第一節會務禮儀
召開會議是政務工作中經常性的內容，許多重要問題也都是通過會議來解決的，因此參加會議是展示公務人員風采和能力的重要時機，故其展示出的禮數不可不周。
一、會前準備要周密
會務工作是辦公室最基本的工作之一，包括各種專題會議、聯席會議、總結會、聯歡會等的組織安排。一旦會議名稱和時間、地點確定，辦公室人員就需要做周密的準備工作。
1.選擇會議場所
開會場所要根據會議的規模、影響等來做選擇。會場一般要按照與會人數與會場可容量大體相當的原則來選擇，還要考慮與會人員的食宿等問題及主會場與分組討論場所的距離等。
2.成立會議籌備機構
凡是大、中型的會議，都需要成立專門的機構來籌備，籌備機構往往也就是會議期間的工作機構，即秘書處或會務處，下麵設會務組、資料組、生活組、宣傳組等。
3.確定與會人員
召開一般會議，都要提前確定參加會議的人員。辦公室要全麵考慮，提出建議，供領導參考決定。有些固定的會議，如黨代會、人代會等，往往要邀請列席人員，辦公室必須根據會議內容和性質，及時開列列席人員名單並報請領導確定。應注意列席人員不宜太多。
4.下發會議通知
與會人員確定之後，便要印發會議通知。會議通知上必須寫明會議組織單位、會議時間、會址、會議名稱、會議目的和內容、會議期限和日程，應做的準備，以及報到時間、地點等。會議通知可采用電話或文件形式，發給參會人員或其所在單位。重要會議在通知發出之後，還要跟蹤落實，以保證會議順利進行。
5.準備會議文件
會議文件根據會議議題來準備，這是辦公室在會前準備階段中要進行的最主要工作。文件通常在第一頁左上角寫上會議名稱，一般稱“××會議文件”。文件較多的會議，還應對文件進行編號，編號按會議順序確定。會議文件要在會前印製好，裝入會議文件袋，在與會人員報到時分發。
6.布置會場
會場要結合會議性質、內容進行布置。大、中型會議往往要設主席台，台上要懸掛會標，會標必須端莊醒目。台上還應擺放紅旗、鮮花等裝飾物。此外，還必須安排好音響、照明、通訊、錄音、錄像等。大型會議還要安排好進場、退場的路線。
7.擺放座次名簽
有的會議往往要對會場按係統或單位劃分，分設代表席、工作人員席、記者席等。座次的安排，主要是指主席台而言。一般主席台上除了主持人和講話人外，還要有有關的領導人員。對這些人員，必須事先確定並逐一落實，位置按黨政機關規定的順序排列，最好擺放名簽，以便屆時對號入座。話筒要擺放在最佳位置，如講話人較多，則應多準備幾組話筒。
8.組織會議報到
會期較長的大中型會議，通常要在與會人員住地設報到處，並安排專人負責報到工作。負責報到工作的會務人員應提前進入會議住地，安排好與會人員的食宿事項。在報到的同時，要發放會議票證及會議材料，報到結束後，要及時向會議領導人報告報到結果。
二、會間服務要周到
1.做好簽到工作
為了準確統計到會人數，尤其是在各類有選舉和表決內容的法定性會議中，需要組織簽到。這關係到是否達到法定人數及選舉、表決結果是否有效的問題。簽到方法因會議規模不同而有以下各種形式。
（1）簽到卡。重要會議往往用此種方式，與會人員在卡麵上簽名之後再進入會場。
（2）簽到簿。這是小型會議常常采取的形式。與會人員在簽到簿上簽名，一般還應注明單位和職務。簽到工作結束後，工作人員應及時將到會情況報告會議主持人。
2.做好會議記錄