國土資源文書檔案整理歸檔流程與方法
檔案工作
國家對文件資料整理規則、歸檔範圍和保管期限有著明確規定，但各行業和單位在文書檔案的整理歸檔流程、具體要求等方麵仍有較大差異。筆者根據國土資源檔案特點，結合工作實際，梳理了文書檔案整理歸檔流程與方法。
一、立卷規則
1. 采用集中與分散相結合的組織形式進行文件整理及歸檔。即一般行政、綜合性的公文集中在檔案部門統一整理歸檔、保管及利用，特殊部門如紀檢、人事、審計、會計等形成的文件資料，可在檔案部門的統一指導下，自行整理或保管。
2.
根據國家檔案局2000年12月發布的《歸檔文件整理規則》（DA/ T22-2000）要求，取消案卷級整理，以“件”為單位，采取“年度-保管期限”的方法進行分類，實行文件級整理及歸檔。
3. 縣（市）區檔案部門可采取“年度-機構（問題）-保管期限”或“保管期限-年度-機構（問題）”等
方法進行立卷和保管，但必須包含年度和保管期限，且同一全宗應保持立卷規則的統一和穩定。
4. 紙質文件材料可“隨辦隨歸”， 無需等到年終收齊後再整理，實行文檔一體化整理。電子檔案實時歸檔。
二、工作流程
見右側圖表。
三、接收
文書檔案移交和接收主要分以下2種類型：一是定期接收。一般在本年度3 月以前接收本單位移交的上一年度檔案。二是即時接收。根據本單位實際情況即時接收，但所接收資料必須為已辦理完畢的文件。
處理意見簽、發文無發文稿紙等。二是文件未辦理完畢的。指對公文的處理程序，如簽收、轉發等，而非公文所述事項的辦理。三是《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》中規定的不歸檔文件。符合上列情形的，退回文件移交單位。清退時，製作清退清單，並履行移交手續。
（二）密級鑒定。文書檔案的密級根據文件登記的密級確定。未登記密級的，為非國家秘密級文件。該類文件，其密級按可公開程度分別定為公開、工作秘密等。經鑒定屬國家秘密的文件資料交由持保密工作上崗證的人員整理和歸檔。除保管外，其處理方法與非密文件基本相同。
（三）年度鑒定。鑒定年度時，以待歸檔文件的形成時間，即文件簽發日期（落款日期）判定所屬年度。具體方法如下所述：一是跨年度形成的文件，
如召開會議、處理案卷等，分類時歸入辦結年度。二是幾份文件作為一件時，“件”的日期應以裝訂時排在前麵的文件日期為準。三是文件沒有標注日期的，需要分析文件內容或各種標識，通過對照等手段來推斷和考證文件日期或近似日期，並據此合理劃分年度。四是有專門年度分類方法的，從其規定。如按年度分類的專項整治、檢查、督查工作等情況，即使不同材料跨年度，也可將其統一歸到所需年度。
（四）分類鑒定。即鑒定檔案所屬類別。鑒定時，按照本單位製定的《檔案分類方案》執行。鑒定時應將文件資料歸到分類方案的最低一級類目內。
（五）保管期限鑒定。即保存價值大小的鑒定，是文書檔案整理、歸檔最為重要的環節。按照國家檔案局《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》或經檔案局審批通過的本單位定的文書檔案保管期限執行。
五、整理方法
新的整理方法與傳統方法比較，應注意以下區別：一是取消案卷級整理，實行文件級整理。二是取消案卷題名。三是取消案卷目錄、卷內文件目錄及全引目錄，編以“件”為單位的歸檔文件目錄。四是原先在案卷封麵上須填寫許多內容，新的方法隻在檔案盒封麵保留一個填寫項目，即全宗名稱。五是取消案卷排列。六是取消案卷目錄號、案卷號、歸檔號，隻編寫件號、填歸檔章。七是取消編頁碼。隻清點頁數，將每件檔案總頁數填在歸檔文件目錄的“頁數欄”。八是取消案卷裝訂，改為按“件”裝訂並裝盒。
（一）修整。
1.“件”的界定。歸檔文件以“件”為單位進行整理和歸檔。這裏所說的
“件”分為2 種：一是“自然件”：即單份文件或一冊（本）材料為一“件”。二是“界定件”：即為了方便整理和利用，在整理時人為地重新界定而且實體上一起裝訂、編目時體現為一條條目的“文件”。界定“件”的主要方法為：一是文件正本與定稿為一件。定稿過厚不易裝訂的，也可單獨作為一件；重要文件需保存不同稿本（如曆次修改稿、討論稿、征求意見稿等）的，其正本與曆次稿各為一件。二是正文與附件為一件。附件數量較多，或者較厚不易裝訂的，也可各為一件。三是正文與文件處理單（包括擬辦單、發文稿紙、簽批條等）作為一件。四是原件與複製件（包括抄件）作為一件。五是轉發文與被轉發文作為一件。六是報表、名冊、圖冊等，應按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件。七是來文與複文（如請示與批複）作為一件。