這些文件的真正作用是讓你無法專注於某一件相當重要的工作。每當你掃視麵前堆著文件的桌子，你會因惦記著去做某件事而分心。從複雜淩亂的記憶中選擇自己應該記住的某一要事，這是相當重要的。其關鍵就在“有選擇性”這四字上。假使你經常或普遍用它的話，這種方法會產生負麵效果——就跟你積壓的文件一樣。
你也許跟一位在會議桌上疲憊不堪的推銷員一樣，一天到晚忙得動彈不得。你開始向一位想要買東西的人遊說，但在緊要關頭，卻阻止了另一人撫弄貨品。你急著想把東西推銷出去，可是當客人在訂貨單上簽字時，又有一個人抓住了你的袖口，問了一個你難以回答的問題，就在你要回答問題時，你突然想起你原本要告訴第二位客人一些事的。所以你擱下手邊的事情，趁著在這件事情還沒忘掉之前，打個電話告訴他。可是就在你等他接電話的當兒，不斷有人走進攤位向你詢問產品。
從早到晚，你就這樣一直忙碌不堪。你忙個不停地向數以百計的人推銷，卻沒有達成一宗交易，收效為零。
這種做事方式使你無法控製自己的時間和精力。當你趴在桌上叫苦時，你根本毫無效率可言，而你正是這麼做了。
最好的方式是保持桌麵的整潔。首先，你將記得議程上最重要的事。在某些情況下，讓你能專注於某一件重要的事，而不受其他因素的幹擾。不用擔心你會忘了下一步該怎麼做。你絕對不會忘的。第二，有些相當有用的記憶術，能讓你記得這些事，而不致耽誤你的進度。
用不了多久，你將養成每天製定計劃的習慣。這些計劃將取代那些文件，而不至於讓你分心。
（3）綜合性的歸檔方式
大多數人都不知不覺地積壓文件，可是一旦你這麼做了，日積月累，最後你便無法控製。到那時你得花一段長時間，才能找到自己所要的資料。大多數人積壓文件的借口不外乎兩點：
①現在沒有地方可以擺這些文件；
②我隻是放在那裏一會兒。
假設你不用這些借口的話，你就不會堆積文件。兩種避免堆積文件的方法是：
①有個地方——一個相應的地方——去放那些你想保留的東西；
②立刻物歸原處，除非你現在正在使用它。
綜合性的歸檔方式在這兒說來是個妙方。它能提供你一個地方擺所有的文件。而且它使你有信心能在需要時，立即就找到資料。把文件放在看不到的地方，是需要相當大的勇氣的。
讓我們試著去麵對，一個散亂的歸檔方式就像個零亂的衣櫃一樣，你得把某些東西拿出來，才能找著所要的東西。而每當你打開衣櫃時，便有一大堆的東西朝你撲來。如果目前的歸檔方式（假設你有的話）像個零亂的衣櫃，那麼在你使用時，你常常會覺得自己像個呆子一般。難怪你會把文件堆放在身邊。
一個有係統的歸檔方式，能讓你有個整潔的工作環境，進而專注於某一件工作上。實際上它是個人專心致誌和尋求效率所必需的利器。
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認真核實“每日備忘錄”
為了讓你的“每日備忘錄”成為一種有用的工具，你最好養成習慣，每天早上去看看自己記了些什麼事情。為了讓它十分有用，要養成一種習慣，把你所能想到的，你現在有的、想的或做的，以及以後你想要提及的事都記在上麵。
你有一種可以免掉不必要的文件，又不致影響到記憶的重要方法，那就是準備“每日備忘錄”。
電視演員在拍戲時，常常靠各種記憶法，使自己記得如何述說台詞和進行表演。你何不試試呢？
“每日備忘錄”隻是一種幫助你記憶的手段，而幾乎每個人都會用這種方法提醒自己記住許多事。比如說，在台曆上記著你每次看病的時間，你就設定了一定的“備忘錄”。台曆本身就是個“備忘錄”，若你加以利用的話，它會發揮更大的效力。台曆的不便之處在於：它可能太小了，讓你無法把所有的事都記下來。或者它沒有多餘的地方，讓你寫得更詳細些。
理論上，你的“每日備忘錄”該是一些大信封、卷宗、檔案夾、活動封麵、抽屜或盒子。從1號到30號，或從1月到12月，加以編號。