給Office一個完美的“兼容”
技術應用
作者：琴聲
伴隨著Office工具的版本越來越高，用戶使用該工具享受到的便利也是越來越多，與此同時，不同版本之間的兼容性問題也越來越突出。如何有效解決Office工具的兼容性問題，讓日常辦公效率更高，已經成為許多辦公用戶的努力追求。為此，本文針對該問題提出了下麵一些解決方案，以便給Office一個完美的“兼容”！
安裝更新補丁
現在，局域網中有的客戶機安裝使用了Office 2007或Office 2010，有的安裝了Office 2003，而在默認狀態下，我們無法利用Office 2003版本訪問docx格式的Word文檔。為了解決該兼容性問題，最常見的辦法就是從微軟官方網站中下載安裝兼容性補丁程序，下麵就是具體的操作步驟：
首先在安裝有Office 2000、Office XP 或 Office 2003 的客戶機上，依次單擊“開始”|“控製麵板”命令，彈出係統控製麵板窗口，用鼠標雙擊該窗口中的“Windows Update”圖標，打開在線更新管理界麵，點擊該界麵左下方區域的“安裝更新”按鈕，將所有高優先級的更新全部下載安裝成功。
其次打開IE瀏覽器窗口，在該窗口地址欄中輸入網站地址，在其後頁麵中我們發現該補丁程序名稱為FileFormatConverters.exe，大小隻有37.2M。在這裏，將“更改語言”選擇為“中文（簡體）”，之後點擊“下載”按鈕，將兼容程序包下載保存到本地計算機硬盤中。
接著用鼠標雙擊獲取到的“FileFormatConverters.exe”程序文件，打開安裝程序向導對話框，按照默認設置完成該補丁程序的安裝任務。安裝操作結束後，重新啟動本地計算機係統，這樣Office 2003這些低版本的程序日後就能順利打開、編輯和保存采用 Word、Excel和PowerPoint更高版本文件格式的文件了。該兼容程序包還可以與Microsoft Office Word Viewer 2003、Excel Viewer 2003和PowerPoint Viewer 2003配合使用，用來查看以這些新格式保存的文件。
當然了，需要提醒大家的是，安裝更新補丁程序，隻能解決文件訪問問題，而無法解決修改問題，否則微軟也不會推出新版的Office程序了。
調整保存設置
為了能讓低版本Office程序正常訪問高版本Office程序編輯處理的文檔，我們可以調整高版本Office程序缺省的文件保存格式，讓新文件自動存儲為doc、ppt、xls等兼容格式，而不是自動存儲為docx、pptx、xls等新版文件格式！下麵就是該方法的具體實現步驟：
首先使用高版本Office程序編輯處理好新建的文檔文件，點擊文檔編輯界麵左上角的圓圈圖標，打開“開始”菜單，按下其中的“Word選項”，切換到Word選項設置對話框。
其次選擇“保存”標簽，打開標簽設置頁麵，在“保存文檔”位置處，將“將文件保存為此格式”設置為“Word 97-2003文檔”，再單擊“確定”按鈕保存設置操作。這樣，日後我們隻要按下“保存”按鈕執行文件保存操作時，默認就是Word兼容格式了，而要想重新保存為docx格式時，必須按下“另存為”按鈕，從保存類型對話框中選擇“Word文檔（*.docx）”才可以。當然，當我們嚐試將一個原先以新格式編輯處理的文件保存為舊格式時，Office程序將會自動彈出提示信息，告訴我們一些僅新版本Office程序可支持的格式和特性將會發生丟失，這一點我們需要格外小心。