三、掌握迎送時間
迎送人員必須準確掌握來賓乘坐的飛機（火車、船舶）的抵離時間。由於天氣變化等客觀原因，飛機、火車、船舶可能不準時，迎送人員應在客人抵達之前到機場、車站或碼頭，不能出現讓客人等候的現象。送行人員應在客人起程之前到達，如有迎送儀式，應在儀式之前到達，並且直到客人乘坐的交通工具看不見時再離去。
四、提示獻花時機
獻花適用於禮遇較高的外賓，迎接普通外賓，一般不需獻花。獻花須用鮮花或由鮮花紮成的花束，花束要整潔、鮮豔，忌用菊花、杜鵑花、石竹花和黃顏色花朵。向貴賓獻花，通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領導人與客人握手之後，將花獻上，並向來賓行禮。有的國家由女主人向女賓獻花。
五、介紹雙方人員
客人與迎接人員見麵時，應相互介紹。通常先將主人介紹給來賓，職位從高至低，可由禮賓交際工作人員、接待翻譯或迎接人員中職位最高者介紹，有時也可作自我介紹。客人初來乍到，一般較為拘謹，作為主人應主動與客人寒暄。
各國、各民族的語言和風俗習慣各異，稱呼與姓名均有不同。在社交場合，稱呼和姓名很有講究，如果弄錯了，容易鬧笑話，有的甚至引起對方反感、誤會，下麵介紹稱呼的禮節要求。
在國際交往中，一般對成年男子不論婚否，均稱先生；對已婚女子稱夫人，未婚女子統稱小姐；對不了解其婚姻狀況的女子可稱小姐或女士，對戴結婚戒指的年紀稍大的可稱夫人。這些稱呼均可冠以姓名、姓氏、職稱、軍銜等。如“威廉·泰勒先生”、“校長先生”、“少校先生”、“戴維斯小姐”、“秘書小姐”等。以“夫人”稱呼婦女時，可以用其丈夫的姓名，如“約翰·史密斯夫人”，也可用丈夫的姓，本人的名，如“瑪麗·史密斯夫人”；如以女士稱呼時，一般用婦女本人的姓名。
對部長級以上或地位高的人，稱“閣下”、職銜。如“部長閣下”、“大使先生閣下”等。但在美國、墨西哥、德國等地沒有稱“閣下”的習慣，因此在這些國家可稱先生。對有地位的女士可稱夫人，對有高級官銜的婦女，也可稱“閣下”。
在君主製國家，按習慣稱國王、王後為“陛下”，稱王子、公主、親王等為“殿下”，對有爵位的人既可稱爵位，也可稱閣下，一般也稱先生。
對醫生、教授、法官、律師以及有博士學位的人，可稱呼他們的職務，同時加上姓氏，也可加先生。如“查理教授”、“法官先生”、“律師先生”、“桑尼博士先生”、“卡特醫生”等。
對宗教界神職人員，可稱呼其宗教職位，如“牧師先生”、“阿杜拉阿訇”、“羅斯神甫”等。
六、陪同外賓乘車
客人抵達或迎接儀式結束後，從抵達地到住處，以及訪問結束後，由住地前往機場、車站、碼頭，一般都應安排迎送人員陪同乘車。乘車時，應請賓客坐在主人右側。上車時，客人要從右側門上車，主人從左側門上車。如果客人已先上車並坐在了主人位置上，則不宜再請客人挪換座位。
第三節涉外會見、會談禮儀
會見分禮節性、政治性和事務性等三種。禮節性會見時間較短，話題較隨意；政治性會見一般涉及雙邊關係、國際局勢等重大涉外問題；事務性會見指一般對外交涉、業務商談等。
會談，指多邊或雙邊就某些重大問題以及共同關心的問題交換意見。會談也可涉及洽談公務，或者對某些具體業務進行談判。會談的內容較正式，政治性或專業性較強。
一、程序禮儀
會見、會談是社交禮儀的基本形式，在國際交往中較為常見。其活動程序一般如下：
（1）要求會見。要求會見方應向接見方說明被會見人姓名、職務以及要求會見何人、會見目的。接見方應盡早回複。
（2）接見方的安排者，應主動向對方了解上述情況，做好安排並通知有關出席人員。
（3）準確掌握會見與會談的時間、地點和雙方出席人員名單，及早通知有關單位和人員做好各項準備工作。接見方應提前到達。
（4）會見與會談場所的座位要安排充足。如雙方人數較多，廳室麵積較大，則應準備擴音設備。會談如用長桌，事先應排好座位圖。現場放置座簽，座簽上的字體應配有中英文，字跡要工整清晰。
（5）如要合影，應事先排好位次，人數較多則要準備梯架。位次安排應由主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排好。要考慮人員身份，同時要考慮場地大小，即能否全部攝入畫麵。一般由主方人員站兩端。