2.4 檔案行政指導行為是一種不以檔案行政相對人意誌為轉移，可以由檔案行政管理機關單方麵實施的行為。檔案行政指導行為由檔案行政管理機關單方麵實施就可以完成，並不必然要求檔案行政相對人的配合。
2.5 檔案行政指導是具有一定引導性和誘導性的行政行為。檔案行政主體通過指導、勸告、提醒、建議、協商、製定和發布指導性政策、提供技術指導和幫助等積極行政行為，引導和誘導檔案行政相對人自覺作出檔案行政主體所希望的行為。
2.6 檔案行政指導是一種主動、靈活、多元的行政行為。
3 檔案行政指導的原則
3.1 自願性原則。檔案行政指導行為應當以檔案行政相對人自願為前提，充分尊重檔案行政相對人的自主選擇，通過綜合指導說理，使檔案行政相對人認同和自願接受，以達到預期的檔案行政管理目的。
3.2 合法性原則。檔案行政管理機關應當在法定職責、職能和管轄事務範圍內開展行政指導，所實施的指導行為應當合乎法律規範和基本法理，不得侵害行政管理相對人的合法權益。
3.3 合理性原則。檔案行政管理機關實施行政指導必須基於正當的動機和目的，必須是為了社會的公共利益或是為了行政相對方的合法權益。不得基於個人或小團體的私利或其他不正當目的，利用優越於行政相對方的地位強加於行政相對方，迫使行政相對方接受檔案行政指導。
3.4 公開、公平、公正性原則。檔案行政管理機關實施檔案行政指導除涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私外都應公開，將檔案行政指導的依據、內容、方法、程序及檔案行政管理相對人的權利等在辦公場所、工作網站公示，依法保障檔案行政管理相對人的知情權、參與權和救濟權。平等對待檔案行政相對人，在相關條件基本相同的情況下，對不同檔案行政相對人應當實施相同或者類似的檔案行政指導。不能差別對待，不能厚此薄彼，不得偏袒徇私。
3.5 靈活、效率、便民性原則。檔案行政管理機關應當靈活實施檔案行政指導，根據具體情況選擇相應的形式。注重降低行政成本、提高效能，為檔案行政相對人提供高效、便捷的指導服務。
4 檔案行政指導的分類
檔案行政指導有多種分類方式，按功能可以分為以下三類：
4.1 規製性檔案行政指導。規製性檔案行政指導是檔案行政管理機關為了維護和增進公共利益，對妨礙社會檔案秩序、危害公共檔案利益的行為加以預防、規範、製約的檔案行政指導。主要適用於需要預防當事人可能出現的妨害檔案行政管理秩序的違法行為。
4.2 調整性檔案行政指導。調整性檔案行政指導是行政相對方之間發生利害衝突而又協商不成時，由檔案行政管理機關出麵調停以求達成妥協的行政指導。主要適用於對自然人、法人和其他社會組織之間發生的利害衝突進行調整。
4.3 助成性檔案行政指導。助成性檔案行政指導是檔案行政管理機關為行政相對方出主意以保護和幫助行政相對方利益的行政指導。主要適用於需要從技術、政策、安全、信息等方麵幫助公民、法人和其他組織增進其檔案合法利益的。
5 檔案行政指導的作用
檔案行政指導具有以下四個方麵的積極作用：
5.1 有利於拓展檔案行政監管的領域，彌補現行檔案法律手段的不足。現代社會的發展一日千裏，新的行業領域、新的記錄形式、新的記錄載體不斷湧現，而檔案法律由於受立法成本、檔案法所調整的社會關係發展程度、檔案立法者的認識水平等限製，具有明顯的滯後性，不可能及時對所有新出現的行業領域、新的記錄形式、新的記錄載體等作出明確的規定。因此，靈活地適用檔案行政指導予以調整和補充單純檔案法律手段的不足就顯得尤為重要。檔案行政指導可以靈活自如地采用隨機應變的對應措施對這些新興行業領域、新的記錄形式、新的記錄載體實施管理，從而彌補檔案法律手段的不足，拓展了檔案行政管理的領域，並可為以後立法或修改完善已有檔案法律奠定良好基礎。
5.2 有利於完善檔案行政管理機關的職能。隨著政府職能的轉變，檔案行政管理機關也應隨之轉變。一方麵，要加強對社會檔案事務和館藏檔案的管理；另一方麵，要為社會提供優質、高效、便捷的檔案事務與檔案信息服務。而檔案行政指導正是適合於這種需要，如，檔案行政指導中的信息發布製度，有利於為檔案行政相對人提供準確、完整的信息；檔案館（室）示範製度，有利於幫助檔案行政相對人合理分配資源，以最小的投入獲得對本單位檔案的最佳保護。另外，檔案行政指導是一種柔性行政行為，與傳統的附帶強製命令色彩的檔案“業務指導”的行政管理方式和以處罰、審批等檔案行政執法手段為主的強製性行政方式相比，具有明顯的親和力，其將管理者與被管理者置於一個相對平等的地位，更有利於檔案行政管理工作的開展。