創建國家衛生城市檔案資料的收集與整理
檔案工作
創建國家衛生城市檔案資料是創衛工作開展情況的最直觀的表現，是國家衛生城市技術評估和考核鑒定的一項重要依據，也是檢查組專家到抽檢單位必查的項目之一，每個創衛工作單位都有做好創衛檔案資料建檔工作的責任。本人試結合本單位參加湛江市創衛工作中檔案資料收集與整理的一些做法和體會做一介紹，與同行交流。
一、創衛檔案資料的收集
創衛檔案資料的收集範圍廣，容量大。要特別注意以下4 方麵的事項：
（一）收集時間。收集時間是保證內容完整的一個重要方麵。如湛江市創衛檔案資料的收集時間：要求從2010年1 月1 日開始至現在，按年度收集整理，時間跨度較大，接近4-5 年時間。務必按時間先後收集齊全，對其中有遺漏的，要查漏補缺。
（二）項目分類。項目分類要清晰，既要結合國家衛生城市技術評估與考核鑒定的各項檢查內容，又要結合教育係統和學校的創衛實際。項目分類清晰一是便於單位各部門的分工合作，二是便於檔案資料的收集與管理。如筆者單位湛江師範學院基礎教育學院結合湛江市教育係統創衛建檔要求進行檔案資料項目分類包括：組織管理、健康教育、疾病防製、二次供水管理、控煙工作、環境衛生、食堂衛生、病媒生物防製等。各類內容按一定的內在邏輯進行分類，一目了然。
（三）建檔內容。根據《國家衛生城市標準》及技術評估和考核鑒定工作規範，按國家衛生城市十大指標主要內容和相關項目檢查內容、重點內容，結合湛江市教育係統創衛建檔工作實際，製定符合學校實際的創衛檔案建檔指引。在建檔內容中要注意內容的細化。如上述建檔的8 項指標，其中的每一項都要進行分解細化，才能把每項工作做好。如二次供水管理就包括以下具體內容：二次供水單位基本情況、組織管理機構、二次供水衛生管理製度、水池清洗製度、水汙染事件報告製度、清洗作業規程、供管人員和清洗人員健康體檢合格證明、二次供水水池清洗服務承包合同書、水池清洗消毒記錄表、清洗消毒進貨索證資料和記錄表、水質檢測報告。
（四）資料收集需要解決3 個問題。一是注意文件行文的規範，如成立各類工作領導小組、實施方案、製度等有關發文，要鑒別行文是否規範，注意體現文號、是否有紅頭、簽發單位、責任者、簽發時間、單位印鑒、簽發份數等，字體、紙張要求一致，要體現文件的真實性和嚴肅性。二是注意各項各類創衛相片的拍攝要及時，時間要準確，一些場景往往過後不能再現，如創衛宣傳、檢查、會議、環衛整治等相片的收集，要體現及時、真實、直觀。一是用數碼相機或手機隨時拍攝。二是要及時做好電子相片編輯，標注拍攝時間、題名等內容。三是注意對照創衛建檔內容索引，認真做好每年創衛檔案資料的收集與檢查，及時做好查漏補缺工作。如結合相關職能部門的督查意見，需整改的補充資料或一些來不及拍攝的相片資料，該補要補，能補則補。
二、創衛檔案資料的整理
創衛檔案資料收集隻是工作的第一步，下一步就要做好檔案的整理，檔案的整理需要掌握一定的工作原則和方法。
（一）資料整理需掌握三原則。一是“佐證”原則。圍繞《國家衛生城市標準》提供佐證資料是做好創衛檔案資料的基本原則，佐證資料不能隨便編造，要有依有據。如健康教育，佐證資料是對照該項目標準提供依據，做到佐證資料充足。二是“適量”原則。如果所有創衛佐證資料都要整理入檔，那是不現實的，一些資料如日常清潔記錄、健康教育調查問卷、試卷、各級各類文件、涉及多部門的整改等，重疊內容多或量大，要注意鑒別、排查、梳理，進行精選瘦身，做到項目齊全，“適量”即可，其它備用。三是“合理”原則。根據各部門按年度收集彙總資料，經檢查齊全後，在整理時要結合實際應用需要，進行合理歸類，如將項目涉及成立領導小組、計劃、總結、方案、會議紀錄、經費明細等歸於組織管理類案卷；將各項各類宣傳圖片、會議、活動相片、錄音、攝影等歸於相片檔案類案卷；一些項目資料較少，如疾病防製、二次供水管理、控煙工作等可歸於健康教育類。這樣整理既方便查找又便於裝冊入盒，在專家或有關部門檢查時，查起來容易。
（二）資料的整理注意各類材料的規範。其中包括：首先是文書類檔案整理的規範。根據年度和項目分類，一是將資料按項目內容進行組卷，每卷厚度以不超過2 ㎝為宜。二是將組卷好的文書檔案資料編印上頁碼。三是編印卷內文件目錄、案卷目錄。卷內文件目錄包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等。案卷目錄主要概述卷內文件主要內容、包括案卷號、題名、年度、張數，如2013 年湛江師範學院基礎教育學院健康教育工作計劃、總結、人員名冊、教育評價、心理谘詢活動方案、文體活動方案、教學、教材、課程安排、健康教育知識考試、統計、健康教育宣傳等資料。其實是相片類檔案整理的規範。將相片進行分類，如會議類、健康教育宣傳類、工作檢查類、病媒生物防製、環境衛生管理等，分類後再按時間順序進行編號、排列；相片組卷與製作相片芯頁，每卷相冊建立30-60 張相片，每頁相冊存放2 張相片，相片芯頁按照《相片檔案管理規範》的要求簡明扼要地填寫反映每一張相片的具體內容，包括相片號、拍攝時間、攝影者、相片題名