文書工作是個容易處理的問題。包括表格、信件、備忘錄、報告或那些要填、讀、分析、寫和討論的東西。可是有些人卻對這一問題束手無策。
除非你的工作像謄寫員工作一樣，得分類、歸檔、修正或處理文件，否則你的文書工作應該是做得完的。因此，這些工作不該占據你太多的時間。
如果你現在或即將成為主管，希望你盡可能減少不必要的文書工作。你不妨試著提高那些必要的工作的效率，並將所有文件集中在一個適當的地方存放。
同時，讓我們看看該如何處理這些工作。
大多數人常把文件堆在身旁，如桌上、衣櫥上、櫃子上、咖啡桌上、樓梯——隻要是能放東西的地方。隻要瀏覽一下一個人的辦公室或住處，就可以猜出一個人辦事的能力。
如果你的麵前總有一大堆文件，這暗示著你一定經常受到困擾。零亂的文件表明你需要別人的幫助，可是情況還不算太壞。有一位會計師，他的辦公室裏總是堆積了好幾疊文件。最底下的一疊文件大約有6英寸厚，用橡皮筋或紙繩捆在一塊兒。有時一疊文件放在其他兩疊的中間，而有時則三四疊堆在一起，其中有些已無從辨認。甚至會計師也不知道，更不在乎裏麵寫的是什麼。其實，隻要翻翻裏麵的文件，就可以發現，有些文件根本就沒有用處。這些文件全記載著過期的法律規定和已去世的客戶資料，而這些人的遺產早就處理好了。這位會計師喜歡這些堆積的文件，對他來說，再也沒有比這更好的資料了。
如果你喜歡堆積文件——假使你心裏覺得有必要保留的話——那勸你改掉這些習慣，你需要的是另一種方式的協助。
假如你是因疏忽或缺乏訓練而養成這種習慣，或者你覺得這些文件若擱在手邊，做起事來會更有效率的話，那麼你還有藥可救。
老實說，這些文件對你來說無疑是一項重擔。試著加以處理吧。否則它們會降低你的工作效率，就像一輛汽車上，如果都是舊零件，你就無法迅速把車修好一樣。
看看你麵前所堆積的東西，然後查閱一下其內容。在這些文件中，哪些對你仍有用處？如果你跟周圍的人一樣，那麼可能會有75％的文件是沒有用的。除非你在找資料，否則你是不會去看它的。如果沒有這些文件放在你麵前，你也不會有失落的感覺。而當你堆放的舊年度報告和上個月的文件不見時，你將因此而降低工作效率。
從現在起，每當你翻閱文件，尋找你所要的資料時，隨手拿支筆或簽字筆，在文件邊上輕輕地做個記號。而在你下次找別的資料時，同樣也在上麵做個記號。
不妨用一種好玩的心理，寫下你預估翻閱的次數。我們敢說，你算的一定不夠。很快，你就會發現你所得到的記號必然會比你所想像的來得多。在某種情況下，有人曾經翻閱同一份文件達137次。然而文件依然對他構成妨礙。因此在你尋找資料時，開始計算一下你翻閱這些文件的次數吧。一旦你確定這些文件會妨礙你的工作效率，你就能找出補救措施。
（2）消除各種降低效率的因素
試著養成在一張十分幹淨、簡潔的桌子上工作的習慣。而放在桌子上的文件，也一定要是最重要的，而且對你有益。把其他不相關的東西擱置一旁吧。
這裏我們用“離久情疏”這句話可能比較合適了。如果是重要文件，大多數人都會把文件放在醒目的地方，以免自己忘了。他們擔心，假如他們把文件存檔的話，他也會忘了文件上所提到的工作或職責。
他們這麼做也許並沒錯。可是這不能構成積壓文件的理由。你是否得和親戚住在一塊，才能記得他們呢？你是否也得時時看到這些文件，才能把它們記在心裏呢？