淺析企事業單位聲像檔案的管理
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作者：厲丹
企事業單位的聲像檔案是指企事業單位各部門或個人在社會實踐活動中形成的對國家、社會和本單位具有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，並輔以文字說明的曆史記錄。聲像檔案是企事業單位檔案的重要組成部分。
一、聲像檔案的收集
隨著社會的發展及辦公條件的改善，在企事業單位各部門工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們必須盡心盡責，做好聲像檔案的收集、整理、歸檔、利用工作。
1、收集範圍
（1）反映企事業單位的主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；
（2）各級領導人和著名人物參加的與企事業單位有關的重大活動的聲像資料；
（3）企事業單位有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。
（4）涉及企事業單位和本係統權益的聲像資料。
（5）其它單位形成的與本企事業單位有關的重要聲像資料。
（6）其它具有保存價值的聲像資料。
2、收集時間
（1）企事業單位的聲像檔案資料應在形成後一個月內隨立檔部門其它載體形態的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。
（2）檔案部門應隨時收集零散的具有保存價值的聲像資料。
3、收集要求
（1）錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片（含底片）和文字說明要收集齊全，按時歸檔並建立歸檔控製措施。
（2）接收原版、原件，特殊情況下可接收複製件；
（3）聲像資料的內容要真實，底片、原件與影像、複製品要相符。
二、聲像檔案的整理
聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其係統起來，便於保管和利用。
1、分類、編號
（1）照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內編流水號。
（2）錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代——問題分類，按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然後每盤再依次編排序號。
（3）編注與其他載體檔案相聯係的參照號。
2、保管期限
聲像檔案的保管期限，應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。
3、文字說明的編寫
聲像檔案的文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝製者）等。編寫文字說明的要求：
（1）準確揭示檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全；
（2）照片的自然張（內容相近的亦可以若幹張）編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明；
（3）文字簡潔、語言通順；
（4）時間用阿拉伯數字表示。
三、聲像檔案的保管
聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被汙損的，要進行必要的技術處理。
1、保管條件
（1）底片、膠片庫溫度應保持在13-15℃之間，相對濕度應保持35%-45%；
（2）照片庫溫度應保持14-24℃，相對濕度應保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫溫度應保持18-24℃，相對濕度應保持40%-60%；