由於裏森業務熟練,管理者視其為有才幹的人,對其委以重任,卻疏於管理,甚至當問題隱隱暴露出來後,管理層也未給予足夠的重視,使得事態不斷擴大。
從巴林銀行新加坡期貨公司開始交易的第一天到其倒閉之日,裏森一直既是首席交易員,又是後台的結算主管,這兩個至關重要的崗位都由裏森一人擔任,為其越權違規提供了方便。當1994年8月,內部審計人員指出該期貨公司沒有實行崗位製約的嚴重性時,巴林銀行集團高級領導層漠然視之。在長達幾年的時間裏,內審部門沒有及時發現該公司長期以來使用“88888”賬戶進行越權違規交易以及嚴重虧損的問題。
IBM前總裁郭士納認為:“你強調什麼,你就檢查什麼,你不檢查就等於不重視。”可見,監督不力,則落實不力。沒有及時監督與控製而錯過了解決問題的有效時機,小問題就會變成大問題。
一般情況下,工作監督控製通常有三種方式:一是管理者依據工作計劃、工作進度與事先預計,安排自己在適當的時間(便於發現和解決問題的時機)跟蹤檢查;二是約定執行者在什麼時候、什麼情況下應該彙報工作進度與相關情況及相關原因;三是相關職能人員(跟單員、助理、品管員等)應在什麼時候進行跟蹤監控、回饋信息或遞交報告等。
對於監督的結果,好的要給予表揚、肯定甚至獎勵,總結成功經驗;壞的則要及時糾正,總結經驗教訓,同時要追究責任。
監督是落實的靈魂,監督能夠確保企業按照計劃一步步地實現目標。不斷地監督和跟進,能夠及時發現計劃和具體實施過程中存在的差距和問題,並促使管理者采取相應的行動來協調和糾正,以期按時完成階段性和整體性的目標。
1997年,美國安然公司為了保證員工不斷進步,采用了一套績效評估程序:對同層次的員工進行橫向比較,按績效將員工分為5個等級,這些級別將決定員工的獎金和命運。但是,事與願違,這套係統實際上形成了個體重於團隊的企業文化。有位老員工說:“如果我和某人是競爭對手,我為什麼要去幫他呢?”後來,這種壓力拉動型的績效評估機製逐步轉化為拉幫結派式的官僚係統。一些經理開始捏造問題,篡改記錄,趕走那些自己看不順眼的員工,而公司的衰敗也就不可避免了。
從案例中我們可以看到,安然公司雖然製定了一套績效評估程序,卻沒有監督檢查,以至於在落實的時候出現了問題。無論是沒有人監督還是監督的方法不正確,都會直接導致責任落實不力。作為企業的管理者,一定要做好監督工作。
最後,強化監督還必須強化落實主體的監督意識,如果落實主體缺乏監督意識,監督就會形同虛設。因此,管理者要對落實主體進行思想教育,讓其時刻有自覺接受他人監督、主動監督他人的監督意識。
將問責製度落實到每位員工身上
台塑集團董事長王永慶先生生前幾乎每天中午都在公司吃飯。他不是一個人吃,而是和企業裏各部門的主管一起吃。在飯桌上,王永慶會向他們提出許多犀利而細微的問題。為應付這個午餐彙報,主管人員必須對自己所管轄的部門的大事小事了然於胸,並對問題作出細致的分析和研究,才能過關。
可以說,這是王永慶獨創的“問責製度”。他的目的在於督促企業的管理人員,切實改變他們的工作作風。台塑集團之所以能有那麼大的發展,與這種問責製度有很大的關係。
問責製度是一種現代管理製度,指企業員工的個人行為和業績都要受到監督。企業員工必須落實自己的責任,為自己的言行舉止、工作方法和效果負責,並接受來自上級和下級的多種方式的評估。簡而言之,問責製度是一種對企業員工的責任追究製度。
一個企業要想長存,就必須將責任落實到每個員工的頭上。落實效果如何,必須有一個監督追究責任的機製,這就是問責製度。
問責製度和安全管理是密不可分的,也就是說,隻要是在責任落實範圍內出現的事故,就必須有人為此承擔責任。嚴格意義上的問責製度的前提是擁有清晰的權責,合理配置和劃分管理責任以及合理的進退製度。
合理的問責製度的目標是讓責任“歸位”,使監督“強硬”,對失職或不負責任的員工一律追究責任,使所有員工樹立一種高度的責任意識和危機意識,促使他們認真自覺地落實每一份責任。
管理者如何將問責製度落實到企業和每一個員工身上呢?可以從下麵4個方麵著手:
1.管理者要樹立負責任的榜樣,並對其管轄的範圍及下屬進行教育、管理和監督製約。首先,在問責過程中要講究方法。所有管理工作應事先多花些時間研討,設定好考核標準,到時間期限時,就可實施問責製度,事事問責,人人問責。沒有做到和沒有完成工作任務的必須受到處罰,完成好的則應該得到獎賞。其次,管理者自己負責等於沒有負責人,這是問責製度的一個重要原則。不要什麼事情都是管理者自己負責,要善於授權和分解壓力,要讓每個人都有權力,這樣才便於問責,否則會出現沒有權力就不承擔責任的問題。最後,邊緣工作首接負責製。一件事如果在沒有界定由哪個部門負責時,誰首先遇到、接觸到或者碰到,就由誰負責到底。