高校無紙化辦公初探
現代辦公
作者：姚虎 張俊傑 王誌剛 張曉妮
所謂無紙化辦公，是指利用現代化的網絡技術，以計算機、手機等電子產品為載體實現辦公自動化，從而減少傳統辦公模式中紙張使用及書寫的環節，主要媒介是計算機、網絡等數字設備和Office、ERP等專用辦公軟件，理想狀態是實現完全不用或盡量減少紙張等辦公耗材的使用進行各種業務以及事務處理。
所謂高校無紙化辦公是指，高校基於完善的辦公自動化係統，利用網絡實現的人與機協作的高效辦公方式。其運作方式是辦公人員登陸辦公自動化係統，進行日常辦公的各項內容。
一、高校無紙化辦公的優點
以往，高校行政管理部門每次製定新的政策，傳達新的精神或下發重要通知，都要印刷大量的紙質文件，下發到各個部門。很明顯，這種信息發布方式既繁重落後又浪費人力、物力、財力，不能適應信息時代對高校行政管理快節奏的要求。無紙化辦公方式的適時出現，除了可以節約大量的人力、物力、財力，節省信息傳達時間，更具有提高辦公效率、規範辦公流程、便於信息保存與查詢的優點。
（一）提高辦事效率。無紙化辦公具有傳輸速度快、傳播麵廣、信息能夠同時到達各個終端、快速精確的數字計算和不受時間地點的限製等功能和特點。並且可以隨時實現信息共享，能夠有效協調多部門之間的協同工作問題，使各個部門、各個環節單獨處理的工作串聯起來，同時也能處理流程上多環節的任務。具體表現為：文件流轉批示快。在網上進行若幹份公文的發送可以實現即送即達，從而提高公文流轉審批的速度。以筆者所在的西北農林科技大學為例，通知的發布、會議室的申請、文件的接收、各類科技數據統計查詢等，都能通過電子政務網絡實現。
（二）規範辦公流程，易於發現工作疏漏，改進工作作風。通過無紙化辦公體係的建立，在單位建立起一個緊密、協調、透明、高效的管理機製，讓單位充滿活力，促進單位持續發展，使工作人員責任明確，權限分明，具體事務落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現象，便於及時發現問題、改進過程和解決問題，同時，使大家養成了及時查閱文件和辦理文件的良好習慣，對改進工作作風起到了極大的促進作用。
（三）便於信息保存和查詢。保存紙質文件需要足夠的空間，時間長了，隨著積累的資料增多，存放空間受限，需要整理、清除不必要的文件，工作量較大，查找資料較為不便，而且查找容易出錯。辦公自動化係統可以很好地解決上述問題，數據保存在網絡數據庫，信息存儲量比紙質存儲大大加強，可以利用關鍵字方便快捷查閱所需的資料，提高查詢效率，同時解決了儲存空間不足的問題。筆者所在單位西北農林科技大學科研處，將曆年來的通知公告、收發文、會議紀要等各類文檔及時上傳到科研管理係統裏麵，非常方便各類信息的保存和查詢。
二、高校無紙化辦公麵臨的挑戰
（一）文化習慣因素。無紙化辦公要成為現實，首先需要改變人們的觀念和習慣，因為觀念和習慣直接影響人們的選擇和行為。在人們的傳統觀念中，白紙黑字具有一定的權威性，是真實可信的，人們閱讀紙上的信息比較容易輕鬆，而且不受時間地域的限製。同時，很多辦公人員對辦公自動化本質作用理解還不夠深，對使用辦公自動化係統的緊迫性和必要性認識不夠，還沒有養成自覺使用無紙化辦公的習慣。有些人甚至潛意識地認為電腦和網絡的安全性得不到保障，不願把部門和個人工作的一些文件和數據存放在電腦裏或通過網絡傳輸。所以，要一下子改變原有的工作方式和習慣，全部或大部分應用辦公網絡處理公文，確實存在一定的難度。
（二）電子簽名和批示存在難點，電子公文法定地位受到挑戰。傳統的紙質文件，手工簽批文件時，其字體、字跡圖像、印章等清晰可見，不同的人筆跡不同，內容真偽易於判別，司法部門還有套成熟的物證鑒定技術，因此其證據作用和法律效力已無異議。但是，在計算機上修改編輯文件，要辨別各人的簽名、痕跡卻不是一件簡單的事情，電子文件麵臨著證據作用和法律認可方麵的障礙，這一問題長期以來懸而未決，困擾著相關部門，直接影響著無紙化辦公的進程。筆者所在的單位，文件的公布已經實現無紙化網上操作，但是考慮到真實性、合法性的難題，文件的批閱依然使用紙質文件批閱的方式。
（三）計算機、網絡技術亟待提高。無紙化辦公成功實施必須建立一支高效的技術隊伍，以提供堅實的技術保障。無紙化辦公的文件都需要通過計算機來完成。這就要求所有的發文人、收文人和閱讀批示人都要有一定的計算機操作技能。現實中部分領導幹部、工作人員由於年齡較大，在多年的工作中習慣了比較容易的紙質文件的批示和簽署。再加上，缺乏專門的計算機、網絡培訓，各位工作人員的計算機、網絡水平參差不齊，因此計算機在很多部門，隻是一個打字機或瀏覽器，計算機、網絡的信息傳遞、辦公協同等作用遠遠沒有得到發揮。同時，各個部門的辦公設備參差不齊，標準不統一，電腦、傳真、打印等設備新舊不一，嚴重影響了辦公效率。校園網絡速度也亟須提高，以應對大數據時代對辦公的挑戰。