文檔打印省錢學問大
技術應用
作者：利文
也許大家會認為，文檔打印操作不就是打開文檔編輯界麵，執行打印命令這麼簡單嘛，這能有多大學問？事實上，文檔打印操作是一場需要長期消耗成本的持久戰，是單位辦公成本控製的重點。如果想有效節省文檔打印耗材成本，節省電力資源，那麼文檔打印操作中還是隱藏著許多普通用戶可能不完全熟悉的秘密。現在，本文通過一係列打印設置、打印習慣，向大家推介一下文檔打印操作省錢的學問！
合適字體更省墨水
倘若待打印的材料主要是草稿，供自己檢查核對時使用，同時文檔內容大多以阿拉伯數字和英文字母為主時，那麼可以選用一些能省墨的特殊字體來編輯文檔，以達到節約打印費用的目的。例如，從網上下載安裝Ecofont免費字體（該字體是由荷蘭一家公司參考開源的Sans Serif字體進行獨立開發的），之後將待打印的文檔內容編輯成該字體，就能有效節省墨水，因為EcoFont是一個字體基於生態的Vera Sans，它使用小圓圈方式顯示字符，能達到20%左右的墨水或墨粉消耗，而又不會影響文檔的可讀性。
在安裝Ecofont免費字體時，隻要依次單擊“開始”|“設置”|“控製麵板”命令，雙擊其中的“字體”文件夾，將目標字體文件直接拖放到該窗口。當然，也可以直接用鼠標右鍵單擊目標字體文件圖標，執行右鍵菜單中的“安裝”命令，就能將對應字體文件安裝到本地計算機係統中。
完成字體安裝操作後，日後打印文檔需要省錢時，隻要先在文檔編輯界麵中，選中所有文檔內容，之後進入字體設置對話框，從“西文字體”下拉列表中選擇“Spranq echo sans”字體選項，確認之後執行打印操作，我們將會看到打印出來的阿拉伯數字和英文字母上麵都是一些小圓圈。使用了該字體後，文檔打印操作比使用標準字體省下了20%左右的墨水，長期下去，能節約一筆客觀的費用。
良好習慣也能省錢
在平時打印材料的時候，如果能注意一些打印細節，養成良好的打印操作習慣，就能幫助大家在日常工作中節省不小的打印成本，大家千萬不要小看這些細節，雖然很多時候隻是舉手之勞，但是打印效果卻有很大差別，良好的打印習慣既能讓文檔打印效率提高，又能有效避免打印機損耗，節約電力資源。而一旦不注意打印細節，沒有良好打印習慣時，就容易造成不同程度的打印浪費。
首先要養成使用省墨模式進行打印的習慣。正常來說，打印機驅動程序都自帶有省墨模式打印功能，不過在缺省狀態下，該功能並沒有被啟用運行，因此要是我們想在打印內部交流資料或其他一些非正式文檔時，不妨及時啟用該模式，該功能模式輸出來的文字隻有文字邊框線，也就是說文字為空心文字，既能節省墨水和墨粉，又不會影響文檔可讀效果。例如，惠普激光類打印機一般都有省墨打印模式。在啟用該模式時，可以先進入打開設置對話框，選中目標打印機設備，按下“屬性”按鈕，展開激光打印機屬性對話框。選中“紙張/質量”標簽，彈出標簽設置頁麵，在“打印質量”位置處選中“Economode（節省打印墨盒）”選項，單擊“確定”按鈕保存設置操作即可。
其次要養成形成雙麵打印的習慣。大家知道，雙麵打印其實就是指當打印機將文檔內容輸出到紙張的一麵後，再將紙張送到雙麵打印單元內，在其內部完成一次翻轉重新送回進紙通道以完成另一麵的打印工作。具體地說，打印雙麵文檔的過程，就是將用戶原本要手工進行的紙張翻轉操作自動完成了。善於進行雙麵打印操作，既能有效節約打印紙張，又不會影響打印效果，現在多數型號的打印機設備都支持雙麵打印功能。
第三要保持打印之前盡量預覽的習慣。倘若直接進行打印而不預覽文檔內容的話，打印效果很有可能不讓人滿意，這就容易引起重複性打印，隨之就會引起打印成本的隱性浪費。在正式打印之前，先對待打印文檔內容進行預覽，就能很直觀地發現文稿內容所占頁數多少，是否符合頁麵要求等等，能夠有效重複打印。要是尾頁內容很少，隻有一行字或者幾個字，那麼就能通過調整行間距、頁邊距、字號、字間距等方式，將它縮排到上一頁中去，從而達到避免紙張浪費的目的。
第四應形成隻打印所需內容的習慣。倘若待打印的文檔內容多而雜，而用戶隻需要其中的部分內容，這該如何打印才能省錢呢？方法其實很簡單，隻要將選定的內容打印出來即可。例如，在Word 2007應用程序中進行這種打印操作時，可以先打開文檔編輯界麵，將需要打印輸出的文檔內容選中，之後按下左上角區域處的“Microsoft Office”按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇“打印”命令，切換到打印設置對話框，選中這裏的“所選內容”複選框，按下“確定”按鈕保存設置操作即可。如果用戶安裝使用的是Word 2003應用程序，那麼先選中Word文檔編輯界麵中要打印輸出的內容，並依次點擊“文件”|“打印”命令，之後將打印設置框中的“所選內容”選中，Word程序就能隻打印文檔中指定的內容，而會忽略其餘內容。