論事業單位設備檔案管理的信息化建設
檔案工作
事業單位的設備作為事業單位正常工作的工具和媒介，也是固定資產的有機組成部分，所以重視設備管理已經成為事業單位管理的重要內容之一。新形勢下，傳統的檔案管理思想和手段已經不能適應事業單位設備檔案管理的需要，為了提升事業單位設備檔案管理的質量必須轉變思想，與時俱進，加快設備檔案管理的信息化建設。
一、轉變思想，樹立設備檔案管理的現代化思維
對於事業單位來說，要在進行體製改革和管理創新的基礎上，樹立現代化的管理理念和管理思維，不斷探索新的科學的管理模式。為了優化事業單位設備檔案管理，加快信息化建設的步伐，首先必須轉變思想，樹立現代化的管理思維。事業單位的設備檔案管理首先要抓好從業人員的思想建設和素質發展，讓他們樹立現代化的檔案管理理念，隻有這樣才能加快檔案管理的建設與發展，從業人員樹立了現代化的管理思維才能在工作中兢兢業業，敢於創新和嚐試，這樣才能不斷提升設備檔案的管理質量。在實現事業單位設備檔案管理的現代化建設中，從業人員必須牢固樹立科學技術是第一生產力的理念，在管理中依靠科學技術和現代化的管理思維，並且學會自主探究，在工作中發展科學技術，建立和時代合拍的檔案意識。現代化的管理思維還需要從業人員轉變工作態度，實現主動管理和主動服務，並且做到動態化管理，做好相關的調查和督查工作，也就是由原來的被動和封閉的管理轉變為主動開放的管理，隻有這樣才能適應新形勢下設備檔案管理的需要。
二、與時俱進，實現檔案管理硬件和技術的現代化
作為事業單位，要想實現設備檔案管理的信息化建設就必須做到與時俱進，采購一些先進的檔案管理設備，使用一些高效的管理技術，這樣才能適應檔案管理和發展的節奏。在現代社會，事業單位的設備在管理和使用上，頻率越來越高，問題也越來越多，產生的檔案資料也是直線攀升，所以再依靠手工作業和有紙化管理是很難跟上檔案現代化管理步伐的，所以，事業單位可以在條件允許的情況下采購一些檔案管理的硬件設施，如：電腦、複印機、打印機、照相機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研製，加快檔案信息數字化處理步伐。雖然我國正在進行新一輪的體製改革，但是針對事業單位設備的檔案管理來說，如果需要，可以適當增加經費的投入，確保設備檔案資料管理的科學化和信息化。在檔案的管理中，檔案的利用工作在我國發展一直非常滯後，沒有發揮檔案管理應有的效能，為此，在檔案信息化建設的今天，事業單位一定要強化認知，重視設備檔案的利用工作，將各類事業單位設備檔案的潛在價值轉化為工作效率和經濟利益。
三、構建製度，實現設備檔案的規範化管理
在管理製度上，按照法治建國的思路，在檔案管理中還需要實現規範化和創新化。在以往的檔案管理中，更多的時候都是人為命令管理，製度成為了一種擺設和形式，所以在製度的構建中首先要確立“製度至上”的原則，用製度約束人為。在加快事業單位設備檔案信息化建設的時候，在製度的建設中要實現同步化和適應化，構建彼此匹配的製度規範：一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規範，細化電子檔案工作環節和步驟。二是製定必要的安全措施，特別是對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。三是統一檔案管理標準，在檔案的管理中，最為繁瑣的工作就是設備檔案進行分類和歸檔，所以建立統一的管理標準可以減少工作量，提升工作效率。在設備檔案標準化建設的過程中，要規定檔案收集的標準、檔案整理的標準、檔案統計的標準、檔案利用的標準、檔案封存的標準等。如果設備檔案管理沒有標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立和實現資源共享，所以實現檔案的標準化管理已經成為檔案發展的必經之路。
四、發展人才，打造高素質的管理團隊
加快事業單位設備檔案管理的信息化建設，關鍵依靠強有力的高素質人才，所以在檔案管理中重視專業人才的培養和發展，打造高素質的檔案管理團隊已經成為實現設備檔案管理現代化和信息化的重要保障。對於檔案管理來說，是一個係統化的繁瑣的工程，所以在檔案管理中要樹立全局意識。另外，還要讓檔案管理人員樹立信息化意識，學會使用相關的檔案管理機械，掌握相關的技術。信息化時代，設備檔案的管理實現了無紙化作業和智能化管理，這些都需要從業人員掌握相關的計算機技術和網絡技術，同時還要掌握計算機係統網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。
（作者單位：廣東省肇慶市第一人民醫院）