第16章會見和辯論
會見
管理人員的大部分時間是用於接觸許多人——老板、同事、職員和其他有關人員，而接觸的目的多半是為了與之會見。有人說，每一個管理者都自認為是優秀的會見者，但令人遺憾的是事實並非如此。隻有少數人是這樣認為，多數人對此則是缺乏信心和經驗。本章將向你介紹成為優秀會見者的一些關鍵因素、技能和技巧。
會見這一術語被定義為“人與人麵對麵的相會”。它是溝通中的一種重要的形式。
會見的種類
會見的種類有很多，主要包括招聘麵試、信息收集、信息發布的會見、解決管理中的有關問題以及谘詢類會見等多種類型。尤其以招聘麵試為常見。
1信息收集的會見
信息收集會見通常包括數字數據、客觀事實、描述、主觀評價和感受等內容。
管理人員運用信息收集會見的例子有：市場調研會見；事故調查會見；旨在評估組織內部變更的基礎的會見；員工和部下離職會見；工作計劃跟進與複查會見。
信息收集會見的結果常常包括報告或研究文件，它們可能用於指明主要組織變革範圍，如新的營銷策略，同時回顧組織變革的過程，指出需要變革的必要性並把它作為有效變革管理的第一步。可見，信息收集會見通常是起始步驟中的關鍵一環。
2信息發布的會見
信息發布會見是以會見者向受試者發送信息為主要內容的會見形式。信息發布會見的一個例子是向新進入公司的員工和部下介紹本公司情況與其特定崗位職責的迎新會見：迎新會見的目的是幫助新員工和部下明確職責、快速適應新的工作環境與工作風格。迎新會見會影響新員工和部下對企業的最初看法、態度與期望。
3解決問題的會見
與解決問題有關的會見可以包括：評估會見、糾正會見、谘詢會見。在這種會見中，受試者對會見的成功至少起著同等重要的作用。雖然會見者的主要責任是陳述事實和尋求解決問題的方式方法，但同時要意識到受試者在其中所擔負的重要角色。
由於解決問題性會見中，受試者一般是問題中的相關者，甚至是關鍵性人物，解決問題的方案有賴於受試者的認同，而問題的最終解決也離不開受試者的參與。因此，此類會見最需要會見者以平等的方式參與其中，也最需要會見者的溝通技巧。
以下就是幾種常見的問題解決性的會見。
1評估會見
評估會見的目的通常是向員工和部下反饋關於企業對於員工和部下工作表現評價的信息。具體說來，可以包括回顧評估者在某一特定時期內的表現；指明其將來業績有待提高的方法；製定其個人業績的目標；以及評估其培訓與發展的需要。評估會見的具體目標因人而異，它依賴於評估者的工作表現。
在評估會觀開始之前，管理人員應確定評估目標，並決定在初始階段，評估人對於評估工作的參與程度。
評估會見應該是一個雙向交流與溝通的過程，因此，評估會見時，作為主管不應將所有精力都用於將自己的觀點強加於評估者，而應就員工和部下有優秀表現的領域，尚需改進的領域以及如何提高的方法和步驟等問題在平等基礎上經過討論達成共識。
評估會見結束之後，作為接受評估的員工和部下應將評估的決定付諸實施，而作為管理人員則應起到監督、協助的作用。若在評估中，有員工和部下抱怨評估的標準有失公允或者不切實際，管理人員應盡早調查研究並在必要時加以調整，避免其成為下一次評估中影響評估準確性的幹擾因素。
2糾正會見
糾正會是針對工作表現欠佳的員工和部下而進行的，其目的在於幫助員工和部下糾正不當的行為，提高工作效率。糾正會見的性質決定了受試員工和部下多多少少會帶著一種懷疑，甚至敵視的態度參加糾正會見，因此對會見者溝通技能的要求也就比較高。
