5.3 有利於提高檔案行政管理的效能，降低檔案行政成本。現代社會的發展日趨複雜化和多元化，國家為推進社會公益，往往是通過擴大行政權力，加強行政幹預來實現。但行政強製並不是萬能的，常常會因為行政相對人有形或無形的抵製而大大降低功效。檔案行政指導作為一種權力色彩較弱的檔案行政管理手段，會促使相對人主動參與實現檔案行政目的或自覺服從於檔案行政管理機關意誌，有利於將檔案行政目的內化為被管理者的自主意識，從而提高檔案行政管理效能。另外檔案行政指導中的告誡製度，可以通過對處於違法萌芽狀態或輕微違法尚未對他人或社會公益造成危害的行為的及時警示，督促檔案行政相對人及時改正錯誤，避免進入立案調查等檔案行政處罰程序，從而降低了檔案行政成本。
5.4 有利於促進“服務性檔案管理機構”的實現。運用規製性的檔案行政指導，通過告誡、規勸、提醒、提示等方式，可以減少或避免檔案行政相對人違法現象的發生，有助於實現日常檔案行政指導與檔案行政執法的統一；運用調整性的檔案行政指導，通過協調、勸告、調停的方式，解決檔案所有者與檔案利用者之間，檔案所有者與檔案保管者之間，檔案利用者與檔案保管者之間的矛盾、糾紛、衝突，有助於維護檔案所有者、利用者和保管者的合法權益；運用助成性的行政指導，通過引導、輔導、培訓、信息發布等方式，可以幫助和促進檔案行政相對人通過合理有效管理檔案與檔案事務，實現自身利益的增加和事業發展，有助於實現服務社會發展的根本目的。
6 檔案行政指導的範圍
檔案行政指導的範圍是指檔案行政管理機關依照法律法規賦予的權限，對所管轄的檔案事務進行檔案行政指導的範疇和界限。依據檔案法規規章與規範性文件的有關規定，筆者認為，檔案行政指導適用範圍可以歸納為：①需要從技術、政策、安全、信息等方麵幫助當事人增進其檔案事務方麵的合法利益；②需要預防當事人可能出現的妨害檔案行政管理秩序的違法行為；③指導幫助行政相對人完善檔案管理行為，預防或者避免行政相對人違反檔案行政管理法律、法規、規章行為發生的；④需要對自然人、法人和其他社會組織之間發生的檔案事務方麵的利害衝突進行調整的；⑤法律法規賦予檔案行政管理機關監督管理職責，但未明確監督管理措施和手段的；⑥其他需要檔案行政管理機關實施行政指導的情形。
7 檔案行政指導的控製
從依法行政上說，法律不承認非強製性的檔案行政指導行為可以隨意實施，它要受到法律和行政程序的約束與調整。
7.1 對檔案行政指導的法的約束。檔案行政指導必須依法指導，所依據的“法”不僅包括法律規範（組織法、行政法、權力機關製定的涉及檔案工作的各種法律法規規章以及各級檔案行政管理部門製定的規範性文件等），還包括法治精神（如正義、平等、保障人權等）。檔案行政指導作為檔案行政主體的行為，必須有“法”上明確的管理檔案事務及範圍的授權，“檔案行政指導行為必須在所規定的權限範圍內作為，凡超越規定的權限範圍的檔案行政指導，即為無效的檔案行政指導。”[8]
7.2 對檔案行政指導的程序約束。“檔案行政指導必須通過正當程序來運作，建立相應的程序製度來有效地保護行政管理相對人，防止行政專橫，提高行政效率，實現行政目標，這也是行政法治的內在要求。”[9]檔案“行政指導的程序規則應適用行政程序的一般程序規則。即抽象的行政指導適用行政立法等抽象行政行為的一般程序規則，具體的行政指導適用具體行政行為的一般程序規則”。[10]檔案行政指導還應建立與完善相關程序製度，如審議製度、信息公開與告示製度等相關製度。
7.3 對檔案行政指導的司法約束。為防止檔案行政指導的濫用、誤用，並充分發揮檔案行政管理功能，必須將檔案行政指導納入法製化軌道，接受司法審查，保證司法救濟。“將行政指導納入行政訴訟受案範圍是對行政指導進行監督和對相對人提供救濟的最好的方式”，“體現‘有損害必有救濟’的責任行政的要求”。[11]司法約束包括行政訴訟、行政複議、行政賠償和行政補償等。
8 結語
檔案行政指導作為一種新型的行政行為，在檔案行政管理依法行政中將日益發揮積極的作用。當然，檔案行政指導的法治建設則是一項任重道遠的係統工程，需要檔案學術界和實踐界結合我國的具體檔案行政管理實際，不斷研究解決檔案行政指導的諸多理論與實踐問題，科學地理解和運用檔案行政指導，不斷探索和完善其具體操作方式，加強檔案行政指導製度建設，實現檔案行政指導規範化與法治化。
﹡本文為國家社科基金項目《依法治檔研究》（項目編號：13BTQ068）階段成果。
（作者單位：濮陽市檔案局來稿日期：2013-10-18）