2. 修整方法。為保證檔案長期保存和有效利用，整理時應先對不符合要求的文件材料進行必要修正：一是對破損或易破損文件進行修裱。二是對字跡模糊或易褪變的文件進行複製。三是去除文件上易鏽蝕的金屬物，如訂書針、別針、大頭針等。四是對過大文件進行折疊。折疊時根據歸檔案卷的尺寸控製圖件大小，並留出圖件的裝訂邊，露出圖件題名。注意單張折疊。
（二）排序。每件文件整理完，按以下規則排序：一是正本在前，定稿在後。二是正文在前，附件在後。三是原件在前，複製件在後。四是轉發文在前，被轉發文在後。五是不同文字的文
本，如無特殊規定，則中文在前，其他文本在後。排序時，一件文檔中有兩份或多份完全相同文件資料的，保留一份，其餘作為不歸檔文件材料處置。
（三）頁數確定。即清點該“件”檔案的頁數。以“件”為單位進行，空白頁不計算在內。確定頁數時可編寫或不編寫頁碼（編者注：建議編寫頁碼，以便於目錄編製、著錄及統計）。
（四）裝訂。整理好的檔案按“件”為單位進行裝訂，以從實體上最終確定“件”的形態，起到固定文件頁次、防止文件頁丟失、便於保管和利用的作用。操作時，使用訂書機和不鏽鋼釘
裝訂文件，一般在文件左側1/3 和2/3處固定。較厚的文件使用“三孔一線”的方法進行線裝，以結實、整齊、不掉頁、不壓字、不倒頁、不損壞文件、不妨礙閱讀為原則。（五）編號。
1. 歸檔信息編寫。整理並裝訂完畢的檔案，在其第一頁上方的空白處加蓋歸檔章，並填寫歸檔信息。歸檔信息填寫應使用打號機、碳素筆或碳素墨水。具體方法參照《歸檔文件整理規則》執行。
2. 檔案號編製。文書檔案的檔案號編製按照“全宗號-年度. 保管期限代碼-室編件號”的原則編寫。其中，連接全宗號與年度、保管期限代碼與件號的是連接號“-”；連接年度與保管期限代碼的是間隔號“.”。保管期限代碼分別為：永久：Y；定期30 年：D30；定期10 年：D10。
（六）編目。即編製歸檔文件目錄。編目根據分類方法類目次序和室編件號順序逐件編製，編目按年度和保管期限，以“件”為單位分別編製，一件體現為目錄中的一條條目。具體方法參照《歸檔文件整理規則》執行。
（七）裝盒、入庫。一是將整理完畢的歸檔文件按最低一級目類和室編件號順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒封麵、盒脊及備考表。文書檔案盒的樣式、規格及填寫要求參照《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）執行。二是每盒檔案應放置一張備考表於盒內文件之後。該備考表是文書檔案裝盒後，檢查該盒文件質量、確定是否能夠歸檔入庫的記錄表。整理人應在表內注明該盒文件數量、起止號等情況。檢查人負責對文件整理質量進行核查。三是裝盒時，不同全宗、不同形成年度、不同保管期限、不同機構或問題、不同流水件號的文件不得放入同一檔案盒。四是完成裝盒後交庫房管理人員登記入庫；使用檔案係統進行檔案管理的，入庫前還應檢查盒內文件是否完全著錄後方能入庫，避免檔案的入庫遺失。五是國家秘密級文件實行專人專管，並使用專屬檔案裝具。
（八）不歸檔文件材料處置辦法。一般情況下，鑒定後的文件材料除按規定歸檔外，還有一部分是無需歸檔的，包括重份文件，未成文草稿，事務性、臨時性文件材料，與本機關職能無關的參考材料等。對於此類文件材料，如果保管和使用不當，也可能會造成丟失或泄密。因此，對這部分文件材料的保管和處理也應引起重視，並納入有效管理和控製。一般按以下辦法處置：一是個人或部門要作為資料重新留存的，需征得檔案部門的同意，並配備相應設施由專人保管。有密級的文件，還應按相應規定保管和使用。二是已確定無保管價值的文件材料，由檔案部門登記造冊，報主管領導批準後銷毀。任何組織和個人不得隨意處置。
（作者單位：昆明市國土資源信息中心（昆明市國土資源檔案管理中心））