在這種會見中，會見者必須做好充分的準備，要掌握盡可能多的事實材料，努力排除主觀因素的影響；在做出結論或處罰決定之前，應該已經給予受試者某種提示或修正的機會了，要了解受試者是否熟悉有關的規章製度，是否還有其他特殊情況或人員需要加以考慮；在做出結論或處罰決定時，要參考以前對類似問題的處理情況，充分估計可能的後果，確保公正。在進行糾正會見時一定要慎重，特別是涉及到對受試者的懲戒時。
3谘詢會見
谘詢會見的主題通常涉及員工和部下的個人問題。有效的谘詢會見可以幫助員工和部下解除個人的一些後顧之憂，提高員工和部下的工作效率。
在這樣的會見中，會見參與方之間的信任與和諧氣氛至關重要。管理者一定不要將自己的隱情、反應和觀點強加給受試者，認識不到谘詢的這個基本規律，不僅會影響會見的效果，而且會使受試者感到迷惑不解，甚至引起反感。
因此，在分清會見的類型後，要對症下藥，解決問題，這樣才能取得對雙方都滿意的結果。
確定會見的目的
如果你想成為一名成功的會見者就必須確定會見的目的，做到有的放矢。因此，隻有確定會見的目的，即：想要實現的理想後，才能決定怎樣去實現這個目的。在此，請注意以下幾個方麵：
1選擇適合場所；
2為會見預先做準備；
3進行會見；
4判斷、分析會見結果。
做好會見前的準備
凡事預則立，不預則廢。預先做好準備就會成功，不做準備就會失敗。與別人會見時同樣如此。
預做準備可以有效地縮短實際會見的時間，亦可避免會見中可能出現的尷尬場麵。在準備階段，你必須明確以下要素：
1何時安排會見?
2應預先通知哪些內容?
3會見計劃持續多長時間?
4由誰主持會見?
5需要提出哪些問題?
6會見結束後，如果需要對會見進行評價，如何在被會見者之間進行比較?
7打算為被會見者提供哪些信息?
雖然以上各要素看起來似乎大部分是常識，但的確有許多人甚至在開始會見時仍不知道自己會見的目的，也不願花時間閱讀有關的文件。例如，在會見求職麵試者時，不願閱讀對方的求職申請書等，致使交談內容混亂，處理問題的方式方法欠妥當，反而會給那些尚未決定是否願意加入公司的求職者留下不良印象。所以，在會見開始之前，會見者通常應該閱讀有關的文件，把會見中需要獲取的信息列成一覽表，這樣既有助於對具體問題做出決定，為避免任何遺忘而將會見內容記錄在冊，同時也可提供對求職者進行比較的基礎資料。因為會見者想要了解的有關每個求職者的詳細情況是相同的。如果是懲戒性會見，采用列表的方法同樣可以獲取更客觀的書麵信息。
你最好準備一張包括各種適當類目的表格，用以避免多次重複記錄。
營造良好的溝通氛圍
如果會見場所選擇不當，會見一開始便注定要失敗了。當然，也許你別無選擇，隻能使用一個特定的地點，但是隻要你對會見場所精心安排，布置完美，就能取得最佳效果。
首先，會見場所要舒適、幽靜、沒有幹擾。如果室內裝有電話，在會見開始之前應將聽筒摘下。另外，在門外掛一個“請勿打擾”的告示牌也不失為一種好方法。
室內要溫暖、通風良好、光線充足，能給人以清新的感覺，這有助於意見交換更富有建設性。座椅要舒適，符合會見的禮儀，如果是坐在環咖啡桌四周的安樂椅上，恐怕很難進行有效的懲戒性會見。
室內家具放置也要符合會見禮儀。一張桌子可能會在交談雙方之間形成一道自然的和心理上的“屏障”。因此，一般隻限於在正式會見中使用。進行友好會見，如求職會見或評價工作情況等，最好隨意安排座椅，以避免形成“屏障”。這樣可使被會見者感到輕鬆、不拘謹，進而提供你所探尋的個人信息。