在福布斯二世的書桌上一直都放著一張記錄重要事項的紙，這是他的個人管理係統中心，他說：“每當我覺得進退兩難時，我就會看看這張紙，確定使自己動彈不得的事是否真的值得讓我為難。”福布斯二世的這張紙上通常有20件事情，有電話、信件以及他必須口述的一小段專欄文章。他常告誡他人：“如果你沒有一個固定的記事本記錄你想要做的事，事情將永遠無法完成。”
每做完一項工作就可以刪除一項，如果沒有及時完成，這個任務清單就形同虛設，所以必須嚴格要求自己，定時檢查完成任務清單的進度。
5、製訂長期任務清單
任務清單不止限於一天的工作量，許多善用時間的成功人士都回規劃長期任務清單。基層員工也是一樣，工作中要有自己的目標，工作都是有連續性的，不要隻把眼光放在當下，放遠一點。即使不能預知下一步工作，也可以為自己的學習進行規劃。
一個成功的業務員介紹經驗說，我每個月都會製訂任務清單，我必須事先知道下個月有些重要的客戶需要拜訪而預做準備，還有些人甚至會預估他們長期任務清單上每一個計劃需要花多少時間完成，然後再利用這些周任務清單、月任務清單，甚至年任務清單來製作每日任務清單。
做好時間的投資預算
哈伯德先生曾在著作中指出，善於為時間立預算、做規劃，是管理時間的重要戰略，是時間運籌的第一步。
哈伯德先生曾在著作中指出，善於為時間立預算、做規劃，是管理時間的重要戰略，是時間運籌的第一步。成功目標是管理時間的先導和根據，你應以明確的目標為軸心，對自己的一生做出規劃並排出完成目標的期限。
你若要成為一個卓越的員工或經理人，就需要先安排相關的基礎知識的學習時間、社會實踐的時間。你得大致計劃一下，突破一門課程需要花多長時間，什麼時候進入管理實踐，向內行學習。你若以搞發明創造為目標，就得在學習科學理論、向他人求教、動手製作、實驗等幾個領域分配好時間和精力。
立計劃，也包括對“預算”的檢查督促。你要經常檢查某一短期目標是否如期完成。我們可以記工作日誌，或將完成每件事花的時間記錄下來。《如何掌控你的時間與生活》一書的作者拉金說過：“一個人做事缺乏計劃，就等於計劃著失敗。有些人每天早上預訂好一天的工作，然後照此實行。他們是有效地利用時間的人。而那些平時毫無計劃，靠遇事現打主意過日子的人，隻有‘混亂’二字。”一個人要提高自己做事的目的性，忙於要事，就要養成善於規劃的好習慣，避免眉毛胡子一把抓。
有的人工作起來似乎一天到晚都很忙，並且常常加班，為何非得加班不可呢?那多半是由於工作管理拙劣所致，避免加班的關鍵在於行程表的擬訂。
總之，擬訂周期行程表是件非常重要的事。我們可以嚐試擬訂行程表，讓自己的工作行程、同事的活動、上司的預定計劃、公司的整體動向等事情一目了然。
由於自己的工作並非完全孤立，所以必須將它定位在所屬部門的目標、公司整體的目標乃至外界環境的變動上，才能保證計劃的合理性。
隻要嚐試擬訂行程表，原本淩亂不堪的各種預定計劃，就會顯得條理井然起來。人們之所以工作忙得不可開交，究其原因是由於總在工作即將終止之時，趕緊手忙腳亂加班熬夜之故。這種做法，經常導致工作水平下降。總之，及早著手準備才是快速完成工作的保障。
如果能夠擬訂行程表，設定進修時間、休閑時間、與家人溝通的時間，自己和家人都將因此取得默契，步調一致。此外，通過與家人的溝通，不但可以減輕日常生活的緊張壓力，而且能夠使你湧現新的活力。
先憂後樂乃是時間計劃的基本原則。把這種個人時間管理模式推薦給家人，可有效避免和家人發生衝突。
讓我們來看一看一個具體的周末假日行程表。
首先，所謂周末假日究竟是從什麼時候開始，到什麼時候結束呢?
