辦公自動化發展對秘書工作的影響
現代辦公
作者：張弋
隨著社會的迅速發展和人們工作及生活節奏的日益加快，各機關、企事業單位對秘書部門的要求也越來越高。秘書傳統的辦公模式已無法達到現代化辦公的需要。在發達國家的辦公中，尤其是秘書部門的辦公，已完全實現了辦公自動化。在我國，辦公自動化的進程正逐漸替代傳統的手工操作辦公模式。
一、辦公自動化與秘書工作概述
辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬於辦公自動化的領域。
秘書這個職業是實現領導與外界人士溝通的最佳途徑，是人員溝通的橋梁和領導的左膀右臂。各類信息都與秘書的工作息息相關。從某種程度上講，秘書的工作看似簡單，但卻遠不隻是接收、整理、交換和傳輸信息的工作。秘書開展工作的方式有很多。例如，收集資料、研究政策、反映問題、提供谘詢等等。正因秘書的工作不可小覷，而且辦公自動化可以提高秘書工作的辦公效率，所以現代化的辦公進程得以如此迅猛地發展。
二、辦公自動化對秘書工作的促進作用
對於秘書和秘書部門來說，逐步實現辦公自動化，是提高秘書工作質量效率、適應新形勢下對秘書工作提出的新要求的重要一環。
（一）秘書人員自身素質的提高。辦公自動化的迅速發展，大大減少了秘書的體力消耗，但增加了腦力勞動方麵的事務。因而這是對秘書人員自身價值和綜合素質提高的一項有利因素。辦公自動化的普及讓秘書人員必須熟練地掌握軟件及辦公自動化設備的應用。這也是間接意義上的自我學習與進步的好機會。
（二）信息處理的便捷性。如今，在自動化普及的辦公條件下，秘書可不必離開工作崗位便能從計算機檔案中調閱所需的信息資料。同時也可以實現電子信箱中的各種書信和各種文件目錄表的瀏覽，接收領導通過計算機發出的指令並按照需要在計算機上進行必要的文字處理。
（三）數據統計的準確性。在以往的秘書工作中，統計數據是最費時費力的一項工作。而如今辦公自動化軟件的應用，使傳統的手工計算轉變為智能的機器運算，各種統計報表、統計學方法和軟件能夠直接代入公式對數據進行運算，並最大程度上保證了數據運算的準確性，能夠以最快的速度運算海量的複雜數據，使數據統計工作更加輕鬆、準確。
（四）會務工作的實效性。會務工作是整個秘書工作中最複雜的問題，而辦公自動化係統的應用，在很大程度上緩解了秘書工作的冗雜性，減少了會計的工作量。例如，以往秘書在安排會議時，都要提前多天安排布置，通過層層下達才能正常召開會議，而辦公自動化係統中電子日程表的應用，使秘書幾天的工作量被壓縮為短短的幾分鍾，即使是大型的會議，秘書也能輕鬆搞定。同時，係統還能合理安排會議室，其自身帶有的先進設備不僅具有記錄、編輯簡報等功能，還可以自動檢索會議內容，滿足修改和刪減等需求。由此可見，辦公自動化係統的應用，在很大程度上增加了會務工作的時效性。
三、辦公自動化的負麵影響
辦公自動化的發展是一把雙刃劍，在給秘書工作帶來便捷的同時也存在一些不可避免的問題。尤其是在網絡如此發達的現如今。信息技術應用水平的提高使秘書工作中信息的保密性難以實現。
（一）對保密工作的影響。電子文件中對信息的修改和增減是極其容易的。同時不會留下任何痕跡。這對企業機密文件的儲存是一大重要問題。一旦發生信息泄漏給企業帶來的負麵影響是無法預測的。
（二）對檔案文件管理的影響。使用電子文件的格式儲存信息是非常快捷的方法。但與此同時，秘書部門隻注重電子文件的歸檔而忽視了紙質文檔的重要性。紙質檔案是曆史記錄的一項有效工具。是不能被輕易複製的。電子文件就存在許多風險。它的信息都儲存在電腦中，如果計算機出現問題無法修複的話，所有的電子存檔就將不複存在。
綜上所述，辦公自動化有利也有弊，但利大於弊就有發展的意義所在。辦公自動化仍處在秘書工作中的重要一環。尤其是在市場競爭力如此迅猛和信息傳播速度極快的現今。構築企業內部網，實現辦公自動化，成為許多企事業單位領導和信息主管部門的主要工作。辦公自動化作為新事物已逐漸普及，它將推動秘書工作的進一步發展，使其逐步走向自動化、現代化的新局麵。
（作者單位：雲南電網公司）