新時期航空企業檔案工作運行機製研究與實踐
業務交流
作者：丁洪瓊
新時期航空企業檔案工作運行機製研究的總體目標就是要促使檔案館不斷調整思想和方法，以全新的理念駕馭檔案工作的重大變革，研究適應航空企業檔案工作發展的完善的組織、製度、工作流程和保密安全體係，搭建成熟實用的集成管理平台，構築特色服務機製，促進檔案信息服務向數字化、專業化和知識化的三化轉型，進一步加強檔案專業自身的建設與發展，使之更好地為本單位可持續發展提供強有力的基礎管理和檔案信息資源保障。
一、提煉全新理念，引領檔案工作運行機製創新
思想現代化是管理現代化的前提，任何工作的跨越和創新，都必須有一個嶄新而有創意的思想觀念作前導。在筆者所在的中航工業成都所（以下簡稱成都所）檔案工作運行機製創新研究與實踐互動中，檔案館確立“發掘信息資源，共享人類智慧”的信息管理核心理念，奠定檔案工作的發展基礎；確立“主動作為，堅持檔案工作服務型號研製為第一要務”的檔案工作核心理念，突出檔案工作的自身定位和企業特色；確立“理念先行、需求引領、轉型推動”的工作方式核心理念，轉變檔案工作的實踐方式；確立“數字化、專業化和知識化”的發展方向核心理念，推動檔案工作實現新跨越。麵對工作對象和環境的變化，檔案館在思想觀念上進行積極有效的適應性、開拓性調整，在選擇中繼承，在繼承中創新，以理念引領發展，逐步從幕後走向前台，從後端走向前端，從局部走向全程，從保管走向監管和控製，從信息管理走向知識管理。
二、完善檔案工作體製，加強對檔案工作的規範、導向和約束作用
檔案工作的規範性和政策性很強，形成者的義務、利用者的權利和服務者的行為都要靠相關的組織領導、製度和程序來保證。
1、檔案工作組織建設研究
按照《檔案法》及其實施辦法等有關法規文件要求，成都所早期成立了館處合一的檔案館，配備了專、兼職檔案工作隊伍。鑒於單位機構改革和人事變動，為便於有效加強全所檔案綜合管理力度，適時下發《關於調整所檔案管理相關機構和網絡成員的通知》，形成了由主管副所長直接領導、以檔案館為主體、以各部門分管檔案工作領導和專、兼職檔案員為網絡的檔案工作組織體係，並進一步明確了相關機構、各部門分管檔案工作領導和兼職檔案員的職責，保持檔案工作組織體係的正常有效運行。
在機構調整過程中，根據崗位設置等實際情況，一方麵，形成了檔案館內各檔案管理工作崗位的說明書，並進行了相應的職責分工，從而進一步明確了各崗位的工作職責、崗位職責以及對人員的相關要求；另一方麵，為完整地體現企業檔案部門的管理職能，取得企業中其他各相關部門的支持、配合與協調，在企業各部門調整並製訂、實施其崗位職責時，有意識地把有關檔案資料管理的相關內容納入到他們的崗位職責中去，明確相應的義務職責，從而實現整個企業內在檔案管理工作方麵的高度協調與配合。
2、檔案工作製度建設研究
檔案管理是企業管理鏈中一個重要環節，其製度應涵蓋從文件形成到利用各個環節的工作內容。根據航空企業的實際情況，結合《中華人民共和國保守國家秘密法》、《企業檔案工作規範》、國家檔案局10號令等新要求，成都所創新性地將保密要求融入到各業務流程中，強化和規範檔案工作參與者的責任和義務、各門類文件材料的歸檔範圍和保管期限以及基層檔案工作管理網絡的構建，即規定做什麼，由誰做，形成了覆蓋各環節、各門類檔案及各分室的管理製度，提出涵蓋電子文件生命周期的數字檔案館管理製度，為全所各項工作開展提供了強有力的檔案製度保證，使企業檔案工作有法可依、有章可循。
（1）綜合性檔案業務工作管理製度研究
結合檔案工作業務流程需求，提煉歸納在實際工作中形成和采取的一係列原則、方法，形成了包括檔案工作獎懲、統計、借閱利用、輸入輸出、分發、更改文件材料管理、編研、調撥、庫房管理、鑒定銷毀、密級資料管理等方麵的綜合性檔案業務工作管理製度。
（2）各門類檔案資料管理製度研究
根據國家檔案局和航空工業檔案館相關製度要求，結合自身實際，對各門類文件材料的形成、積累、歸檔、整理、著錄標引等方麵分別製定相應的管理規定，明確了各部門在檔案工作中的責任和義務，界定了各門類文件材料的歸檔範圍和保管期限。涵蓋了文書、航空產品、通用標準、科學技術研究、設備儀器、基本建設、聲像、成果專利、實物、質量、引進技術資料和經營檔案等常用門類。