一般的看法是從周六早上到周日晚間為止。不過如果想要利用周末假日，充分爭取時間進行自我啟發的話，這樣看是不行的。
所謂周末假日是從周五晚間到周一早上為止的時間。如此解釋的話，就有將近三天的假期可資運用，無妨將它當作一個整體時段來加以掌握。
倘若這種理念成立的話，周五晚間的度過方法就變得十分重要。
周六和周日，還是應該早起。如果失之嚴苛的話，恐有難以持續之虞，因此不妨稍微放鬆，比平日晚起一兩個小時也沒關係。盡可能和家人共用早餐為宜。
其次，要將周六、周日的上午定為主要進修時間，不足的部分排入周六、周日的晚間。周日晚間不排計劃隻管就寢，周一早上提早起床也就可以做到。
一般而言，周末假日要將工作暫且付諸腦後，好好地調劑身心才是提高工作效率的良方。不過，有件事情非常重要，就是必須為下周一開始的工作預作心理準備。
如果等到下周一早上再來定下下周的進修行程表，事實上已經太遲了。本周日晚間才是思考並定下下周行程表的絕佳時機。
投資預算是對做什麼或不做什麼，怎樣做才能讓時間升值。高效做事，日事日清就要養成對時間做投資預算的好習慣。
史密斯法則——神奇的三小時
珍惜每一分鍾，最大化時間的價值，幾乎是每一位成功者必修的一課。學會有機的管理時間，才能保證做事的效率
美國一家權威機構曾對2000名職業經理人進行了調查研究，結果發現凡是成績優異的經理都可以非常合理地利用時間，讓時間消耗降到最低限度。
美國著名保險推銷員弗蘭克·貝格特自創了“—分鍾守則”，他要求客戶給予一分鍾的時間，介紹自己的工作服務項目。一分鍾一到，他自動停止自己的話題，謝謝對方給予他一分鍾的時間。由於他遵守自己的“一分鍾服務”，所以在一天的時間經營中，幾乎和自己的業績成正比。
“一分鍾時間到了，我說完了!”信守一分鍾，既保住了自己的尊嚴，也沒有減少別人對自己的興趣，而且還讓對方珍惜他這一分鍾的服務。
時間對於每個人來講都是公平的。要想在自己的工作中取得良好的成績，按時保質地完成任務，就應當充分利用每一分鍾的價值，管理好自己的時間。
被人們稱為時間管理大師的哈林·史密斯曾經提出過“神奇三小時”的概念。他鼓勵人們自覺地早睡早起，每天早上5點起床，這樣可以比別人更早開始新的一天，在時間上就能跑到別人的前麵。利用每天早上5～8點的“神奇的三小時”，你可不受任何人和事幹擾地做一些自己想做的事。每天早起三小時就是在與時間競爭，你必須講求恒心，養成早起的習慣，以後你會受益無窮。
仔細研究一下，早睡早起除了哈林·史密斯所提到的“神奇三小時”的好處之外，更有著以下的一些好處：
1．已故諾貝爾和平獎得主特裏薩修女曾說過，現代生活在都市的人最缺乏的、最渴望的就是“心靈的平靜”。而早睡早起，利用早上神奇的三小時想些問題，做些重要工作，這樣往往可以捕捉到都市喧囂忙亂背後的寧靜時刻。
2．在這段時間裏，絕對沒有人或電話來騷擾你，你可以全心全意做一些平日可能要花上好幾個小時才能完成的工作或事務，並且可以取得很好的成效。
3．清晨往往是你精神最集中、思路最清晰、工作效率最高的時候。
4．養成早睡早起的習慣，可以使你一天精力充沛，更能增強你的信心，考驗你的自律，為你建立一個正麵的“自我概念”。
5．當然早睡早起並不是苛刻地剝削我們的睡眠時間，正好相反，早睡早起隻是將我們的睡眠及起床時間略微調整，而這正是高效率利用時間的要求。
如果我們在晚上10點睡覺、早上5點起床的話，我們的睡眠時間仍然是7個小時。而一般人如果在午夜12點入睡，早上7點起床的話，他們的睡眠時間也同樣是7個小時而已。所以我們在這裏提倡早睡早起，運用“神奇的三小時”這一概念，隻是非常有策略性地將休息和工作的時間對調了一下，我們將晚上10點至午夜12點這段本是用來看電視、看報紙、娛樂、應酬的時間用於睡眠，而早上5～8點這段本應用來睡眠的時間，則用來做一些更重要的事情。
我們應該明白生活要怎樣度過才會更有意義。二八法則要求我們不僅要按照它的方法論去做事，而且啟迪我們每天“神奇三小時”到底給我們帶來了什麼。
總而言之，我們應該高效率地運用每時每刻。
對每個成功的人來說，時間管理是很重要的一環。時間是最重要的資產，每一分每一秒逝去之後再也不會回頭，關鍵是如何有效地利用你的時間。
研究時間管理之道，首先必須知道，一個小時沒有60分鍾。事實上，一個小時內隻有利用到的那幾分鍾而已。
大家一天要浪費幾個小時呢?如果真想知道，不妨來做一個實驗。首先，找一個記事本，把每一天劃分成3個小時的區域。然後再把每個小時劃分成60分鍾的小格。在這整個星期裏麵，隨時把所做的事情記錄在劃分的表格中，連續做一個星期試試看，再回頭來檢查一下記事本，就會發現，由於拖延和管理不良，浪費了許多寶貴的光陰。
當人們了解到是如何使用時間之後，再回頭重做一次實驗。這一次多用點心來計劃時間，把需要做及想要做的事仔細安排進你的時間表，再看效率是否會好一點。
記住，時間是唯一可以賣給他人或自己的東西，對時間的利用率越高，日事日清的效果更好。
珍惜每一分鍾，最大化時間的價值，幾乎是每一位成功者必修的一課。學會有機的管理時間，才能保證做事的效率。