可以有禮貌地向對方說：“您是稍候片刻，還是過一會兒我再給您打過去？”
讓對方等候時，你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵，就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時間超過你所預料的時間，你可以每隔一會兒拿起電話向對方說明你的進展。如，你可以說：“約翰先生，我已經快替您找完了，請您再稍候片刻。”當你查找完畢，重新拿起電話時，可以說：“對不起，讓您久等了”，以引起對方的注意。
對於接電話的人來講，當需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻，這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話，你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然後拿起另一部電話說：“你能否稍等？我正在接聽一個電話。”如果打來電話的人隻是有一些小事，便可以當即回絕，然後迅即轉向第一個電話，而這個人也會意識到你很忙而加快你們的討論。
二、在辦公室裏如果接到的是找別人的電話，那麼需要注意以下幾點：
1.若熟人找領導，並且領導在的話，就立即轉告，讓領導接電話。當需要把電話轉給領導時，在傳達電話前，要清楚表達“××公司××先生打來的電話”，同時，要把從對方得到的消息，簡潔、迅速地傳給領導，以免對方再重複一次，同時讓你的領導有個思想準備。
2.若是領導不願接的電話，對於需要搪塞的場合，則應靈活應付，恰當地把握講話的分寸，按領導意圖妥善處理；有時需要機智巧妙，避免給領導接通他所不想接的電話，秘書有責任使領導避開浪費時間的、不必要的電話，有責任辨別領導樂於和哪些人通電話，並應通曉如何巧妙地對待他人。如說：“對不起，先生。××領導剛離開辦公室。”或：“我不知道何時能找到他。”
3.若領導正忙或已出差無法接電話時，可讓對方留話，表示會主動聯係。
4.若對方要求找其他人通話時，應馬上幫助傳達。
5.若對方要找的除領導外的其他人不在時，應溫和地轉告對方，並可主動提出是否需要幫助，是否可找別人講話以及對方的電話號碼等，以便再與其聯絡，絕不要簡單答“他不在”，這樣會顯得魯莽而無禮。要是對方有留言，必須確實記住留言內容：
（1）何時何人來的電話？
（2）有何要事？
（3）是否需要回電話。
（4）回電話的對象是誰，如何稱呼？
（5）是否再打過來？
（6）對方電話號碼等等。記完後要複述一遍，並告其請放心，一定轉告，然後把留言條放到留言對象的桌上，以便他回來的時能看到。
三、應付出乎意料的電話的一些技巧：
有時我們還有可能接到一些出乎意料的電話，如一位怒氣衝衝的同事或者不知所雲的人打來的電話，這些情況要求我們采取最佳的處理方案。下麵所提及的便是應付這類電話的技巧。
（一）當你難以及時回答對方時
無論你接電話前精力如何集中，總有些時候，當你拿起電話時，即發現總有這樣或那樣的原因讓你需要更長一點的時間向對方做出有效的答複。在這種情況下，你可以使用下列權宜之詞，以幫助自己贏得時間，你可以用以下的幾種說法：
1.“對不起，另一部電話響了，請您稍等，我馬上就回來。”
2.“對不起，有人正等著和我通話，等一會兒我再給你打過去好嗎？”
3.“對不起，碰巧這時有人來找我，我一會兒給您打過去好嗎？”
4.“您能給我點兒時間去查查資料嗎？”
5.“我認為這件事很重要，讓我仔細考慮一下再答複你。”
6.“對於這件事我有許多想法，我能過一會兒再打電話跟您討論嗎？”
7.“很抱歉現在我很忙，我知道這件事對您非常重要。明天下午四點您有空嗎？那時我再跟您詳談好嗎？”
8.“這個消息我並不知道，我能落實一下，明天再給您打電話嗎？”
9.“很榮幸能為您服務，我能在星期五約個時間，再打電話給您談這件事嗎？”
但必須注意：你不能總是重複使用這些說法，因為大多數人明白這些托詞的用意。當然，當你讓他人等到最後時，你應首先表示感謝。但有些時候，你不一定非要如此，而可以換一種方式。如，你可以說：“真不巧，我不得不辦完這些事。”你甚至還可以更加坦率——“我知道這是一件非常重要的事，但我的確不能立即做出答複。”在有些情況下，如果你的答複過於迅速，不會讓對方誤認為你並沒有經過慎重考慮。你寧可多花十五分鍾、一天或者更長的時間去嚴肅、仔細的思考，然後在打電話向對方做出答複。
（二）當你接到一些令人困惑的電話時