化工項目檔案分類與檔號編製探索
檔案工作
近幾年來，中國國電集團公司大力發展新興產業，新建及收購很多化工建設項目及企業。隨著化工項目的增多，相應的檔案管理工作任務加重。化工項目檔案管理是化工項目建設管理的重要組成部分，工程檔案是工程竣工驗收、生產運行、維修、技術改造、項目稽查和審計的重要依據，也是工程達標投產、創優的重要考核項目。做好化工項目檔案管理工作，成為化工項目建設的基礎工作，而建設項目檔案分類，又是檔案得以科學規範管理的基本保證。由此，中國國電集團公司組織專家根據對化工建設項目檔案分類及檔號編製進行了探索和編製。製定了《中國國電集團公司檔案分類及整理規則》，為集團所屬化工建設項目檔案管理提供了一套較為科學的分類體係。
一、問題的提出
（一）隨著化工行業的發展，化工建設項目及項目管理活動內容的增多，檔案管理工作任務的日益加重。尤其是近幾年新興的煤化工企業，項目具有投資大、建設工期長、規模大、設備多、工藝複雜、安全技術要求高、參建單位多、風險大的特點，其項目檔案形成的數量龐大、分類複雜、歸檔內容多、收集範圍廣。原《化工企業檔案分類試行規則》自1991 年起實施，其對於規範和提高化工企業檔案管理水平起到了重要的作用。但隨著化工工業發展，管理活動的增多，《化工企業檔案分類試行規則》檔案歸檔範圍急需擴展。
（二）化工建設項目工程檔案的分類方法與檔號編製，是工程項目文件材料歸檔整理、組卷的前提。隻有按新形勢下現代企業製度的要求確定科學的分類方案與檔號編製原則，才能高效有序地進行工程文件材料的分類整理和立卷歸檔工作。為使項目檔案的分類更具科學性、完整性，既便於工程檔案的整理、組卷，同時又滿足項目檔案的保管和方便利用。根據《工業企業檔案分類》《化工企業檔案分類試行規則》《中國石化檔案分類表》《石油化工工程建設交工技術文件規定》，結合近年來使用的情況和國電集團化工建設項目工程檔案管理實踐，筆者認為，進一步完善科學、適用的檔案分類大綱是工程檔案管理的迫切需要，以求促進化工建設項目檔案管理工作的科學、完整、規範。
二、化工項目檔案歸檔範圍的擴展
通過對化工項目的深入調研，《中國國電集團公司檔案分類及整理規則》在原《化工企業檔案分類試行規則》基礎上，對化工項目檔案歸檔範圍進行了擴展。從項目立項、項目設計、項目準備、項目管理、項目施工、監項目監理、項目竣工等全部項目建設過程進行梳理，歸檔範圍涵蓋了上述化工建設項目的全部過程項目文件。同時，將化工科研、生產及設備檔案歸檔範圍進行了完善，確保化工建設項目全過程管理痕跡以檔案形式得以保存。當然，隨著工業的不斷發展，在新形勢下的化工項目建設中，項目建設過程必定還會出現一些新問題、新情況，隨之而來的檔案歸檔範圍還會變化，這些都需要我們繼續進行探索。
三、項目檔案分類與檔號編製
（一）化工項目檔案分類原則。
1. 既有科學係統的類目劃分，又有實用係統的編號規則；既要層次分明，又要方便利用，既可以應用於實體檔案的手工管理，又可以應用於檔案信息的計算機管理。
2. 化工項目檔案分類是以化工項目全部歸檔文件為對象，依據企業的內部管理職能，按文件形成規律及特點，保持文件間的有機聯係，便於檔案科學管理和開發利用。